Thước đo tài năng tốt nhất của một người thường là sự đánh giá của các đồng nghiệp đối với công việc của người ấy.

— Tạp chí Công nghiệp tự động hóa

Mọi hoạt động kinh doanh, không quan trọng ở tầm cỡ nào, đều đòi hỏi sự tự đánh giá liên tục và tự cải tiến để dẫn đầu cuộc chơi hoặc, khá phổ biến, tiếp tục được tham dự cuộc chơi. Quá trình đánh giá này được biết đến như đối sánh (benchmarking). Nó được tạo thành từ năm bước, tiến hành theo một chu kỳ liên tục, được thiết kế để đánh giá quá trình nào được thực hiện tốt, quá trình nào cần cải tiến.

Xác định

Đối sách đo sự thành công hoặc thất bại trong những lĩnh vực cụ thể của một hoạt động kinh doanh; nhiệm vụ đầu tiên của bạn là xác định những lĩnh vực có hiệu quả này (hoặc có thể có vấn đề, trong trường hợp nào đó). Có thể tiến hành làm đối sánh cho một số điểm sau:

Mức độ phàn nàn của khách hàng

Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ

Doanh số bán hàng và thị phần

Chi phí cố định (tại xưởng) và chi phí biến động (công lao động).

Hãy nhớ rằng những lĩnh vực này cần tuân theo các thước đo về số lượng cũng như chất lượng – nếu không, bạn sẽ chỉ làm mất thời gian của mình và của người khác. Những lĩnh vực đo đạc nhất định sẽ đòi hỏi những loại thông tin nhất định.

Nhiệm vụ thứ hai của bạn là xác định, dựa vào những lĩnh vực đã đo, loại thông tin bạn sẽ cần tích lũy. Một vài ví dụ là:

Mức độ kiểm soát chất lượng

Hiệu quả sản xuất và phân phối

Sự an toàn tại nơi làm việc

Tinh thần của nhân viên.

Lập kế hoạch

Bạn sẽ thu thập dữ liệu mình cần bằng cách nào? Bạn có cần một ủy ban đặc biệt về đối sánh không, hay một đội tạm thời? Ai sẽ tham gia, tại điểm nào trong quá trình? Đó là những câu hỏi bạn cần trả lời trước nhất, để phát triển chương trình đánh giá của bạn.

Đội đối sánh (cố định hoặc không) cần bao gồm ít nhất là ba người, và một vài hoặc tất cả những người sau:

Những quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm phê chuẩn bất kỳ một sự thay đổi nào

Đại diện của người lao động trực tiếp, góp phần vào cả việc thu thập dữ liệu lẫn thay đổi quá trình dựa trên kết quả của đối sánh

Một người điều hành từ bên ngoài, để đảm bảo tính khách quan và để quá trình được tuân theo nhanh chóng và hiệu quả.

Có thể thu thập dữ liệu trong một số cách – sử dụng nhiều hơn một trong những cách này sẽ làm tăng giá trị của thông tin mà bạn nhận được:

– Điều tra

– Danh mục chi tiết các hoạt động quan trọng mà bạn theo dõi

Quan sát cung cách làm việc một cách công bằng (đòi hỏi phải mời một nhà tư vấn chuyên nghiệp)

Phỏng vấn qua điện thoại và/hoặc thư điện tử.

Thông tin cũng có thể được thu thập từ nhiều nguồn, một số có thể rõ ràng đến mức chúng thường bị bỏ qua:

Tổ chức của chính bạn (người lao động trong và ngoài, bản tin của hãng, v.v…)

Nhân viên của đối thủ cạnh tranh hiện tại, hoặc những nhân viên của bạn nhưng đồng thời làm cho cả đối thủ cạnh tranh

Các cuộc hội thảo, tạp chí và các ấn phẩm chuyên ngành hoặc thương mại

Sách kinh doanh và các bài báo xuất bản nhằm mục đích thương mại.

Áp dụng

Trước khi bắt đầu thu thập dữ liệu, hãy tổ chức một cuộc họp của nhóm hoặc bộ phận và trình bày kế hoạch của bạn. Tiếp thu đóng góp và nhận xét khi cần. Đừng quên liên hệ với các nguồn thông tin bên ngoài tổ chức của bạn để khích lệ họ tham gia. Cho họ tiếp cận với những dữ liệu thu thập được nếu cần.

Thực hiện hiệu quả kế hoạch của bạn quả nhưng hạn chế đến mức tối đa việc làm gián đoạn các công việc thường nhật của bạn. Nếu phương pháp thu thập dữ liệu mất nhiều ngày (chẳng hạn, danh mục các điểm cần kiểm tra tại bộ phận hàng tuần), hãy động viên nhân viên kết hợp với công việc hàng ngày và tổ chức những buổi họp thường xuyên của nhóm benchmarking để đối chiếu và đánh giá dữ liệu.

Hãy bắt đầu lên kế hoạch thay đổi ngay lập tức, thậm chí trước khi có kết quả (tiên đề là nếu bạn nhất quyết phát hiện ra những vấn đề và sự thiếu hiệu quả thì bạn sẽ tìm thấy).

Để nhóm đối sánh đăng tải những cập nhật thường xuyên về quá trình benchmarking qua thư điện tử của công ty hoặc trên bảng thông tin chung để các nhân viên đều biết và quan tâm.

Lên kế hoạch “phiên họp thông tin” đầu tiên vào một tuần sau thời hạn có những kết quả cuối cùng (hoặc đầu tiên) và báo cho mọi người đều biết về ngày ấy.

Đánh giá

Cho đội thu thập tất cả các dữ liệu có thể có và tập hợp lại dưới dạng bảng hoặc đồ thị. Điều này sẽ giúp bạn tập trung nhanh chóng vào những lĩnh vực cần quan tâm và đi thẳng đến việc đề ra những giải pháp tiềm năng.

Hãy chắc chắn là việc phân tích dữ liệu vừa cụ thể lại vừa khát quát – xác định nhà kho nào luôn xuất hàng muộn chẳng có ích gì nếu bạn không biết sản phẩm là gì, xuất cho ai, khi nào và tại sao. Cũng như vậy, hãy chuẩn bị dữ liệu sao cho các tiêu chuẩn công nghiệp được vạch ra – đây là một cách nhanh chóng để xác định bạn còn cần cải thiện cách thực hiện kém nhiều hay ít.

Khi bạn đã trình bày các dữ liệu thành bảng, hãy làm hai điều: hãy thông báo kết quả cho các nhân viên thấy, và bắt đầu động não để tìm giải pháp cho bất kỳ sự yếu kém nào bạn phát hiện ra. Bằng cách này, khi bạn có “phiên họp thông tin” đầu tiên, bạn đã được trang bị những giải pháp nhưng vẫn đủ linh hoạt để kết hợp những kiến nghị từ những người tham gia họp.

Hãy chắc chắn là trách nhiệm áp dụng những thay đổi này được phân công rõ ràng tại cuộc họp.

Hãy định rõ một giai đoạn thời gian nhất định mà bạn chờ đợi là những nhược điểm đã được cải tiến nhờ những giải pháp đã đề ra. Khoảng thời gian này có thể dài tới một hoặc hai năm, hoặc ngắn chỉ một tháng.

• Đừng dừng lại việc thu thập dữ liệu. Hãy làm nó thành một quá trình tiếp diễn. Bạn

sẽ cần thông tin để tiếp tục chu trình benchmarking và cải tiến.

Xác định (đo lường sự thành công/thất bại)

Tiếp tục thu thập dữ liệu tại những lĩnh vực bạn đã xác định, đến thời hạn cuối cùng cho việc cải tiến. Sau đó, hãy xem lại thông tin gần nhất và xác định sự thành công hoặc thất bại của chương trình. Dựa trên sự đánh giá này (có lẽ nó cần được làm phối hợp với cả nhóm, và được kết hợp vào trong buổi nhóm của các cộng sự), xác định những lĩnh vực mới cần cải tiến hoặc giải pháp mới cho những lĩnh vực có vấn đề dai dẳng.

Nếu cần, hãy thay đổi thành viên của đội benchmarking khi thay đổi sự tập trung của quá trình benchmarking. Sau đó, hãy lặp lại chu trình.