Các biểu mẫu điện tử sẽ làm cho công việc của nhân viên thuận tiện hơn, góp phần cải tiến những quy trình làm việc và giảm chi phí điều hành. Những cải tiến này đòi hỏi nhân viên phải xác định lại vai trò của họ khi sử dụng công nghệ cho các giải pháp mới. Phần “một ngày tiêu biểu” minh họa cách Microsoft sắp xếp hợp lý các quy trình hành chính và hoạch định kinh doanh. Một chiến dịch khuyến khích đóng góp từ thiện đã mở đường cho công cuộc thiết lập các biểu mẫu điện tử ở Microsoft, tiến đến một cơ chế mạng nội bộ phát triển toàn diện. Chương này cũng minh họa cách sử dụng mạng nội bộ của Bill Gates.

“Hãy suy nghĩ về mức độ mà cơ cấu quy trình doanh nghiệp của chúng ta bị giới hạn bởi những tập hồ sơ.”

MICHAEL HAMMER & JAMES CHAMPY

“Tái thiết doanh nghiệp”

Kỹ thuật số có thể làm thay đổi quy trình sản xuất và quy trình kinh doanh của bạn. Nó có thể giải phóng nhân viên khỏi những quy trình chậm chạp, cứng nhắc của việc xử lý giấy tờ hành chánh. Việc thay thế những quy trình xử lý giấy tờ bằng quy trình xử lý kỹ thuật số giải phóng người nhân viên tri thức để họ có thể làm những việc có lợi hơn. Một văn phòng kỹ thuật số hoá thức toàn thường được gọi là một văn phòng không có giấy tờ. Thuật ngữ này đã có từ năm 1973 mặc dù khi đó nó chỉ là một ước mơ tuyệt vời. Hãy tưởng tượng một văn phòng mà bạn không phải lục tung hành đống giấy tờ mới tìm được thức mình cần. Không còn cảnh phải bới hàng núi sách vở, tài liệu để có một số liệu doanh thu hay một thông tin về thị trường. Không còn cảnh những hồ sơ gửi lầm địa chỉ, những hóa đơn bị mất, những số liệu ghi sai, chi phiếu thất lạc, hoặc công việc đình trệ do những thủ tục giấy tờ rườm rà.

Nhưng văn phòng không giấy tờ, cũng như trí tuệ nhân tạo, là một hiện tượng “có thể xảy ra bất cứ lúc nào” lại dường như không bao giờ có được. Thuật ngữ này được dùng lần đầu tiên trên tựa đề của một bài báo cách đây một phần tư thế kỷ trong một ấn bản về thương mại của một công ty điện thoại. Tập đoàn Xerox (dù họ chẳng bao giờ tự gọi mình là “văn phòng không giấy tờ”) lại là người đã làm được nhiều nhất để góp phần đưa viễn cảnh này thành hiện thực. Trong những năm 1974 – 75, Xerox đã bàn về vấn đề tạo ra một “văn phòng của tương lai”, nơi chỉ có máy tính và e-mail để cung cấp thông tin trực tuyến. Từ 1975 đến 1987 rất nhiều ấn bản thương mại đã hứa hẹn rằng văn phòng không giấy tờ là một viễn cảnh không xa nữa, và nó sẽ làm thay đổi tận gốc rễ nơi làm việc. Nhưng năm 1988 tôi vẫn phải trả lời một phóng viên rằng “Viễn cảnh về một văn phòng không giấy tờ còn xa lắm. Máy tính ngày nay chưa đáp ứng được viễn cảnh này.”

Ngày nay chúng ta đã có tất cả mọi điều kiện để đưa viễn cảnh này thành hiện thực. Máy tính giao diện đồ họa và các công cụ phân tích tốt hơn đã làm cho việc phối hợp nhiều loại dữ kiện khác nhau trở nên dễ dàng. Những máy tính cá nhân nối mạng công suất cao có mặt ở khắp các văn phòng. Và Internet nối kết các máy tính trên toàn thế giới. Tuy nhiên việc tiêu thụ giấy vẫn tăng gấp đôi mỗi năm. Số liệu cho thấy rằng 95% thông tin ở Hoa Kỳ được lưu trữ trên giấy tờ và chỉ có 1% lưu trữ bằng phương thức điện tử.

Công việc giấy tờ tăng nhanh hơn tốc độ phát triển của kỹ thuật lưu trữ điện tử.

Năm 1996, tôi quyết định xem xét lại cách thức sử dụng giấy của Microsoft, một tổ chức luôn ủng hộ nhiệt tình việc thay thế giấy tờ bằng phương thức điện tử. Tôi vô cùng ngạc nhiên khi biết rằng năm đó chúng tôi phải in 350.000 bản in báo cáo bán hàng. Tôi yêu cầu được cung cấp mỗi loại biểu mẫu một tờ. Kết quả là trên bàn giấy của tôi xuất hiện hàng trăm loại biểu mẫu giấy tờ khác nhau.

Ở tổng hành dinh, riêng loại biểu mẫu Procurement đã có đến 114 loại khác nhau. Hồ sơ cho chương trình hưu trí 401 (k) gồm 8 loại giấy tờ – tham gia và chấm dứt chương trình, thay đổi thông tin nhân viên, thay đổi phần đầu tư và đóng góp của nhân viên. Mỗi khi chính phủ thay đổi luật lệ, chúng tôi lại phải cập nhật và in mới các biểu mẫu, đồng thời tái chế hàng ngàn mẫu cũ. Tuy nhiên việc tiêu thụ giấy chỉ là phần nhỏ của vấn đề; điều quan trọng ở đây là những thủ tục hành chính trở nên quá rườm rà và mất thì giờ.

Tôi nhìn đống giấy tờ trên bàn và tự hỏi, “Tại sao ta lại phải có tất cả các biểu mẫu này? ở đây ai cũng có máy tính và tất cả đều được nối mạng với nhau. Tại sao ta không dùng biểu mẫu điện tử và e-mail để chuyển tải hồ sơ thay cho tất cả những giấy tờ này?”

Tôi thực thi quyền giám đốc của mình và ra lệnh cấm lưu hành tất cả mọi giấy tờ không cần thiết. Thay cho những giấy tờ đó, chúng tôi thiết lập một hệ thống chính xác hơn, và dễ sử dụng hơn, giải phóng nhân viên để họ làm được nhiều điều có ích hơn.

BẮT ĐẦU CHUYẾN DU HÀNH BẰNG MỘT CÚ NHẤP CHUỘT

Ngày nay, thậm chí trước khi được tuyển vào làm việc, một nhân viên mới đã bắt đầu chuyến du hành điện tử của mình. Mỗi ngày chúng tôi nhận từ 600 đến 800 lý lịch gửi đến xin việc qua đường bưu điện, e-mail hoặc qua trang Resume Builder trên website của Microsoft. Hiện nay, bảy mươi phần trăm những lý lịch được gửi qua e-mail hoặc qua website, so với 6% cách đây hai năm và con số này đang tiếp tục gia tăng. Cơ sở dữ liệu về tuyển dụng nhân viên của chúng tôi, đặt ở Restrac thuộc Lexington, Masachusetts, nhận trực tiếp các thông tin được ghi trên trang Resume Builer. Còn các lý lịch gửi qua e-mail sẽ được phân tích và các thông tin cần thiết được lọc ra và gửi về Restrac. Một lý lịch gửi bằng giấy sẽ được quét vào máy tính và chuyển đổi thành văn bản để đưa vào cơ sở dữ liệu. Tất cả các bản lý lịch này sẽ được đối chiếu với những vị trí còn thiếu trong công ty trong vòng từ 24 đến 48 tiếng tính từ lúc nhận.

Các chuyên gia của Phòng Quản Lý Nhân Sự truy tìm trong các dữ liệu Retrac để chọn những ứng viên thích hợp, sau đó làm việc trực tiếp với các giám đốc tuyển dụng hoặc qua e-mail. Họ dùng một phần mềm sắp xếp lịch trình làm việc để bố trí thời gian cho các cuộc phỏng vấn. Mỗi người phỏng vấn nhận được một bản lý lịch và các thông tin khác về người xin việc qua e- mail. Sau khi tiếp xúc với người xin việc, mỗi người phỏng vấn sẽ gửi qua e- mail nhận xét của mình cho Phòng Nhân Sự, các giám đốc phụ trách tuyển dụng, và các người phỏng vấn khác, đề nghị các câu hỏi cho những người sẽ phỏng vấn ứng viên những lần sau. Cách chia sẻ thông tin theo thời gian thực như thế bảo đảm rằng những người phỏng vấn sau sẽ tiếp tục công việc của người trước thay vì lập lại, trùng lắp. Ví dụ như người phỏng vấn của ứng viên. Đối với các trường hợp chắc chắn tuyển dụng, hệ thống liên lạc bằng e- mail sẽ giúp người phỏng vấn thay vì tiếp tục hỏi sẽ dành thì giờ đó thuyết phục ứng viên về làm việc cho Microsoft

Cách nộp hồ sơ xin việc qua mạng trực tuyến

---

Tuyển dụng nhân viên qua mạng trực tuyến là một ngành công nghiệp đang phát triển nhanh trong thời đại ngày nay. Hiện nay tuyển dụng qua web site đang bùng nổ với khoảng 33.000 site trên Internet. Ngày càng có nhiều nhà tuyển dụng lao động dùng Internet để tuyển mộ nhân viên, và ngày càng có nhiều người tìm việc sử dụng Internet để tìm những cơ hội việc làm thích hợp cho mình.

Mặc dù việc sử dụng Internet để tìm việc ngày càng nhiều nhưng tiến hành tìm việc qua Internet cũng không phải dễ dàng và hiệu quả như người ta vẫn nghĩ. Đứng ở góc độ người sử dụng lao động, người ta vẫn còn tranh luận liệu việc quảng cáo tuyển dụng qua mạng trực tuyến có hiệu quả hơn những hình thức quảng cáo tìm người truyền thống hay không. Trong khi đó, từ góc độ của người lao động, những lời khuyên của các chuyên gia về cách hộp hồ sơ xin việc qua mạng trực tuyến cũng tiếp tục thay đổi.

Từ kinh nghiệm giúp đỡ hàng ngàn người tìm việc, chúng tôi có được một quan điểm riêng về tính hiệu quả của việc tuyển dụng và nộp hồ sơ xin việc qua mạng trực tuyến. Cùng với sự tiến bộ trong công nghệ quét hình ảnh văn bản, hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên, và khả năng truy tìm theo từ chính trên Internet, người ta thường cho rằng, khi xin việc qua mạng trực tuyến, mình phải nộp một hồ sơ lý lịch khác với loại hồ sơ thông thường vẫn nộp qua đường bưu điện. Điều này hoàn toàn không đúng.

Một hồ sơ lý lịch được chuẩn bị kỹ càng, viết đúng phương pháp sẽ chứa tất cả những từ khóa cần thiết để thu hút sự chú ý, cho dù nó có được đọc bởi giám đốc phụ trách tuyển dụng, được quét vào truy tìm trong một hệ thống quản lý hoặc được đưa vào chỉ mục trên một địa chỉ Internet. Người nộp hồ sơ không cần phải viết một bản lý lịch hoàn toàn khác. Họ chỉ cần thay đổi định dạng của bản lý lịch thường dùng cho phù hợp với người nhận.

– Chỉ ghi các sự kiện chính xác. Đừng phí thì giờ giả mạo lý lịch bằng cách khai không trung thực về kinh nghiệm làm việc của mình hoặc thêm những từ khóa phổ biến vào lý lịch để thu hút sự chú ý của người tuyển dụng. Hãy khai đúng những gì mình có. Bạn sẽ tìm được những cơ hội phù hợp với năng lực và ý thích của mình, đồng thời tránh được những rắc rối về sau do hiểu lầm.

– Dùng từ chính xác. Hãy tập sử dụng những từ ngữ và cách nói chuyên môn nghề nghiệp và dùng những từ ngữ này khi mô tả kinh nghiệm làm việc của mình. Việc sử dụng đúng những từ ngữ chuyên ngành sẽ giúp người tuyển dụng hiểu được khả năng và kinh nghiệm của bạn, từ đó, họ có thể đi đến quyết định tuyển dụng nhanh và chính xác hơn.

– Yếu tố thời gian. Hầu hết các web site lớn đều liệt kê các lý lịch theo trình tự thời gian và người tuyển dụng thường nhìn vào những hồ sơ lý lịch nộp gần nhất. Do đó, nên thường xuyên nộp lại lý lịch và hồ sơ xin việc của mình, tính theo số lượng người truy cập vào web site đó. Ví dụ, một site lớn toàn cầu như www.monster.com có hàng ngàn người truy cập mỗi ngày và nếu muốn xin việc ở đây, bạn nên nộp hồ sơ lại hàng tuần. Trong khi đó, với một site nhỏ hơn ở địa phương, bạn chỉ nên hộp hồ sơ khoảng một hoặc hai tháng một lần.

– Chọn lựa kỹ càng. Bạn phải sáng suốt và cẩn thận khi chọn các site muốn nộp hồ sơ xin việc. Người tuyển dụng sẽ không thích những ứng viên nào không cần biết rõ vị trí mình muốn xin. Nếu bạn nộp hồ sơ vào tất cả các site và các địa chỉ giới thiệu việc làm trên mạng, bạn sẽ làm mất thì giờ của người tuyển dụng và thì giờ của chính mình.

– Nêu bật những điểm chính. Những thuộc tính kỹ thuật của Internet cho phép bạn sử dụng từ in đậm, từ gạch dưới, hoặc đánh số các đề mục trên văn bản để làm nổi bật những điểm chính trên lý lịch của mình. Thay vì làm như vậy, chúng tôi đề nghị với bạn những biện pháp sau đây. Thay cho các chấm đầu dòng, bạn hãy dùng dấu sao (*) hoặc dấu cộng (+) ở đầu dòng. Các đường gạch nên thay bằng nhiều dấu gạch ngang chia tách các phần. Bạn có thể dùng chữ viết hoa hoặc cấc dấu sao bao xung quanh đoạn văn bản để thay cho từ tin đậm.

– Công khai dữ kiện cá nhân. Hãy cân nhắc cẩn thận những hạn chế và tự do của mỗi site mà bạn nộp hồ sơ và những thông tin về cá nhân mình vào.

Có nhiều site không chủ trương bảo mật thông tin; do đó hồ sơ của bạn khi vào sẽ trở thành tài sản công cộng và nằm ngoài sự kiểm soát của bạn. Thậm chí có những ngân hàng dữ liệu riêng tư cũng tùy tiện sử dụng lý lịch của người nộp vào mà không cần xin phép đương sự.

Giải pháp: Nếu có thể được, cố gắng nộp hồ sơ của mình trong khu vực hạn chế cao. Khi cần phải nộp lý lịch vào một site có độ hạn chế thấp hơn, đừng đưa địa chỉ và số điện thoại của mình vào. Thay vì vậy, bạn có thể thuê một hộp thư bưu điện và một hộp thư thoại trong thời gian tìm việc. Khi đã tìm được việc làm, bạn có thể hủy cả hai thứ.

– Thường xuyên cập nhật. Trước khi nộp lý lịch của mình vào một site nào, bạn hãy kiểm tra lại xem có thể cập nhật thông tin miễn phí không. Có một số dịch vụ Internet cho phép bạn nộp hồ sơ miễn phí nhưng lại tính tiền khi bạn muốn cập nhật thông tin mới. Bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết tại địa chỉ http://www-carrerJournal.com” www.carrerJournal.com.

By Larry Cambron

Far Eastern Economic Review – June 14, 2001

Ta hãy thử xem trường hợp cụ thể của một người được nhận vào làm việc ở Microsoft. Giả sử cô ta tên là Sharon Holloway. Sharon là một nhân viên mới, nhưng tiêu biểu cho 85 nhân viên mới mà Microsoft tuyển dụng mỗi tuần. Tuy rằng mạng nội bộ của chúng tôi là giải pháp toàn cầu cho hơn 28.000 nhân viên Microsoft trên toàn thế giới, nhưng trong ví dụ này chúng tôi giả định rằng Sharon làm việc tại trụ sở chính ở Redmond, Washington.

Trước khi Sharon đến Microsoft, một nhân viên phòng hành chính trong nhóm đã điền đầy đủ các chi tiết vào biểu mẫu Nhân Viên Mới trên mạng nội bộ Microsoft để đăng ký một tài khoản hộp thư thoại, địa chỉ e-mail, dụng cụ văn phòng, và một máy tính có các phần mềm được cài đặt sẵn.

Biểu mẫu này cũng đăng ký tên của Sharon vào danh sách điện thoại công ty, đăng ký bảng tên để lắp trước cửa văn phòng, và hộp thư trong phòng thư tín công ty. Chỉ một biểu mẫu điện tử này sẽ đi thẳng đến những nhóm người chịu trách nhiệm từng thứ một. Các bản ghi điện tử sẽ theo dõi tiến trình thực hiện công việc.

Sau khi gặp gỡ Phòng Nhân Sự để nghe giải thích về chính sách của công ty đối với các vấn đề kinh doanh và nhân viên, Sharon và những nhân viên mới được hướng dẫn cách truy cập vào web site nội bộ của công ty để thực hiện những công việc hành chính cần thiết. Sharon truy cập vào mạng để xem sổ tay hướng dẫn nhân viên. Quyển sách này đã không còn tồn tại trên giấy nữa. Cô cũng tải về một số phần mềm cần thiết cho công việc và điền vào biểu mẫu điện tử W- 4.

Chiến dịch đóng góp từ thiện đã dẫn đến biểu mẫu điện tử đầu tiên

---

Biểu mẫu điện tử đầu tiên ở Microsoft được thiết kế cho chiến dịch ủng hộ tổ chức Nước Mỹ Thống Nhất (United Way of America), một tổ chức phi lợi nhuận về y tế và nhân đạo. Chúng tôi muốn tạo điều kiện dễ dàng cho những người muốn đóng góp vào quỹ từ thiện này.

Một số người chỉ muốn làm một động tác đơn giản là nhấp chuột vào ô cần thiết để thực hiện công việc đóng góp. số khác lại muốn xem hết danh sách các tổ chức phi lợi nhuận mà họ có thể đóng góp trong chiến dịch này. Lại có một số nhân viên muốn chỉ định rõ phần đóng góp của họ sẽ được chuyển cho những tổ chức nào hoặc vào các lĩnh vực nào cụ thể như giáo dục hoặc nghiên cứu ung thư. Còn một số người nữa muốn có thông tin về các hoạt động tình nguyện trong cộng đồng của họ hoặc tìm hiểu các hoạt động từ thiện thông qua tổ chức Nước Mỹ Thống Nhất hay các tổ chức khác.

Biểu mẫu Giving (Đóng Góp) của chúng tôi tạo điều kiện dễ dàng cho cả người chỉ muốn bỏ ra vài giây làm công việc đóng góp và cho cả người muốn dành ra cả giờ để xem xét tất cả các tổ chức trước khi quyết định góp phần từ thiện. Nó còn cho phép người đóng góp chọn lựa đóng góp bằng tiền, bằng cách trừ vào lương hay thậm chí bằng cổ phiếu.

Những nỗ lực trong việc hỗ trợ Nước Mỹ Thống Nhất giúp chúng tôi có thêm kinh nghiệm trong việc thiết kết một biểu mẫu dễ dàng chuyển qua mạng và sử dụng. Từ đó, những kinh nghiệm này được áp dụng vào việc thiết kế các phần mềm ứng dụng nội bộ. Và biểu mẫu Giving đã làm tăng thêm 20% số tiền đóng góp so với hệ thống giấy tờ trước đây.

Tiếp theo, Sharon dùng một công cụ mua sắm trực tuyến trên mạng nội bộ tên là MS Market để yêu cầu cung cấp các dụng cụ văn phòng, sách vở, một bảng trắng, và danh thiếp. MS Market tự động điền họ tên, tên truy cập mail, tên của cấp quản lý trực tiếp, và các thông tin cần thiết khác trong phiếu đặt hàng. Sharon chỉ phải điền các thông tin đặc biệt vào những đề mục cụ thể mà thôi. Bộ phận cung ứng vật tư sẽ nhận được phiếu yêu cầu này qua mạng và sẽ chuyển mọi thứ đến cho cô. Những phiếu yêu cầu nào có số tiền cao hơn mức quy định sẽ được tự động chuyển đến cấp trên có thảm quyền phê duyệt trước khi được thực hiện.

Sharon vào các trang web của Microsoft Archieves, Library và các trang tin nội bộ để tìm hiểu thông tin về Microsoft. Cô đăng ký vào các dịch vụ thông tin của thư viện công ty để được cung cấp những thông tin mới nhất về công ty và thông tin ngành qua những ấn bản điện tử của Tạp Chí Phố Wall, Thời Báo New York, Cnet. Nhờ cấc dịch vụ cung cấp trực tuyến, chỉ tính riêng tờ Tạp Chí Phố Wall, chúng tôi đã có số nhân viên đăng ký tăng từ 250 lên đến 8.000. Nhân viên công ty còn có thể đặt hàng qua mạng các loại sách, phần mềm, video ở thư viện và được giao tại văn phòng. Thư viện còn có những trang web cung cấp thông tin về công việc của các nhóm nghiên cứu đang tiến hành tại Microsoft.

Nhân viên mới được khuyến khích tìm hiểu mạng nội bộ của công ty theo cách riêng của mình. Chúng tôi chỉ tuyển những người tò mò một cách trí tuệ và để cho họ tự do khám phá.

Sau khi đã tìm hiểu qua phần căn bản, họ sẽ đào sâu vào những lĩnh vực kinh doanh hoặc kỹ thuật tùy theo công việc và ý thích của họ. Đó cũng là ý định của chúng tôi khi thiết kế mạng nội bộ: học hỏi và làm việc.

Khi Sharon “nhận” chi phiếu thanh toán tiền lương đầu tiên, số tiền này tự động được chuyển vào tài khoản của cô. Cô có thể kiểm tra biên lai chi phiếu trong một trang web được bảo mật kỹ lưỡng và có thể thực hiện mọi giao dịch ngân hàng trực tuyến.

Khi phải đi công tác, Sharon đặt vé máy bay, phòng khách sạn bằng một công cụ trực tuyến do Microsoft hợp tác với American Express thiết kế. Phần mềm này có tên là AXI, hoạt động 24 giờ một ngày, suốt bảy ngày trong tuần, cho phép người dùng có được thông tin trực tiếp về giá vé máy bay ưu đãi theo sự thỏa thuận hợp tác giữa hai công ty, lịch trình chuyến bay, công cụ tìm kiếm những chuyến bay giảm giá, sơ đồ chỗ ngồi trên máy bay, những khách sạn dành riêng cho nhân viên công ty, và kiểm tra, cập nhật được các thông tin về chuyến bay của mình. Các chính sách về công tác phí của Microsoft được kèm vào trong phần mềm này theo đúng nguyên tắc kinh doanh. Bất cứ một yêu cầu đi công tác nào không phù hợp các nguyên tắc thông thường sẽ tự kích hoạt một e-mail từ AXI gửi lên người có trách nhiệm và quyền hạn để xem xét lại. Các chi phí công tác sẽ được báo cáo qua mạng đến cấp có thảm quyền và được duyệt cũng qua mạng. Các chi phí phát sinh trong chuyến công tác, nếu được duyệt, sẽ được thanh toán lại bằng cách chuyển tiền qua mạng vào tài khoản của người đi công tác trong vòng ba ngày.

HỖ TRỢ CHO LỐI SỐNG MỚI

Người ta vẫn nghĩ rằng nhân viên Microsoft là những người chỉ biết có làm việc. Trong thực tế họ vẫn có cuộc sống riêng ngoài công ty. Giả sử

Sharon lập gia đình thì sau tuần trăng mật cô ghi thời gian nghỉ phép của mình vào hồ sơ trên mạng. Khi cùng chồng dời sang nhà mới, Sharon báo địa chỉ mới của mình qua mạng và hệ thống tự động sẽ thông báo đến các bộ phận có liên quan như Kế Toán Tiền Lương, phúc lợi, bộ phận về chế độ hưu trí và các chương trình quản lý cổ phần của nhân viên. Sharon cũng có thể tìm được trên mạng thông tin về những lộ trình xe buýt phù hợp và khả năng cùng đi chung xe với những người hàng xóm mới.

Các phần mềm ứng dụng trên mạng nội bộ giúp nhân viên công ty tự kiểm soát những thay đổi về chế độ phúc lợi, kể hoạch đầu tư, hoặc thậm chí phần đóng góp từ thiện vì nó đặt trách nhiệm vào tay những người thực sự có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan. Cấc công cụ tự quẩn lý phúc lợi cho phép họ mô phỏng các thay đổi xem kết quả trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Các dữ kiện nhập vào trong phần mềm Microsoft Giving (trang 54) và biểu mẫu đăng ký phúc lợi y tế sẽ được chuyển thẳng đến bộ phận tiền lương công ty, giải phóng nhân viên bộ phận nhân sự để họ làm những công việc khác có lợi hơn như tuyển dụng và huấn luyện.

Khi hai vợ chồng có đứa con đầu lòng, Sharon sẽ tìm hiểu qua mạng những phúc lợi mà cô ta được hưởng như các buổi thuyết trình về cách chăm sóc trẻ em, chế độ nghỉ phép, và các cơ sở trông trẻ. Sharon kê khai qua mạng nội bộ các chi phí y tế trong khi sinh con và ghi thêm tên con để được các chế độ phúc lợi của công ty. Microsoft có một kiểu chi phúc lợi “tùy chọn” cho nhân viên.

Một nhân viên bất kỳ có thể tự lập ra những tình hướng giả định để biết được mình sẽ được thanh toán như thế nào. Họ được chọn lựa khả năng thanh toán cho các chi phí y tế, chăm sóc răng miệng, nhãn khoa, bảo hiểm thương tật, bảo hiểm nhân thọ, hội viên câu lạc bộ sức khỏe, và các dịch vụ pháp lý. Qua các trường hợp giả định họ có thể thấy rằng nếu được chi nhiều ở phần này thì sẽ mất đi phần khác như thế nào. Thậm chí họ có thể tự định ra mức trừ lương để thanh toán lại cho công ty trong trường hợp công ty đã chi các phúc lợi nhiều hơn quy định.

Một công cụ trực tuyến còn là phương tiện cho nhân viên quản lý kế hoạch về hưu của mình, quản lý số cổ phiếu đã mua, và các cổ phiếu do công ty thưởng. Ví dụ như Sharon có thể chỉ định số phần trăm trong tiền lương dùng cho chương trình hưu trí hoặc dùng mua cổ phiếu và có thể thay đổi tỉ lệ phần trăm này bất cứ lúc nào. Web site của Fidelity Investment cho phép Sharon xem số dư tài khoản của mình và các chỉ số thị trường, thử nghiệm các hình thức vay tiền và kiểm tra các giao dịch ngân hàng đã thực hiện. Công cụ mua bán cổ phiếu giúp Sharon xem số lượng và giá cả những cổ phiếu cô đã mua, thay đổi hoặc hủy bỏ các giao dịch cổ phiếu. Công cụ hỗ trợ quyền mua bán cổ phần cho phép Sharon chấp nhận một sự chuyển nhượng bằng chữ ký điện tử bảo đảm an ninh và kiểm tra tài khoản cùng số cổ phiếu của mình. Công ty môi giới chứng khoán Salomon Smith Barney, phụ trách các việc chuyển nhượng, mua bán cổ phiếu của Microsoft, đang thiết kế một web site cho phép nhân viên Microsoft tạo lập các trường hợp giả định để tính toán xem cần bao nhiêu cổ phiếu để có thể sửa nhà hoặc chi tiêu cho các việc khác trong gia đình. Tất cả nhân viên đều có thể thực hiện mua bán, chuyển nhượng cổ phiếu qua mạng trực tuyến, trừ khi nào họ sống ở một quốc gia có yêu cầu thực hiện bằng giấy tờ.

Với tư cách là một nhân viên và là người có cổ phần, Sharon nhận được báo cáo hàng năm của công ty qua mạng – bản kê thu nhập của Microsoft được trình bày theo kiểu cổ điển, số tiền được tính ra bảy đơn vị tiền tệ khác nhau, và thư của chủ tịch kiêm tống giám đốc Bill Gates gửi các cổ đông được dịch ra mười thứ tiếng – và cô có thể bỏ phiếu ủy quyền qua mạng. Microsoft là công ty đầu tiên áp dụng chế độ bỏ phiếu ủy quyền qua mạng đối với các nhân viên có cổ phần. Điều này đã làm tăng số nhân viên tham gia từ 15% lên đến 60%.

SỬ DỤNG MỘT CÔNG CỤ CHO NHIỀU NHU CẦU HOẠCH ĐỊNH

Sharon là nhân viên tiếp thị và một trong những công việc phải làm là hoạch định sản phẩm. Hầu hết thông tin quản lý và tài chính cô cần được lấy từ MS Report, một giao diện duy nhất cho nhiều cơ sở dữ liệu như chi phí, khách hàng, hợp đồng và ngân sách. MS Report còn có thể được dùng để truy cập vào MS Sales, hệ thống báo cáo doanh thu của chúng tôi; HeadTrax, hệ thống nhân sự, và một hệ thống quản tài chính bao gồm các sổ cái, tài sản cố định, kế toán dự án cùng với các báo cáo thông tin và quản lý theo luật định. MS Report sử dụng bảng tính Excel để hiển thị các dữ liệu từ nhiều góc độ khác nhau, cho phép Sharon tìm được cấu trúc dữ liệu thích hợp để tập trung phân tích. Cô có thể lấy được những thông tin mới nhất về việc hoạch định ngân sách cho từng sản phẩm từ các địa điểm bán hàng trên toàn thế giới. Đồng thời cô cũng có thể xem lại thông tin về nhân sự, chi phí vốn và chi phí tiếp thị của các chiến dịch đã thực hiện.

Với các thông tin có liên quan do MS Report cung cấp để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch, Sharon nạp các dữ kiện về nhân sự và chi phí cho sản phẩm vào một phần mềm hoạch định ngân sách trực tuyến. Sau đó cô có thể liên tục theo dõi ngân sách tiếp thị của mình qua dự án và có thể trả lời những câu hỏi như, “Mức độ chi hiện nay là bao nhiêu?” “Tiền đang chi cho công việc gì?” và “Có thể tái sử dụng nguồn lực cho các dự án mới không?” Sharon có thể sử dụng một công cụ hỗ trợ nữa có tên là OnTarget để theo dõi cụ thể hơn các chi phí. OnTarget cung cấp hệ thống kế toán dự án. Một quản đốc có thể nhận được bằng chiết tính chi phí dự án qua trung tâm tính phí phức hợp (multiple cost centers) hoặc qua các số liệu năm tài chính.

TƯỞNG THƯỞNG CHO NHÂN VIÊN TRONG KHI THỰC HIỆN CHÍNH SÁCH

Khi Sharon được thăng cấp quản lý, cô có thêm công việc mới là duyệt các báo cáo tự đánh giá mỗi sáu tháng. Mỗi nhân viên phải tự viết một bảng tự đánh giá, và Sharon ghi thêm phần nhận xét của mình vào sau mỗi bảng đánh giá này. Phần nhận xét của Sharon phải có ý kiến đóng góp của các đồng sự và hệ thống e-mail tạo điều kiện dễ dàng cho việc thu thập ý kiến nhận xét của các phòng ban khác hoặc thậm chí từ các chi nhánh trên khắp thế giới về một nhân viên bất kỳ. Sharon trình lên cấp trên của cổ phần nhận xét riêng về công việc của từng nhân viên và mức xếp hạng mà cô đề nghị. Sau đó, Sharon sẽ gặp từng nhân viên để thảo luận về các công việc đã thực hiện cũng như các mục tiêu mới.

Trước đây, công việc chuẩn bị các loại giấy tờ cho phần nhận xét chiếm nhiều thì giờ hơn chính công việc nhận xét. Phần mềm đánh giá của chúng tôi làm cho công việc dễ dàng hơn trong khi vẫn bảo đảm tuân thủ đúng các chính sách của công ty. Phần mềm này sẽ tự động tính điểm tốt và tiền thưởng cho mỗi nhân viên căn cứ vào mức xếp hạng của Sharon và vào chức vụ, mức lương hiện tại của người nhân viên đó. vẫn có trường hợp tính vượt khung khi người nhân viên hoàn thành xuất sắc một công việc nào đó nhưng các cấp quản lý phải tuân thủ đúng những hướng dẫn chung của chính sách công ty.

Khi Sharon nhập các số liệu về một nhân viên, hệ thống tự động sẽ tính ra nhóm trung bình mới. Nếu cô nhập vào số quá cao hay quá thấp, cô có thể nhập lại số mới. Sau khi cấp trên duyệt lại lần cuối qua mạng trực tuyến, các số liệu này sẽ được đưa thẳng vào hồ sơ gốc của nhân viên và hệ thống tính toán cổ phiếu thưởng.

Bằng cách quy đổi thẳng từ mức đánh giá sang phần duyệt thưởng, và bằng cách cho phép cấp quản lý xem bảng so sánh những số liệu xếp theo mức độ hoàn thành công tác và theo tiền lương, phần mềm đánh giá nhân viên giúp bộ phận quản lý xếp loại nhân viên theo tiêu chuẩn thống nhất, phù hợp với công việc từng người và phù hợp với chính sách của công ty. Theo tính toán của chúng tôi, phần mềm này đã tiết kiệm cho cấp quản lý ít nhất 50% quỹ thời gian trong việc đánh giá, xếp loại nhân viên.

BỚT THỦ TỤC RƯỜM RÀ VÀ TIẾT KIỆM 40 TRIỆU ĐÔ LA

Việc sử dụng hệ thống mạng nội bộ thay cho các hình thức giấy tờ đã mang đến cho công ty chúng tôi những kết quả bất ngờ. Đến khi quyển sách này được đưa đi xuất bản, chúng tôi đã giảm số giấy tờ biểu mẫu trong công ty từ 1.000 xuống còn 60. Trong số những bộ phận có nhiều biểu mẫu nhất, Phòng Vật Tư giảm từ 114 xuống còn một biểu mẫu, Phòng kinh doanh còn lại 6, và Phòng Nhân Sự còn 39. Trong số 60 biểu mẫu còn lại trên giấy, có 10 biểu mẫu do nhà nước quy định và 40 mẫu theo yêu cầu của các đối tác kinh doanh vì công ty của họ vẫn còn dùng hệ thống giấy tờ. Mười mẫu cuối cùng thuộc về những loại ít khi dùng đến nên không cần đưa vào hệ thống điện tử. Các doanh nghiệp nên khuyến khích đối tác và chính quyền chấp nhận thông tin điện tử để mọi người có thể truy cập thông tin mà không cần đến giấy tờ.

Tính một cách tổng quát, việc sử dụng các biểu mẫu điện tử đã tiết kiệm cho chúng tôi 40 triệu đôla trong vòng 12 tháng sử dụng, từ 1997-98, trong đó phần lớn thuộc về chi phí xử lý văn bản. Các công ty kế toán đã tính ra chi phí xử lý giấy tờ hồ sơ – chủ yếu tính bằng thời gian nhân viên giải quyết các lại giấy tờ này – là 145 đôla cho một giao dịch. Trong khi đó, nhờ hệ thống xử lý văn bản điện tử, Microsoft chỉ tốn không đầy 5 đôla cho một giao dịch. Trong năm đầu tiên áp dụng, chỉ riêng phần mềm MS Market đã xử lý 250.000 giao dịch, trị giá hơn 1,6 tỉ đôla, tiết kiệm cho công ty ít nhất 35 triệu đôla. Khối lượng giao dịch tăng lên đáng kể. Con số 35 triệu đôla bao gồm cả 3 triệu tiết kiệm nhờ tiếp tục phân công cho 22 nhân viên mua hàng trên toàn thế giới. MS Market hướng dẫn nhân viên mua hàng ở một số nhà cung cấp nhất định, nhờ đó chúng tôi có thể thương lượng chiết khấu do mua số lượng lớn, tiết kiệm một số đáng kể.

Chỉ tính riêng chương trình hưu trí – chương trình 401 (k) – và các chương trình mua cổ phiếu của nhân viên, chương trình chọn lựa cổ phiếu, các biểu mẫu điện tử đã tiết kiệm cho chúng tôi 1 triệu đôla hàng năm tính ra ngày công lao động. Lẽ dĩ nhiên là phải giảm bớt nhân sự, nhưng phần lớn nhân viên chuyển sang làm những công việc quan trọng hơn mà trước đây họ không làm được do phải mất thời gian xử lý các loại giấy tờ hành chính. Một nhân viên trước đây mỗi ngày phải trả lời vô số những cuộc gọi giống nhau, giờ được giao quản lý trang web chuyên cung cấp các câu trả lời. Trong vòng một năm, số nhân viên dùng hệ thống trực tuyến để xem các số liệu kế toán và tìm câu trả lời cho các thắc mắc về chương trình hưu trí của Microsoft đã tăng từ 24% lên 51%. Và kết quả là trong cùng thời gian đó, số nhân viên phụ trách công việc trả lời đã giảm từ 35% xuống còng 17%.

Hệ thống trực tuyến đã giảm số nhân viên làm việc ở bộ phận quản lý chi phí đi công tác và tăng năng suất lên gấp ba lần. Một nhân viên trước kia mỗi ngày chỉ lập được lịch trình cho 8 chuyến công tác (gồm đặt phòng khách sạn, thuê xe, vé máy bay) nay có thể xử lý 25 chuyến mỗi ngày. Khi bố trí cho nhân viên sử dụng thường xuyên các dịch vụ chọn sẵn chúng tôi tiết kiệm hàng triệu đôla mỗi năm. Thời gian trung bình để một nhân viên đặt chỗ cho một chuyến công tác trong nước được tính toán để giảm từ 17 phút và sáu cuộc điện thoại hoặc e-mail xuống còn khoảng 5 phút.

Tất cả những ứng dụng và cải tiến trên đây sử dụng khoản 12 máy chủ, tổng chi phí phần cứng khoảng 300.000 đôla. Tổng chi phí phát triển hệ thống trong hai năm khoảng 8 triệu và chi phí bảo dưỡng duy trì định kỳ hàng năm khoảng 765.000 đôla. Dù đây là con số thấp so với một số hệ thống khác, các chi phí của chúng tôi vẫn còn cao hơn nhiều so với chi phí mà một công ty ngày nay phải bỏ ra để có một hệ thống tương tự. Sở dĩ như vậy là vì chúng tôi chấp nhận làm người tiên phong trong việc đề xướng các giải pháp doanh nghiệp. Lấy một ví dụ đơn giải, trong thời điểm chúng tôi thiết lập hệ thống, không có chuẩn mực nào trong việc kết hợp các hệ thống tay ba một cách rẻ tiền; ngày nay người ta đã tạo ra các sản phẩm phần mềm có thể thực hiện công việc này một cách dễ dàng. Chi phí thiết lập hệ thống cho các công ty sẽ còn giảm đi rất nhiều khi các phần mềm được chuẩn hóa và ngày càng đa năng hơn.

Thậm chí khi chúng tôi là người đi tiên phong, ngân sách trung tâm dành cho công nghệ thông tin, để trang bị những hệ thống nói trên và nhiều ứng dụng kinh doanh khác nữa, cũng đã giảm đi 3% từ 1996 đến 1999, phần lớn là nhờ các dữ liệu chuẩn hóa và củng cố các hệ thống thông tin sẵn có.

GIAO TRÁCH NHIỆM CHO NHỮNG NGƯỜI CHỊU ẢNH HƯỞNG TRỰC TIẾP

Những thư từ giao dịch viết tay vẫn sẽ được chuyển qua đường bưu điện. Nó không mất đi nhưng ngày càng khan hiếm và chính sự khan hiếm này làm cho nó có ý nghĩa nhiều hơn. Nhưng sau cùng, chúng ta sẽ không còn thấy hàng núi giấy tờ trong văn phòng nữa.

BILL Gates – 1997

Ngoài việc giảm chi phí trong các giao dịch, những công cụ điện tử còn cho chúng tôi nhiều lợi ích khác. Ví dụ như do phần mềm MS Market yêu cầu đơn đặt hàng phải có chữ ký của người có trách nhiệm, chúng tôi dễ dàng loại bỏ những đơn đặt hàng không thích hợp. Trong trường hợp này, một hệ thống giấy tờ rất dễ bỏ sót. Thông tin vận tải được nhập bằng máy tính thay vì viết tay, góp phần hạn chế sơ suất trong lộ trình. Việc liên lạc với các nhà cung cấp được lập hồ sơ đầy đủ, và chúng tôi biết rõ giá hàng hóa nên không bị bất ngờ. Chúng tôi thanh toán cho các nhà cung cấp nhanh hơn, do đó họ vui vẻ gửi hàng cho chúng tôi sớm hơn. Các quy tắc mua bán được áp dụng ngay từ lúc bắt đầu một giao dịch, ví dụ hệ thống sẽ không chấp nhận một đơn đặt hàng ghi mã số ngân sách không đúng. Do có yêu cầu này ngay từ đầu nên bộ phận tài chính không còn phải mất nhiều thì giờ tìm cho ra các sai sót. Các đơn đặt hàng thường xuyên được theo dõi kỹ và dữ kiện đó có thể được dùng để thương lượng chiết khấu với nhà cung cấp. Và còn nhiều lợi ích khác nữa mà chúng tôi chưa khám phá ra hết.

ở các bộ phận Nhân sự, Vật Tư và Dịch Vụ Nhân viên với các chức năng quy định, kỹ thuật số hóa đã thay đổi lề lối làm việc. Khi cho phép nhân viên tự kiểm soát trực tiếp những quy trình như nhập địa chỉ mới, tự lập và thay đổi chương trình hưu trí, chúng tôi đã đặt trách nhiệm vào tay những người thích hợp nhất vì đây là quyền lợi của chính họ. Khi để cho nhân viên tự quản lý các quyền lợi của mình, bộ phận Nhân Sự có nhiều thời gian tập trung vào các công việc nhân sự khác nhau tuyển dụng và huấn luyện.

Cải cách thủ tục hành chính cơ bản cố giảm bớt các thủ tục quan liêu giấy tờ – là một trong những vấn đề bộ

phận Nhân Sự đang giải quyết. Họ đã tiến hành một loạt các nghiên cứu tổ chức theo lối cổ điển để nhận ra những quy trình nào có thể tự động hóa được và những quy trình nào cần những kỹ năng chuyên môn của con người. Nói theo cách của họ thì Nhân Sự là “công việc tư duy, không phải công việc chân tay”.

CHỐNG LẠI SỰ TRÌ TRỆ, KHÔNG CHỐNG GIẤY TỜ

Khi kiên quyết loại bỏ các giấy tờ biểu mẫu, dường như tôi trở thành một kẻ “chống giấy tờ.” Tôi chống các thủ tục giấy tờ, nhưng chính bản thân tôi cũng in ra những báo cáo dài để có thể đọc và ghi chú dễ dàng hơn. Khi phải đọc một văn bản dài, dường như tất cả mọi người đều có khuynh hướng trải ra trên bàn để đọc tất cả cùng lúc. Điều này không thể làm được trên máy tính cá nhân. Hiện tại các công ty hàng đầu như Xerox, phòng Nghiên cứu của MIT, Kent State, Microsoft và các nhóm nghiên cứu khác ở Hoa Kỳ và Nhật bản đang nỗ lực nghiên cứu công nghệ màn hình phẳng để máy tính có thể thay cho sách vở và báo chí.

Màn hình chất lượng cao là một nhu cầu bức thiết cho tương lai, vì thông tin ngày càng nhiều. Năm 1998 Microsoft đã đưa ra một công nghệ mang tên ClearType, dùng màn hình màu tinh thể lỏng để hiển thị văn bản hoàn hảo hơn bao giờ hết. Sẽ có một cuộc cách mạng trong công nghệ máy tính khi kết hợp được công nghệ này và những phần cứng cải tiến. Trong tương lai người ta sẽ tạo ra một loại màn hình mềm để có thể cuốn lại và mang đi như một tờ báo. Những loại màn hình khác sẽ có các bản mạch máy tính nằm bên trong, khi đó toàn bộ một máy tính cá nhân sẽ có độ dày tương đương màn hình của một laptop hiện nay. Một công nghệ mới cho phép màn hình lưu trữ hình ảnh sau khi tắt nguồn điện. Bạn hãy tưởng tượng ta có thể dùng một loại mực điện tử vẽ lên màn hình máy tính và treo lên tường như một bức tranh.

Ngày nay, máy tính cá nhân được ưa chuộng hơn giấy tờ khi người ta phải đọc những văn bản ngắn và có liên kết với những văn bản khác, hoặc khi phải tìm kiếm và lập các bảng biểu căn cứ theo dữ liệu trên văn bản. Các bách khoa tự điển điện tử được ưa chuộng hơn sách in nhờ khả năng tìm kiếm dễ dàng và liên kết các bài cùng chủ đề.

Có một số biểu mẫu mà người dùng phải điền vào bằng tay, sau đó lại có một bộ phận khác nhập các dữ kiện này vào máy tính thì đã đến lúc dùng các biểu mẫu điện tử và xóa sổ luôn các loại giấy tờ này. Như vậy bạn sẽ giảm đi được một công đoạn và bớt đi một số nhân viên chỉ chuyên nhập dữ liệu. Sau đó lại phải có thêm một bộ phận khác để đo lường năng suất làm việc của bộ phận nhập liệu. Công việc đo lường này có một điều khôi hài là năng suất làm việc của các nhân viên nhập liệu được tính bằng tỉ lệ sai sót cao hay thấp. Nếu dùng các biểu mẫu điện tử, bạn không chỉ giảm bớt lao động thừa, mà đồng thời còn bảo đảm tính ổn định, đo lường công việc dễ dàng.

Khi có một biểu mẫu bị nhầm lẫn, nếu may mắn bạn có thể gọi điện thoại để sửa chữa, còn không bạn phải đi đến nơi để kiểm tra. Trong hệ thống mạng nội bộ của chúng tôi, mỗi trang đều có chứa phần tóm tắt và chi tiết của kế hoạch, các công cụ tìm kiếm và những kết nối với các trang khác cũng như các câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp (còn được gọi là những FAQ – Frequently Asked Questions). Chức năng trả lời các câu hỏi thường gặp của một phần mềm, nếu được thiết kế kỹ, sẽ giảm đi ít nhất là 200 e-mail của nhân viên hỏi về các thông tin cơ bản.

Nếu bạn gặp một thiết kế nào không rõ ràng trên một biểu mẫu điện tử, hoặc khi nhận thấy phần nào có thể thiết kế để phần mềm tự động thêm vào, bạn có thể gửi một e-mail về cho bộ phận thiết kế, đề nghị họ sửa đổi hoặc bổ sung. Các thông tin phản hồi từ nhân viên đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc cải tiến hệ thống bảng biểu điện tử nội bộ. Một điều quan trọng nữa là việc cải tiến hệ thống bảng biểu điện tử nội bộ không mất nhiều thời gian như cải cách hệ thống giấy tờ. Nhờ công nghệ web, chúng tôi chỉ mất vài tuần hoặc vài tháng để có thể thực hiện một công việc sửa đổi trên hệ thống.

Vì bạn không thể ra lệnh cho người ngoài đừng gửi giấy tờ đến công ty của bạn nữa, nên cách hay nhất là bạn phải kết hợp các hệ thống giấy tờ của họ vào hệ thống điện tử của mình. Những công ty như Eastmen Software và Platinum Software dùng các phần mềm đồ họa để quét các văn bản và kết hợp vào trong hệ thống kỹ thuật số của họ. Bạn có thể nhập dữ liệu vào hệ thống điện tử với mọi cấp độ chi tiết từ một hóa đơn bằng giấy và ghi chỉ mục rõ ràng để có thể tìm lại văn bản này khi cần thiết. Mặc dù công nghệ quét hình không thể bằng được việc nhận và gửi các dữ liệu hoàn toàn bằng kỹ thuật số, nhưng nó cũng là giải pháp tốt nhất để bạn có thể đưa công ty của mình tiến lên kỹ thuật số hóa trong khi chờ đợi người khác làm theo.

Từ phân tích tài chính đến hóa đơn nhà hàng

---

Tôi dùng mạng nội bộ của Microsoft để phân tích doanh số bán. Đây là một công việc thường xuyên trước khi dự các buổi họp tổng kết và trước khi đến làm việc với các chi nhánh. Mỗi năm tôi phải đi nước ngoài khoảng 3 hoặc 4 tuần. Tôi duyệt qua các con số để tìm hiểu những vấn đề phải bàn với các giám đốc doanh nghiệp. Thường tôi chỉ mất khoảng 20 phút để tìm hiểu hoạt động của một công ty ở một quốc gia, so với các khu vực nào hơi cao hoặc thấp hơn dự tính, do đó tôi có sẵn các số liệu để thảo luận khi đến nơi. Tôi cũng xem lại các phần trình bày của các nhân viên khác ở Microsoft trước khi phải phát biểu trong một hội nghị khoa học quan trọng. Nếu không tham dự được một buổi họp quan trọng nào trong công ty, tôi có thể nghe lại qua băng ghi hình nhờ các công cụ đa truyền thông trên mạng công ty. Ví dụ như tôi không thường xuyên tham dự các cuộc họp tài chính cuối quý, nhưng khi về nhà tôi nghe lại nội dung buổi họp. Những công cụ này giúp tôi theo dõi sát tình hình công ty.

Với tư cách là Tổng Giám Đốc điều hành, nhiệm vụ của tôi là đưa ra các quyết định giá trị hàng chục hoặc có khi hàng trăm triệu đôla, nhưng đứng về mặt cơ cấu tổ chức, chỉ có tôi có quyền duyệt hóa đơn thanh toán nhà hàng của Steve Ballmer, chủ tịch công ty. Tôi cho rằng công ty nào cũng có một hệ thống duyệt chi như thế. Và tôi đã nhận ra sai lầm của mình khi trình bày về mạng thông tin nội bộ cho một nhóm các Tổng Giám Đốc điều hành khác. Paul 0’Neil, Tổng Giám Đốc Alcoa, nhà sản xuất nhôm hàng đầu thế giới, đến gặp tôi sau buổi họp và hỏi, “Tôi công nhận rằng quả là một điều hay khi mọi thứ được kỹ thuật số hóa và hiệu quả. Nhưng tại sao anh lại phải duyệt các báo cáo chi tiêu? Thì giờ của anh có thể được dùng vào việc khác hữu ích hơn mà.” Từ cách đây 10 năm, Paul không còn phải làm công việc xem xét và duyệt các khoản chi tiêu trực tiếp như thế nữa. Công ty Alcoa có quy định rõ ràng về các khoản chi hợp lệ và không hợp lệ. Theo định kỳ bộ phận kiểm toán của công ty thanh tra các báo cáo chi tiêu trên cơ sở lấy mẫu. Paul giải thích, “Trong chiến lược dùng người của mình, chúng tôi tin tưởng nhân viên. Nếu phát hiện ra có sự gian dối, người đó sẽ bị sa thải. Chúng tôi không hề gặp khó khăn gì trong việc này.”

Paul đề nghị chúng tôi dùng phương pháp đó, lập ra một chính sách mới để đơn giản hóa mọi thứ và dùng hệ thống kỹ thuật số để thực hiện chính sách.

Paul nói đúng. Chúng tôi chuyển từ phương thức duyệt chi từng hóa đơn sang tổng kết hàng tháng bằng e-mail kèm theo thư nhắc nhở khi có số chi vượt quá quy định. Các e-mail này giúp chúng tôi thanh tra từng báo cáo chi tiêu cá nhân hoặc toàn bộ khi có yêu cầu. Nhận xét của Paul đã giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian.

TIẾP NHẬN THÔNG TIN PHẢN HỒI THEO KIỂU CŨ

Mặc dù chúng tôi tiếp thu ý kiến của nhân viên qua hệ thống điện tử nội bộ, thỉnh thoảng vẫn có những cuộc gặp trực tiếp. Sau vài tháng đưa phần mềm MS Market và sử dụng, nhóm thiết kế đã giải quyết hầu hết các vấn đề nhân viên công ty góp ý trong việc sử dụng công cụ hỗ trợ mua vật tư này.

Chỉ còn có một quản lý cấp cao chưa hài lòng lắm với sản phẩm. Người đó là Steve Ballmer, chủ tịch công ty.

Giám đốc phụ trách sản phẩm Ms Market là Linda Criddle quyết định gặp riêng Steve để thuyết phục ông này dùng MS Market. Cô lên lịch gặp Steve dù chưa biết ông này lần nào. Một hôm trên hành lang vào văn phòng cô thấy trên tường treo vài bài báo đóng khung. Một bài của tạp chí Upside đăng hình Steve đang cười vui vẻ khi được gọi là Nhà Cải Cách của Microsoft. Bài kia của tạp chí Forbes đưa một hình ảnh Steve nghiêm nghị và gọi ông ta là George s. Patton của ngành công nghiệp phần mềm.

Khi nghe tiếng của Steve vang lên qua vách mỏng phòng họp, Linda biết ngay ông ta đang làm việc với nhóm phát triển phần mềm Office. Chủ đề mà ông ta muốn truyền đạt cho nhóm này là họ phải lắng nghe khách hàng nhiều hơn nữa là cần phải tìm hiểu xem khách hàng thật sự cần gì, phải biết chính xác khách hàng sử dụng phần mềm như thế nào mỗi ngày. Rất ít có cuộc họp nào với Steve mà không ồn ào.

Linda quen biết hầu hết nhân viên trong nhóm này từ các buổi họp trước nên khi họ ra khỏi phòng họp, cô hỏi, “Các anh làm ông ta chán ngán hay tức giận?”

Một người trả lời, “Chắc là chúng tôi đã chọc cho ông ta nổi điên lên.” Câu trả lời làm những người khác bật cười. Linda đi theo Steve vào văn phòng, tìm cách giới thiệu mình, Steve không lưu ý lắm vì ông ta còn bận rộn hàng đống việc trước khi ra về. ông ta hỏi, “Thế cô cần gì tôi?”

Linda trả lời, “Nói cho chính xác là tôi đang muốn làm cho ông bực mình y hệt những anh bạn trong nhóm Office đã làm.”

Câu trả lời làm Steve chợt lưu ý.

Linda giải thích, “Tôi biết ông không dùng MS Market. Như vậy tôi cũng không biết phần mềm này có gì chưa hoàn hảo. Tôi muốn biết phần mềm này có gì làm ông không hài lòng.” Khi Steve thấy rằng Linda đến không phải để biện minh hay giải thích cho những khuyết điểm của MS Market và thật sự cô ta muốn hoàn thiện nó, ông ta thôi không chú ý đến những nhược điểm của phần mềm này nữa.

Ông ta nói, “Tôi không muốn nhận một đơn đặt hàng 10 triệu đôla mà không biết rằng nó có được các giám đốc khác đã xem xét trước hay chưa.” MS Market cần phải có khả năng đưa đơn đặt hàng đến các cấp quản lý theo thứ tự cấp bậc. “Và tôi muốn xem tất cả các tài liệu có liên quan đến một đơn đặt hàng và tôi muốn phê duyệt một đơn đặt hàng trực tiếp trên mạng.”

Chỉ mất không đầy 10 phút, Linda đã có tất cả thông tin cô cần.

Chức năng chuyển đơn đặt hàng cho các cấp quản lý đang được thiết kế nên chỉ hai tuần sau yêu cầu của Steve đã được đáp ứng. Ba tháng sau, chức năng chuyển các tài liệu có liên quan kèm theo đơn đặt hàng được bổ sung. Và chức năng sau cùng về hỗ trợ trực tuyến sẽ được bổ sung trong thời gian ngắn nhất.

Câu chuyện nhỏ trên đây minh họa một số quan điểm của Microsoft trên con đường tiến đến thông tin kỹ thuật số. Các phần mềm điện tử phải giải quyết được các vấn đề của doanh nghiệp, đó là yêu cầu thứ nhất của người làm công tác thiết kế phần mềm. Mọi người trong công ty, kể cả tôi, đều dùng các phần mềm của công ty thiết kế. Steve có thể cung cấp ý kiến phản hồi cho Linda về MS Market một cách chính xác vì chính ông ta thật sự muốn sử dụng nó trong công việc.

HOÀN THIỆN CÁC MỤC TIÊU ĐÃ ĐẶT RA

Vì điện tử hóa các hình thức giấy tờ là một bước quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống thông tin của công ty, bạn nên nhân cơ hội đó cải tiến các quy trình hoạt động của công ty, thay vì chỉ hoàn thiện những gì sẵn có.

Một khi đã ổn định, hệ thống thông tin kỹ thuật số rất dễ dàng được cải tiến và xây dựng thêm. Bạn cũng cần đến một hệ thống mạng hoàn chỉnh, một hệ thống e-mail tiện lợi, và các trang web dễ dàng xây dựng để loại bỏ các hình thức giấy tờ. Khi đã có cơ sở hạ tầng này rồi, bạn dễ dàng thêm bất cứ ứng dụng mạng nội bộ nào cần thiết.

Chúng tôi thiết kế những công cụ trên mạng nội bộ nhằm hai mục đích: sử dụng phần mềm để xử lý các công việc hàng ngày, giảm bớt thời gian và công sức làm việc cho nhân viên đồng thời giải phóng nhân viên để họ có thể làm những việc khác đáng giá hơn và xử lý các công việc đột xuất. Bộ phận thiết kế mạng nội bộ sử dụng nguyên tắc “trứng luộc mềm”. Họ phải làm thế nào để người dùng có thể vào ra các công cụ quản lý hành chính trong vòng ba phút. Quy tắc này đảm baro rằng tự động hóa không phải là đưa vào sử dụng những công cụ nặng nề và gây ra nhiều ách tắc trong công việc hơn.

Việc sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý và nội bộ doanh nghiệp là một phương thức quan trọng để tăng hiệu quả công việc cho nhân viên. Tạo ra những công cụ nội bộ hợp lý và một thông điệp nhẹ nhàng nhưng quan trọng đối với nhân viên. Các công ty thường có chính sách tưởng thưởng cho các sáng kiến và yêu cầu nhân viên tập trung vào công việc. Khi nhân viên thấy công ty loại bỏ các ách tắc trong công việc và giảm bớt các công việc thường ngày nhàm chán, họ biết rằng công ty quý trọng thời gian của họ và muốn họ sử dụng có hiệu quả thời gian này. Đo lường mức độ hiệu quả trong công việc của nhân viên là một công việc không dễ dàng, nhưng theo lý lẽ thông thường, khi nhân viên không phải lo những việc hành chánh đơn điệu thường ngày nữa, họ sẽ tập trung vào công việc khác quan trọng hơn. Khách hàng sẽ được lợi hơn vì nếu nhân viên không phải mất thì giờ tìm kiếm và xử lý các loại giấy tờ nữa họ sẽ dành thời gian phục vụ khách hàng tốt hơn.

Có một điều tôi biết chắc. Bạn không thể bắt nhân viên Microsoft trở lại làm việc như những ngày xưa. Lời tiên đoán khi xưa về văn phòng không có giấy tờ là hoàn toàn chính xác – chỉ có điều nó được đưa ra hai thập niên sớm hơn thực tế.

Bài học kinh doanh

---

• Thông tin kỹ thuật số cho phép tạo ra những bước đột phá mà hệ thống giấy tờ không thể làm được.
• Kiểm điểm lại tất cả số giấy tờ biểu mẫu trong công ty bạn. Tiến hành thay thế các biểu mẫu giấy bằng biểu mẫu điện tử, bắt đầu từ các bộ phận dùng nhiều giấy tờ nhất như vật tư, nhân sự.
• Một hệ thống tự phục vụ sẽ xử lý được khoảng 90% các nhu cầu hành chính của nhân viên.

Xem xét lại hệ thống thông tin kỹ thuật số của công ty bạn

---

• Bạn có các biểu mẫu điện tử trong các phần mềm ứng dụng nội bộ chưa?
• Bạn dùng nhân viên để chuyển giấy tờ hay sử dụng máy tính để xử lý các công việc thông thường dành thì giờ cho nhân viên làm các việc có giá trị hơn?
• Khi thêm các phần mềm ứng dụng, bạn có làm cho công việc trôi chảy hơn hay phức tạp thêm?