Một vài người nói rằng thành viên của một câu lạc bộ được cấu thành bởi bốn loại xương:

Xương đòn – những người dành thời gian của mình để cầu mong những người khác sẽ làm việc.

Còn có cả xương hàm – những người chỉ có nói nhưng ít khi động chân động tay vào việc gì.

Tiếp theo là xương khớp đốt ngón tay – những người chỉ trích mọi thứ mà người khác cố gắng tạo nên.

Và cuối cùng là xương sống – những người phải chịu gánh nặng trách nhiệm và đảm nhận công việc.

— Khuyết danh

Đặt kế hoạch trước khi lập ra nhóm làm việc sẽ giúp bạn chọn lựa các thành viên một cách sáng suốt và đảm bảo cho nhóm hoạt động hiệu quả.

Thiết kế một nhóm

Đề ra sứ mệnh hoạt động cho nhóm. Nhóm cần có một mục đích. Họ cũng cần phải biết rõ cách thức các hoạt động của họ có thể khớp với các chiến lược và cơ cấu tổ chức tổng thể. Họ muốn biết được vì sao nhóm của họ được lập ra và họ phải hoàn thành những công việc gì.

• Xác định rõ vai trò, phạm vi và yêu cầu. Các thành viên trong nhóm càng nắm rõ phương thức hoạt động thì họ sẽ càng bắt tay vào công việc một cách nhanh chóng hơn và sẽ ít xảy ra xung đột hơn.

Lên kế hoạch bàn giao trách nhiệm. Nếu đó là một nhóm hoạt động lâu dài, bạn cần phải đảm nhận càng nhiều trách nhiệm quản lý chính nhóm của mình càng tốt. Lập ra một biểu đồ đánh dấu những cột mốc quan trọng nhằm khích lệ sự chuyển giao từng phần các công việc nhiệm vụ cho nhóm. Đảm bảo rằng một kế hoạch đào tạo cũng được đề ra thích hợp giúp cho quá trình này được tiến hành có hiệu quả.

Xác định một cơ cấu tối ưu. Quyết định xem nhóm nên hoạt động theo hình thức xen kẽ chức năng hay nên là tập hợp của những người làm cùng những công việc giống nhau. Quyết định này chịu ảnh hưởng của việc tổ chức có cần phải xóa bỏ những tường rào ngăn cách giữa các phòng ban chức năng hay muốn tạo ra những cam kết cho một mục tiêu chung.

Hãy hiểu rõ mục đích của nhóm. Nắm vững những vấn đề sau:

công việc của nhóm sẽ là gì?

đó sẽ là nhóm hoạt động tạm thời hay lâu dài?

các khách hàng của bạn là những ai?

cách thức xác định đánh giá những thành công đạt được của bạn là gì?

sẽ gặp phải những sức ép nào?

bạn muốn chịu trách nhiệm về những vấn đề gì?

Lựa chọn thành viên của nhóm

Soạn thảo một bản miêu tả sơ lược cho mỗi người và vị trí trong nhóm. Bản miêu tả đó cần bao gồm những thông tin sau:

những kinh nghiệm làm việc nhóm trước đây

những kinh nghiệm làm việc trước đây

những kỹ năng chuyên môn cần thiết

kỹ năng giao tiếp

thái độ sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm

sự tự tin

trình độ phù hợp.

Lựa chọn người lãnh đạo nhóm. Nếu có thể hãy đề nghị những thành viên của nhóm cùng tham gia vào hoạt động lựa chọn này. Một người lãnh đạo thành công sẽ là người có khả năng:

khuyến khích sự tham gia của mọi người

lắng nghe

nắm vững văn hóa công ty

sẵn sàng chịu đựng rủi ro

đưa ra ý kiến phản hồi có tính xây dựng

hiểu rõ động lực của nhóm

thích khích lệ mọi người

duy trì được động lực phát triển.

Lựa chọn thành viên của nhóm. Trong khi từ 10 đến 12 thành viên có thể là một con số lý tưởng thì những nhóm nhỏ chỉ gồm có 5 thành viên hay nhóm lớn bao gồm tới

15 thành viên cũng vẫn có khả năng hoạt động rất tốt. Hãy nên lựa chọn những người có được các kỹ năng chuyên môn cần thiết. Và cũng nên tìm kiếm những có kỹ năng xã hội và kỹ năng làm việc nhóm nhằm bổ sung tính cách cho nhau.

Bắt tay vào việc

Yêu cầu tổ chức một buổi họp. Giải thích mục đích hoạt động của nhóm.

Nêu rõ mục tiêu và cách thức đánh giá mọi người.

Quy định chế độ khen thưởng cho việc đạt được những mục tiêu đề ra.

Chia sẻ chiến lược cải tiến hoạt động cùng với nhóm. Nếu bạn chưa có được một chiến lược thì hãy đề nghị các ý kiến đóng góp, còn nếu bạn đã có thì hãy yêu cầu mọi người đưa ra ý kiến phản hồi.

Nêu rõ những quyền lợi của việc tham gia vào nhóm. Nếu như các thành viên trong nhóm nhận thấy họ sẽ được hưởng những gì từ nhóm của mình thì họ cũng sẽ có thái độ nhiệt tình đối với quyền lợi của những người khác.

Thỏa thuận những nguyên tắc cơ bản. Sử dụng biểu mẫu, xác định những hành vi chủ đạo giúp cho các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau một cách hòa hợp. Xác nhận ý kiến tán thành đối với các nguyên tắc đã được đề ra. Dán những nguyên tắc cơ bản đó ở một vị trí dễ thấy để đảm bảo chúng không bị lãng quên.

Xác định những kỹ năng của các thành viên trong nhóm để thấy rằng mọi người có thể bổ sung cho nhau bằng cách nào.

Gặp gỡ nhau thường xuyên, kể cả những buổi gặp chính thức hay không chính thức, nhằm đảm bảo rằng động lực phát triển của nhóm vẫn được duy trì.

Tổ chức tuyên dương những thành công đã đạt được, đặc biệt là với những thành tích có thể đánh giá được. hoạt động tuyên dương này sẽ củng cố mối liên kết trong nhóm và khích lệ tinh thần tự hào.

Cho phép các thành viên trong nhóm được đảm nhận số lượng trọng trách phù hợp với tinh thần sẵn sàng và trình độ đào tạo của họ. Tăng thêm mức độ uỷ thác trách nhiệm sau mỗi khoảng thời gian sẽ giúp củng cố quyền tự chủ đối với công việc hoạt động của các thành viên.

Tuyển dụng những người có các kỹ năng chuyên môn và xã hội có thể bổ sung cho nhau. Đó chính là sức mạnh trong sự đa dạng. Ví dụ như một ý kiến nêu lên để tranh luận thông thường sẽ thách thức cả nhóm tìm ra được nhiều khả năng lựa chọn hơn trước khi đưa ra quyết định, điều này sẽ đẩy mạnh sức sáng tạo và tăng cường chất lượng của các quyết định.