Nắm bắt dữ liệu kỹ thuật số ngay từ đầu và thực hiện sử dụng dữ liệu kỹ thuật số trong toàn công ty sẽ đẩy nhanh tiến độ thực hiện các quy trình và giảm thiểu các sai sót. Jiffy Lube, Siêmns và Marks & Spencer sử dụng số liệu để thay đổi các quy trình bán hàng, tiếp thị đồng thời thay đổi cả quan hệ tương tác với khách hàng và đối tác. Công nghệ kỹ thuật số góp phần tạo ra những công ty ảo thông qua sự hợp tác trên web. Sử dụng máy tính cho những công việc ngày thường sẽ giải phóng nhân viên để họ làm những công việc có hiệu quả kinh tế cao hơn. Các giám đốc sản xuất phải biết rõ số liệu để điều hành công việc; nói cách khác, họ phải có các số liệu chính xác và phân tích đầy đủ, thấu đáo.

Để đạt được sự hoàn hảo bạn phải có được thông tin đầy đủ về mỗi đơn đặt hàng của khách hàng (cả mới lẫn cũ) và về mọi tài sản tồn kho khác). Như vậy cũng chưa phải là đủ. Cách duy nhất để bảo đảm, duy trì và thu hoạch từ những thông tin này là thông qua việc sử dụng triệt để thông tin kỹ thuật số.”

J. WILLIAM GURLEY

Vượt Trên Tất Cả

Nếu bạn đưa xe vào trạm xăng của công ty Jiffy Lube để thay nhớt và yêu cầu dùng nhớt 10W-40, một loại nhớt dùng cho khí hậu nóng, nhân viên kỹ thuật ở đây sẽ kiểm tra trên máy tính cá nhân trước khi thay, để chắc chắn rằng các thông số kỹ thuật của nhà sản xuất yêu cầu dùng nhớt 10W-40 mà không phải một loại nhớt nào khác.

Nếu cần, nhân viên kỹ thuật ở đây có thể cung cấp cho bạn tất cả yêu cầu của nhà sản xuất từ những lần phục vụ trước và cả những dịch vụ mà Jiffy Lube cung cấp: dầu nhớt, bộ lọc, đèn pha, gạt nước, dầu thắng, mỡ bò, thậm chí chính xác đến cả số lượng mỡ bò đã tra vào xe của bạn. Tất cả thông tin này được lưu trữ trong một hệ thống máy tính bán hàng tại cơ sở dịch vụ.

Xe ra vào trạm thật nhanh. Một cơ sở Jiffy Lube điển hình phục vụ khoảng 45 xe mỗi ngày và nhờ hệ thống mới họ có thể phục vụ được nhiều hơn nữa. Nhân viên kỹ thuật không cần phải đọc các tài liệu hướng dẫn in trên giấy nữa, và hệ thống này sẽ giúp các quản đốc tính toán được số nhân viên cần thiết cho bất kỳ thời điểm nào trong ngày và cho bất kỳ ngày nào trong tuần. Nhờ đó giảm bớt tình trạng làm thêm giờ cho nhân viên. Điều quan trọng nhất là giảm bớt tình trạng khách hàng phải chờ đợi. Trong ngành này, khi khách hàng thấy phải xếp hàng chờ đợi họ sẽ lái xe đi trạm khác. Hệ thống giấy tờ cũ giảm năng suất làm việc.

Ba tháng sau khi đem xe đi bảo trì tại đây, bạn sẽ nhận được giấy báo nhắc thay nhớt. Mỗi tuần Jiffy Lube gửi khoảng 300.000 giấy báo như thế. Lưu trữ thông tin về khách hàng để liên hệ với họ kịp thời yếu tố tiên quyết của các ngành dịch vụ ngày nay. Hệ thống của Jiffy Lube giám sát số km khách hàng đã đi giữa các lần khách hàng đem xe đến và sau đó tính ra được thói quen lái xe cũng như số đoạn đường khách hàng thường đi trong một khoảng thời gian. Biết được thời gian và tính chất của mỗi giao dịch khách hàng có nghĩa là công ty sẽ tận dụng cơ hội bán các sản phẩm khác sau này.

Jiffy Lube là công ty kinh doanh dầu nhờn số một thế giới nhưng khi Pennzoil Company mua lại nó năm 1991 thì nó đang thua lỗ. Năm 1997 Jiffy Lube đạt lợi nhuận 25 triệu đôla trên doanh thu 765 triệu, cao nhất trong lịch sử và tăng 14% so với năm 1996. Jiffy Lube phục vụ 21 triệu xe, tăng 1,2 triệu so với 1996.

Hệ thống lưu chuyển thông tin hàng này từ mỗi cửa hàng về công ty và ngược lại đã làm nên thành công này. Thông tin phục vụ khách hàng từ 600 điểm dịch vụ của công ty và 1.000 điểm cơ sở nhượng quyền được tải vào trụ sở tổng hành dinh của Jiffy Lube tại Houston mỗi đêm. Khi sáp nhập các cửa hàng Q Lube của công ty Quaker State, tổng số điểm dịch vụ sẽ lên tới 2.100. Dữ kiện sẽ được nhập vào một hệ thống gồm nhiều máy chủ, gồm cả cơ sở dữ liệu khách hàng 120 gigabyte. Hệ thống này đã giảm từ việc sử dụng máy tính lớn xuống còn máy tính cá nhân. Tổng hành dinh thực hiện phân tích ngay lập tức dựa trên một loạt các biện pháp hoạt động – số xe phải xử lý, chi phí, doanh thu và lợi nhuận thực tế so với dự tính và dựa trên các xu hướng kinh doanh. Bắt đầu từ 5 giờ sáng, thông tin hoạt động cập nhật nhất sẽ được đưa đến các giám đốc của Jiffy Lube trên toàn quốc để họ có thể đăng nhập vào mạng xem các số liệu hoạt động. Mỗi giám đốc dùng thông tin này làm cơ sở để tính toán doanh thu, giá phục vụ và thời gian cần thiết để bảo trì một xe, và tổng số xe phục vụ trong ngày.

Ban giám đốc công ty có thể so sánh các số liệu cũ của mọi trung tâm Jiffy Lube. Các đại lý nhượng quyền với nhiều cửa hàng có thể xem các hoạt động tổng hợp trong mọi cơ sở của họ. Các giám đốc khu vực của Jiffy Lube, thường mỗi người quản lý 10 điểm phục vụ, dùng các dữ kiện hoạt động để hỗ trợ các quản đốc từng điểm thiết lập kế hoạch hoạt động có hiệu quả hơn và lợi nhuận cao hơn. Hệ thống này hoàn toàn linh động. Nếu một quản đốc vùng lập một báo cáo đặc biệt – ví dụ như phát hiện gian lận hoặc những việc không bình thường – nó có thể được chuyển đến các điểm phục vụ khác nhau bằng phương thức điện tử để cùng nhau phân tích.

Giám đốc của Jiffy Lube thường không phải là chuyên gia về phân tích thị trường, vì vậy các nhân viên của tổng hành dinh thực hiện công việc tiếp thị và phân tích xu hướng kinh doanh. Thông tin họ sử dụng bao gồm số liệu thống kê, bản đồ và hồ sơ khách hàng của Jiffy Lube. Các dữ kiện này thể hiện doanh số của từng khu vực khác nhau, bao gồm cả những vùng mà Jiffy Lube không chiếm thị phần lớn hoặc những vùng cần phải có chính sách khuyến mãi thích hợp.

Nếu khách hàng bỏ qua một trạm của Jiffy Lube để đến một trạm khác xa hơn, hệ thống này sẽ cho công ty một cơ hội điều tra. Nguyên do khách hàng bỏ đi có thể là do giao thông cản trở hoặc có thể do một khuyết điểm gì đó ở trạm gần.

Jiffy Lube bắt đầu sử dụng hệ thống thông tin của họ để thực hiện công việc khuyến mãi. Một quản đốc có thể xem bản tin dự báo thời tiết của ngày hôm đó và quyết định cung cấp dịch vụ lau kiếng xe đặc biệt trong một khu vực kinh doanh. Ngay hôm sau ông này có thể cập nhật vào hệ thống các thông tin khuyến mãi và giá cả cho cấc cửa hàng trong phạm vi quản lý. Trong tương lai, những thông tin tiếp theo sẽ giúp các quản đốc xác định xem chương trình khuyến mãi có làm tăng lợi nhuận không để có thể áp dụng cho những khu vực khác hay là nên chuyển sang dịch vụ đặc biệt khác.

Việc phân tích kỹ hơn các dữ kiện nhân khẩu và phần mềm bản đồ giúp Jiffy Lube tìm kiếm và phát triển các điểm phục vụ mới nhiều tiềm năng. Phần mềm này sẽ xác định vị trí các điểm kinh doanh hiện tại của Jiffy Lube, các điểm phục vụ của đối thủ cạnh tranh và những điểm mới nhiều tiềm năng căn cứ theo phân bố nhân khẩu vốn rất thành công xưa nay. Công ty có thể đưa các dữ liệu thị trường lên bản đồ để tìm kiếm những khu vực đông dân cư nào chưa có điểm kinh doanh của Jiffy Lube. Cách phân tích này củng cố quan hệ của công ty với các chi nhánh nhượng quyền vì Jiffy Lube có thể cung cấp các dữ kiện về chi phí thuê mặt bằng, khoảng cách với các điểm phục vụ khác, và những biến số khác thông thường các đại lý không có.

Ngày nay thông tin về từng khách hàng được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt ở từng cửa hàng của Jiffy Lube. Tùy vào quy mô hoạt động, mỗi trung tâm dịch vụ có thể có một cơ sở dữ liệu của từ 8.000 đến 50.000 khách hàng. Jiffy Lube có sáng kiến kết hợp 18 triệu hồ sơ xe và 85 triệu hồ sơ phục vụ thành một cơ sở dữ liệu toàn quốc nối đến từng cửa hàng. Một khách hàng có thể đến bất kỳ điểm phục vụ nào của Jiffy Lube trên toàn nước Mỹ và nhân viên ở đây đều biết được hồ sơ bảo trì của xe. Khi bảo trì xong, toàn bộ hồ sơ sẽ được cập nhật tại chỗ và có thể được truy cập từ bất cứ cơ sở nào của Jiffy Lube trên toàn quốc.

Khả năng thực hiện loại hình dịch vụ này đã thay đổi hoàn toàn phong cách kinh doanh của Jiffy Lube. Họ không còn ngồi một chỗ chờ khách hàng hàng đến nữa. Họ tìm hiểu về khách hàng và tiếp thị, thay đổi cho phù hợp ý thích khách hàng. Jiffy Lube tìm hiểu xem khách hàng thích những hình thức khuyến mãi nào và thiết kế các chương trình khuyến mãi phù hợp cho tùng vùng dân cư. Kết quả là họ thực hiện những thông tin khuyến mãi đặc biệt cho từng nhóm khách hàng căn cứ theo thu nhập trong vòng bán kính hai dặm xung quanh cơ sở dịch vụ.

Công ty cũng lưu trữ dữ liệu về ý thích của từng khách hàng để có thể gửi giấy báo nhắc bảo trì xe và những loại hình khuyến mãi khác qua e-mail cho những khách hàng nào thích phương tiện điện tử hơn các phương pháp gửi thư thông thường. Xử lý các thư báo qua e-mail tạo điều kiện cho Jiffy Lube khuyến mãi theo từng khách hàng và cắt giảm chi phí đồng thời tăng sự thuận tiện cho khách hàng.

Jiffy Lube cũng đang xem xét khả năng xây dựng một web site để khách hàng, cho dù là cá nhân hay giám đốc công ty vận tải, cũng có thể xem quá trình phục vụ của Jiffy Lube và các khuyến cáo của nhà sản xuất trên mạng trực tuyến. Web site cũng cung cấp chi tiết về những hình thức khuyến mãi hiện tại và khuyến khích khách hàng đến với trạm gần nhất của Jiffy Lube.

Jiffy Lube có đủ cơ sở hạ tầng để làm tất cả những công việc này vì họ đã xây dựng luồng lưu chuyển thông tin xung quanh dữ liệu về khách hàng.

BIẾT RÕ CÁC SỐ LIỆU ĐẾ XÂY DỰNG DOANH NGHIỆP

“Biết rõ các số liệu của bạn” là một nhận thức cơ bản trong kinh doanh Bạn cần phải thu thập dữ liệu của công ty từng bước và trong mỗi quan hệ với khách hàng cũng như với các thông tin chi tiết từng khách hàng để có thể cung cấp dịch vụ thích hợp cho từng khách hàng. Hầu hết những ví dụ trong phần còn lại của chương này minh họa cả hai phương thức sử dụng dữ liệu khách hàng – thường là từ một hệ thống dữ liệu duy nhất. Bằng cách tạo ra một luồng lưu chuyển thông tin từ trên xuống dưới, các doanh nghiệp có thể tạo ra những vòng khép kín chặt chẽ giữa ban giám đốc tri thức, thương mại và hoạt động doanh nghiệp.

Để sử dụng bất cứ loại dữ liệu nào một cách có hiệu quả, bạn cần phải nắm bắt bằng kỹ thuật số ngay từ đầu, và phân tích nó dưới dạng kỹ thuật số ở mọi thời điểm kinh doanh của công ty. “Mọi thời điểm” bao gồm không chỉ những gì xảy ra trong nội bộ công ty mà còn những thay đổi nơi khách hàng và nhà cung cấp của bạn. Biết rõ các số liệu có thể giúp bạn biến đổi mọi quan hệ kinh doanh và thông tin chi tiết từng khách hàng để có thể cung cấp dịch vụ thích hợp cho từng khách hàng. Hầu hết những ví dụ trong phần còn lại của chương này minh họa cả hai phương thức sử dụng dữ liệu khách hàng – thường là từ một hệ thống dữ liệu duy nhất. Bằng cách tạo ra một luồng lưu chuyển thông tin từ trên xuống dưới, các doanh nghiệp có thể tạo ra những vòng khép kín chặt chẽ giữa ban giám đốc tri thức, thương mại và hoạt động doanh nghiệp.

Để sử dụng bất cứ loại dữ liệu nào một cách có hiệu quả, bạn cần phải nắm bắt bằng kỹ thuật số ngay từ đầu, và phân tích nó dưới dạng kỹ thuật số ở mọi thời điểm kinh doanh của công ty. “Mọi thời điểm” bao gồm không chỉ những gì xảy ra trong nội bộ công ty mà còn những thay đổi nơi khách hàng và nhà cung cấp của bạn. Biết rõ các số liệu có thể giúp bạn biến đổi mọi quan hệ kinh doanh và cho bạn một lợi thế cạnh tranh.

THU THẬP DỮ LIỆU

Để bảo đảm tính chính xác, hãy thu thập dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số ngay từ điểm xuất phát. Nhập dữ liệu kỹ thuật số ngay từ đầu sẽ giảm bớt công việc phải tái nhập thông tin và thực tế sẽ hạn chế sai sót. Khi một khách hàng ghé vào trạm của Jiffy Lube, người nhân viên kỹ thuật phục vụ sẽ lấy phiếu ghi theo dõi khách hàng từ trên bảng treo để nhập các thông số vào trong máy tính. Trong tương lai, Jiffy Lube sẽ dùng máy tính cầm tay để giảm bớt khâu nhập dữ liệu bằng tay. Việc nhập lại chỉ tốn vài phút, nhưng nó làm tăng khả năng sai sót, và tăng thời gian chờ đợi của khách hàng.

Ở Microsoft, chúng tôi đã nhận ra những cải tiến đáng kể ngay khi chuyển từ việc nhận đơn đặt hàng qua fax đến đặt hàng bằng kỹ thuật số. Phần mềm ứng dụng nhận đặt hàng bằng kỹ thuật số của chúng tôi, có tên là MOET (Microsoft Order Entry Toll), nhanh chóng biến thành một web site cải tiến cho thương mại điện tử toàn thế giới. MOET tạo điều kiện dễ dàng cho các đại lý nhập các lệnh đặt hàng kỹ thuật số bằng cách tạo các đơn đặt hàng trực tuyến hoặc tải lên bằng dạng tập tin tệp (batch files). Vì MOET lưu trữ các số liệu cũ và có thể xác nhận tính hợp lệ của các đơn đặt hàng, những sai sót khi nhập đơn đặt hàng giảm từ 75% xuống còn zero và các đơn đặt hàng của đại lý được tính giá tự động. Các đại lý có thể theo dõi thông tin về ngày tháng giao hàng, các loại sản phẩm và dịch vụ khác tại web site MOET. Ngày nay, MOET xử lý doanh thu 3,4 tỉ đôla trong năm 1998, cùng với hệ thống đặt hàng trực tuyến của Cisco Systems là những web site tạo doanh thu cao nhất thế giới.

Khi MOET đã nắm bắt vào thảm tra một đơn đặt hàng xong, nó sẽ tự động chuyển đến hệ thống sản xuất ở khu vực thích hợp để xử lý. Các phân xưởng sản xuất của chúng tôi sử dụng thông tin từ MOET để tự động lập ra lịch trình sản xuất, tiết kiệm thời gian trước đây vẫn dùng để lập lịch trình bằng tay. Chúng tôi không thể nào đạt được lợi ích đó nếu không có dữ liệu ở dạng kỹ thuật số.

Lập cơ sở dữ liệu kỹ thuật số ngay từ đầu có thể tạo ra một loạt các sự kiện mang tính tích cực. Công ty Coca Cola có hệ thống thông tin được mô tả chi tiết ở chương 14, đang thu thập thông tin trực tiếp từ những mấy bán hàng thông minh thông qua điện thoại cầm tay hoặc các tín hiệu hồng ngoại. Những máy này, đã được dùng ở Nhật và úc, chuyển các thông tin như số lon nước bán ra, số tiền xu thu được, và các trường hợp bị rò rỉ. Một chương trình nạp thêm hàng hóa vào máy bán hàng tự động điều khiển qua máy tính cá nhân đặt lại nhà máy đóng chai ở địa phương sẽ phân tích dữ liệu và lập ra các phiếu cung cấp hàng, chỉ rõ cho các tài xế loại hàng và vị trí cần cung cấp ngày hôm sau. Việc cung cấp hàng theo yêu cầu ở ÚC đã làm giảm số máy hết hàng vào một ngày bất kỳ từ 20% xuống còn không đầy 1%, từ đó tăng doanh thu của Coca Cola lên đáng kể. Các tài xế cũng vui mừng hơn. Họ được trả lương theo số hàng đi giao và năng suất giao hàng của họ đã tăng 50%. Tính hiệu quả trong quản lý hàng hóa và cung cấp làm tăng doanh thu của Coca Cola lên gấp đôi ở vùng Trung và Cận Đông mà không cần tăng thêm số chai nước.

Lợi dụng dữ liệu kỹ thuật số có thể tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh cho một thị trường đã bão hòa như thị trường nước giải khát. Các bảng điện tử đặt trên máy bán hàng tự động sử dụng kỹ thuật tương tác để hiển thị quảng cáo, tin thời tiết và thậm chí cả bản đồ xe điện ngầm. Công ty đang tiến hành một chương trình thử nghiệm tại Texas, cho phép khách hàng dùng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ để trả tiền nước giải khát Coca Cola trong khi đang đổ xăng. Vì hầu hết số người đi đổ xăng không bước ra khỏi xe nên hệ thống bán hàng kỹ thuật số ở trạm xăng mang lại cho công ty thêm một nhóm khách hàng mới.

TĂNG TỐC VÀ MỞ RỘNG QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Công ty Siemens Information and Communication Networks, một phần của công ty công nghệ toàn cầu khổng lồ Siemens AG, là người đứng đầu trong hệ thống viễn thông sử dụng trong nội bộ một công ty, mang tên trao đổi riêng tư (private branch exchange – PBX). Mỗi khách hàng chọn từ một loạt các chọn lựa có sẵn của thiết bị PBX để lập một hệ thống điện thoại nội bộ thích hợp cho yêu cầu của mình. Siemens đã tạo ra một quy trình bán hàng bằng kỹ thuật số có thể nhanh chóng cung cấp báo giá, nắm bắt và thay đổi thông tin đặt hàng, bảo đảm tính tương thích và đưa các đơn đặt hàng đến các quy trình sản xuất thích hợp của công ty.

Đầu thập niên 1990, các cấu hình sản phẩm phức tạp của Siemens đòi hỏi người bán hàng phải lắp ráp rất nhiều chi tiết phức tạp trước khi báo giá cho khách hàng. Mỗi bảng báo giá phải có sự xem xét của bộ phận kỹ thuật để đảm bảo rằng mọi linh kiện tương thích nhau. Mọi sự thay đổi đơn đặt hàng đều rất phức tạp, mất thì giờ bán hàng và thường dẫn đến việc sản xuất lại, kéo dài thời gian giao hàng.

Để giải quyết những vấn đề này, Siemens lập ra một nhóm 200 người gồm đại diện bán hàng, kỹ sư hệ thống, nhân viên hỗ trợ khách hàng, sản xuất, hậu cần, tài chính và công nghệ thông tin để thiết kế một bộ công cụ làm cho quy trình bán hàng nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nhóm này đã phát triển một phần mềm ứng dụng trên máy tính cá nhân gọi là hệ thống bán hàng tự động (customer requirements and fulfillment tools – CRAFT). CRAFT cho phép các nhân viên bán hàng lập các bảng chào giáo khác nhau cho khách hàng không cần tính toán và phân tích kỹ thuật chi tiết. Những kỹ sư trước đây vẫn phải làm công việc xác định cấu hình máy theo đơn đặt hàng giờ đây có thể rảnh rang làm công việc phát triển sản phẩm mới. Với CRAFT một nhân viên bán hàng có thể thực hiện một đơn đặt hàng trong thời gian không đầy một giờ thay vì nhiều giờ như trước đây và với mức độ chính xác cao hơn. Thời gian dành cho đơn đặt hàng ít hơn có nghĩa là họ có nhiều thì giờ dành cho khách hàng hơn. CRAFT cung cấp một loạt các tiêu chí chọn lựa thể hiện bằng sơ đồ những linh kiện nào phải được sử dụng chung với nhau, tạo tính tương thích cho các thành phần không tương thích khi người nhân viên thực hiện đơn đặt hàng để nó có thể được ghi sổ, lập cấu hình và đặt hàng theo thời gian thực.

Được gần 500 đại diện bán hàng trên toàn quốc sử dụng, CRAFT chuyển trực tiếp các đơn đặt hàng đến hệ thống sản xuất. Con đường trực tiếp này giảm bớt các sai sót trong khâu bán hàng và giảm bớt số thay đổi trong đơn đặt hàng, tiết kiệm một phần đáng kể. Trước đây, trong quá trình sản xuất các đơn đặt hàng vẫn còn thường xuyên bị thay đổi, thậm chí có khi sản phẩm đã gần xuất xưởng cũng còn phải thay đổi.

Phần chiết khấu không còn gắn liền với từng linh kiện nữa; giờ đây nó được tính gộp vào tổng giá trị đơn đặt hàng và được điều chỉnh tự động khi thêm hoặc bớt linh kiện nào. Nhân viên sản xuất có thể lập kế hoạch tốt hơn cho các sản phẩm và nhận được các dữ liệu ổn định sớm hơn. Những dự liệu tức thời đã làm giảm thời gian sản xuất một hệ thống nhỏ từ năm hoặc sáu ngày xuống còn không đầy ba ngày. Những yêu cầu cấp bách có thể được đáp ứng trong vòng 24 giờ. CRAFT đã đóng góp đáng kể vào việc gia tăng doanh số bán mà không cần tăng thêm nhân viên bán hàng.

KINH DOANH THEO NHU CẦU KHÁCH HÀNG

Dữ liệu kỹ thuật số cũng mang đến cho bạn lợi nhuận cao hơn. Nắm bắt và phân tích dữ liệu kỹ thuật số theo thời gian thực có thể tạo ra một chu kỳ thông tin giữa doanh nhân, các đối tác, và khách hàng để có thể tái cơ cấu hoàn toàn hành vi kinh doanh của công ty. Công ty bán lẻ Marks &

Spencer của Anh với 300 cửa hàng ở khắp nước Anh và 400 cửa hàng khắp thế giới, lưu chuyển thông tin để đáp ứng ngay lập tức những yêu cầu của khách hàng và đạt được khả năng phục vụ đúng theo yêu cầu của khách mà một hệ thống siêu thị thông thường không thể làm được. Marks & Spencer ràng buộc mình với thói quen mua sắm của khách hàng để những khuôn mẫu hành vi này có thể thúc đảy công việc kinh doanh của họ theo thời gian thực.

Marks & Spencer bán một loại hàng hóa tổng hợp đặc biệt, hầu hết là quần áo, đồ dùng trong nhà và thức ăn dành cho người sành điệu tại cấc quốc gia sử dụng tiếng Anh trên khắp thế giới. Công ty điều hành cả hệ thống cửa hàng Brooks Brothers ở Hoa Kỳ. Tổng doanh thu năm 1998 là 8,2 tỉ bảng Anh. Theo báo cáo của tạp chí Fobers, lợi nhậu 15% của Marks & Spencer cao gần gấp 5 lần mức lợi nhuận 3,2% của các cửa hàng bán lẻ tại Mỹ trong năm 1998. (Trong quý 1 năm 1999, lợi nhuận của Marks & Spencer có sút giảm do khủng hoảng châu Á và một chương trình kiến thiết lớn của công ty). Công ty cho rằng một phần lớn trong thành công của họ là do biết sử dụng thông tin để hỗ trợ hệ thống cung cấp đáp ứng được yêu cầu khách hàng.

Marks & Spencer

Marks & Spencer là một trong những công ty bán lẻ lớn nhất ở Anh, chuyên về quần áo, thức ăn, đồ gia dụng và dịch vụ tài chính. Công ty có 300 cửa hàng trên khắp nước Anh, phục vụ 10 triệu khách hàng mỗi tuần, đồng thời công ty cũng có chi nhánh ở 38 quốc gia khác. Doanh thu của toàn công ty là hơn 8 tỉ bảng Anh.

Chỉ cách đây vài năm, hệ thống thông tin của công ty rất tầm thường. Cũng như hầu hết những nhà bán khác, bộ phận mua hàng của Marks & Spencer đặt hàng từ các nhà sản xuất, phân bố về cho các cửa hàng những gì mà họ cho là khách hàng thích. Hệ thống thông tin chỉ cung cấp được một sự phân tích cơ bản những dữ liệu cũ để hỗ trợ công việc này. Không thể nào đoán trước được doanh số bán một cách chính xác để có thể tránh trường hợp hết hàng bán hoặc tồn kho quá nhiều phải bán giảm giá hoặc thanh lý. Tất cả những điều đó làm ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận công ty.

Hệ thống thông báo sức mua bán vào thập niên 1980 có thể cung cấp thông tin hàng ngày về số hàng bán ra, ví dụ như 3.000 áo sơ mi màu xanh biển, 10.000 bánh mì Pháp, và 300.000 bánh xăng uých thịt bò, nhưng không thể báo cho cửa hàng mua bánh xăng uých và quần áo biết khách hàng còn mua những thứ gì nữa, họ trả tiền bằng cách nào. Hệ thống không thể báo động cho công ty biết khách hàng mua thứ gì khác nếu như món hàng họ muốn mua đã hết. Hệ thống này cũng không cho biết thói quen mua sắm của những khách hàng thường xuyên và cũng không giúp cửa hàng phát hiện những thay đổi trong cách mua sắm khi việc mua bán đang diễn ra trong những giờ cửa hàng mở cửa.

Và khi các đối thủ cạnh tranh bắt đầu hạ giá quyết liệt và đóng cửa trễ hơn – thậm chí có nơi còn mở cửa suốt 24 giờ – hệ thống xử lý thông tin gộp kiểu cũ của Marks & Spencer không cho phép họ thay đổi giá theo thời gian thực hoặc kéo dài giờ mở cửa quá 9 giờ tối. Vì Marks & Spencer mở các cửa hàng khắp thế giới ở các múi giờ khác nhau trong thập niên 1990, nó bắt đầu bị rối về thời hạn chót trong ngày để xử lý các dữ liệu doanh số của toàn công ty. Sau cùng, khi cơ sở hệ thống khách hàng bị thu hẹp lại, Marks & Spencer phải chịu chi phí phát triển ngày càng nhiều hơn. Khi họ phải mua thêm dụng cụ đã qua sử dụng để có đủ thiết bị, công ty bắt đầu tìm kiếm một giải pháp tốt hơn.

Quyết định không để bị kẹt vào một nhà cung cấp hệ thống duy nhất nữa, Marks & Spencer trang bị công nghệ mấy tính cá nhân cho 300 cửa hàng tại Anh Quốc cho phép đấu thầu cạnh tranh đối với mọi giải pháp phần mềm và phần cứng. Mỗi cửa hàng giờ đây có trang bị một máy chủ trung tâm và từ 40 đến 50 máy cao cấp Pentium II làm thiết bị phục vụ bán hàng. Mỗi hệ thống tính tiền trên máy tính cá nhân có một hệ thống cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh về giá cả, vì vậy khách hàng có thể mua bất cứ mặt hàng nào ở bất cứ nơi nào trong cửa hàng, chẳng hạn họ có thể mua vớ ở gian hàng bán thực phẩm. Vì quá trình bán hàng qua các máy tính trạm nhanh hơn nhiều so với các thiết bị cũ, Marks & Spencer không cần trang bị nhiều máy như trước kia. Các máy tính cá nhân không gặp trở ngại gì khi xử lý doanh thu lên đến hàng triệu bảng Anh một ngày ở các cửa hàng lớn – tính trung bình ở tất cả các cửa hàng có 15.000 giao dịch một phút. Nếu có trục trặc hệ thống, bộ phận tính tiền vẫn hoạt động bình thường.

Marks & Spencer thử nghiệm hệ thống này vào mùa cao điểm Giáng Sinh 1996 và hoàn tất hệ thống trên toàn thế giới vào năm 1999.

BIẾT RÕ KHÁCH HÀNG QUA TỪNG MÓN HÀNG HỌ MUA

Với cơ sở hạ tầng kỹ thuật số mới, Marks & Spencer bắt đầu nắm bắt được số liệu khổng lồ thông tin về thói quen mua sắm của khách hàng. Dữ liệu từ mỗi cửa hàng được truyền về trung tâm dữ liệu chính ở Luân Đôn. Khi được áp dụng đầy đủ, hệ thống thông tin năng động này sẽ cho phép Marks & Spencer phân tích các thương vụ ngay tức thời thay vì phải chờ đến hôm sau. Marks & Spencer có thể điều chỉnh lượng hàng tồn kho trong ngày cho từng cửa hàng trong hệ thống. Trước kia, công ty phải trữ bánh mì săng uých ở các cửa hàng căn cứ theo dữ liệu bán hàng từ hôm trước và phải sản xuất bánh ngay trong đêm. Bốn trăm nhà cung cấp bánh cho họ trên toàn thế giới giờ đây sản xuất bánh lúc đầu ít hơn và sẽ sản xuất thêm theo yêu cầu từng lúc căn cứ vào báo cáo bán hàng của các của hàng trong ngày. Cửa hàng không còn phải lâm vào tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều, đồng thời khách hàng cũng được mua bánh mới hơn. Hệ thống này nhận thông tin trực tiếp từ đài khí tượng địa phương và có thể đưa ra số liệu hàng cần trữ thích hợp – ví dụ sẽ đưa ra đề nghị trữ súp khi có tin mưa bão và trữ thịt cho các tiệc nướng ngoài trời khi thời tiết tốt.

Một ứng dụng công nghệ thông tin tương tự cho phép Marks & Spencer làm việc mật thiết hơn với các nhà sản xuất quần áo. Khi Marks & Spencer tung ra một mẫu áo với hai màu – ví dụ như vàng và xanh – họ sẽ biết ngay màu nào bán chạy hơn ở thị trường nào. Những nhà cung cấp sẽ làm việc theo phương thức cung cấp thực tế. Lúc đầu họ chỉ sản xuất số ít và khi đã có đủ dữ liệu họ sẽ tiến hành sản xuất hàng loạt những mẫu mã nào được người tiêu dùng ưa thích.

Những ngành công nghiệp khác cũng dùng kỹ thuật này để sản xuất các linh kiện và thiết bị cơ khí. Marks & Spencer là người đầu tiên áp dụng kỹ thuật trữ hàng theo thực tế đối với các loại thực phẩm dễ hư hỏng và các loại hàng may mặc.

Cơ sở dữ liệu ngày càng tăng của Marks & Spencer về dữ liệu khách hàng cụ thể bao gồm cả mặt hàng nào một khách hàng mua vào một ngày cụ thể và những mặt hàng khác người khách hàng này đã mua ở các gian hàng khác trong cùng ngày hôm đó. Marks & Spencer có thể kết hợp thông tin này để đưa ra những biện pháp tiếp thị nhằm đúng đối tượng. Khi biết rằng khách hàng người Anh thường mua dâu tây kèm với kem bánh ngọt và mua cà phê chung với bánh ngọt, công ty có thể thực hiện khuyến mãi cho khách hàng mua hai loại này cùng lúc, hoặc bán kèm hai thứ với nhau. Marks & Spencer cũng có thể dùng dữ liệu ở cấp độ cá nhân để đưa dịch vụ khách hàng thành công việc khuyến khích khách hàng mua sắm nhiều hơn. Nếu biết một khách hàng nào là người thích rượu vang và đồ biển, cửa hàng địa phương có thể gửi tặng họ một bưu thiếp hoặc một e-mail mời họ đến tham dự một buổi thử rượu vang và tặng họ một tập công thức chế biến đồ biển. Khi biết khách hàng thích một loại quần áo nào đó, cửa hàng có thể gửi thư thông báo khi có đợt hàng mới loại đó nhập về.

CHUẨN BỊ MỘT ĐIẾM KHỞI ĐẦU KHÁCH QUAN

Khía cạnh kinh doanh của một công ty bắt đầu và kết thúc bằng việc phân tích các số liệu mấu chốt. Cho dù bạn có làm gì đi nữa, nếu bạn không hiểu rõ những việc đang xảy ra trong công ty căn cứ theo các dữ liệu hiện có, và chỉ biết đưa ra các quyết định kinh doanh theo tin đồn và bản năng, bạn sẽ phải trả giá rất đắt. Microsoft là một công ty sản xuất và tôi rất quan tâm đến việc phát triển sản phẩm. Nhưng bất kỳ người nào đã từng tham dự một buổi họp duyệt xét ngân sách với ban giám đốc công ty sẽ nhận thấy rằng chúng tôi luôn yêu cầu có số liệu chính xác và sự phân tích đầy đủ những số liệu này. Các số liệu cho bạn cơ sở dữ kiện để định hướng phát triển sản xuất. Những số liệu sẽ cho bạn cách nhìn khách quan những gì khách hàng thích hoặc không thích. Số liệu sẽ giúp bạn nhận ra những công việc ưu tiên để có thể có biện pháp hành động chiến lược kịp thời.

Trong việc sản xuất, không có gì thay thế được các số liệu. Có khi ông bạn Steve Ballmer, chủ tịch công ty Microsoft, làm cho một nhóm phát triển sản phẩm phải ngạc nhiên khi ông ta biết rõ các kế hoạch giá cả và số liệu bán hàng của họ – và của cả các đối thủ cạnh tranh – hơn chính những người trình bày các số liệu này cho ông ta. ông ta thường bước vào phòng họp và ngay lập tức hỏi một câu mà người dự họp không thể trả lời. Ông ta đã xem xét mọi việc rất kỹ và đã suy nghĩ về những vấn đề từ các số liệu này. ông ta coi các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế là ưu tiên hàng đầu.

Các giám đốc kế hoạch của công ty cần phải phân tích số liệu. Những nhóm khác có thể hỗ trợ nhưng người làm việc trực tiếp với khách hàng và các vấn đề cạnh tranh cần phải tham gia xem xét công việc kinh doanh mỗi ngày từ mọi góc độ. Việc phân tích phải hỗ trợ cho hoạt động, không chỉ là phân tích đơn thuần. Phân tích sẽ đưa bạn từng bước tiến đến quyết định và hành động. Bạn phải suy nghĩ, hành động, đánh giá và thay đổi cho phù hợp.

Bắt đầu những số liệu kỹ thuật số không chỉ loại bỏ được những nỗ lực thừa hoặc sai sót. Nó còn góp phần làm chuyển động các phương thức tối ưu để xử lý dữ liệu sau đó. Sử dụng kỹ thuật số ngay từ đầu sẽ tạo nên hiệu quả trong sản xuất, vận chuyển, thanh toán và các quy trình hoạt động khác. Có được dữ liệu kỹ thuật số cũng là cách duy nhất để bảo đảm rằng bạn có thông tin nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu khách hàng trước các đối thủ cạnh tranh.

Nhu cầu phải có thông tin chính xác, kịp thời để đốc thúc nhân viên làm việc là một lý do để tôi quan tâm đến những số liệu kỹ thuật số mà không kém những biểu mẫu giấy tờ trước kia. Một số liệu bán hàng hoặc một số liệu về xu hướng mua sắm của khách hàng in trên giấy nằm ở dạng tĩnh. Bạn không có khả năng thâm nhập vào khảo sát chi tiết hay gửi các số liệu này cùng với những suy nghĩ về chúng qua e-mail để trao đổi với người khác. Bạn không thể phân tích những gì nằm bên trong các số liệu này. Với số liệu trên giấy tờ bạn phải đi tìm người có trách nhiệm và chỉ cho họ xem các số liệu nào bạn cho là không bình thường. Thông thường thì những việc đó sẽ được giải thích dễ dàng. Có thể đó là do một khách hàng đặt thêm một đơn hàng lớn hoặc một khách hàng khác ngưng không đặt hàng nữa. Có thể bạn chẳng làm gì được trong những trường hợp như vậy nhưng bạn vẫn muốn biết sớm tại sao kết quả bán hàng trong tháng lại có sự chênh lệch. Nếu bạn thấy có một xu hướng nào đó thể hiện trong báo cáo cuối tháng trên giấy tờ, cũng khó mà chuyển các giấy tờ đó đến những người có liên quan để cùng nhau thảo luận. Và lâu dần bạn sẽ thôi không lưu ý nữa vì khó mà tiến hành điều tra, khảo sát trong những tình hướng như vậy.

Khi các số liệu được thể hiện bằng kỹ thuật số, nhân viên tri thức có thể nghiên cứu, chú giải, xem xét chi tiết dưới nhiều góc độ và chuyến đến những người có liên quan để cùng thảo luận. Một con số trên giấy tờ là một con số chết. Một con số dưới dạng kỹ thuật số là sự bắt đầu của quá trình suy nghĩ và hành động có ý nghĩa.

MỞ RỘNG DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

Tiến hành kỹ thuật số hóa sẽ làm thay đổi toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Không có một hệ thống thông tin hiện đại, một công ty chuyên thay nhớt xe sẽ không có cơ may mở rộng công việc kinh doanh, không thể có những phương thức chiêu dụ khách hàng hoặc khuyến mãi thích hợp. Việc Coca Cola đầu từ vào hệ thống máy bán hàng thông minh là một ví dụ điển hình cho lợi ích của việc sử dụng kỹ thuật số đồng thời tạo ra mô hình kinh doanh mới. Những máy bán hàng của Coca Cola đã tiến lên thành những cửa hàng tự quản, có thể tự quảng cáo cho mình, thực hiện khuyến mãi, và yêu cầu cung cấp hàng. Không thể có những điều tuyệt vời đó nếu không có kỹ thuật số. Những cổ máy thông minh biết tự liên lạc từ xa sẽ ngày càng trở nên phổ biến.

TẠO MỘT MẠNG LƯỚI ĐỐI TÁC

Công nghệ kỹ thuật số cho phép một công ty tạo ra một mạng lưới các đối tác để phục vụ khách hàng tốt hơn. Bạn có thể tạo ra một công ty ảo trong đó thương mại, quản lý tri thức, và hệ thống điều hành kết hợp mọi người lại với nhau. Các đối tác của bạn sẽ được phối hợp với bạn tốt hơn, thu lợi nhiều hơn từ những thành công của bạn, và hiển nhiên sẽ cùng với bạn tìm cách đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn. Khi hệ thống thông tin của bạn được thiết kế để xúc tiến luồng lưu chuyển thông tin đến với khách hàng và nhận phản hồi từ phía khách hàng, thì những quy trình kinh doanh của toàn bộ hệ thống cung ứng sẽ cùng tiến trên con đường hiệu quả một cách tự nhiên. Khả năng giao hàng kịp thời có thể trở thành hiện thực ở mọi ngành công nghiệp.

Luồng thông tin kỹ thuật số tạo điều kiện cho công ty lập ra một tổ chức không biên giới, nhưng công ty phải có tầm hình và phương thức thích hợp mới có thể lôi cuốn các nhà cung cấp hoạt động theo mình. Trong mô hình kinh doanh truyền thống, nhà cung cấp thường được chấp nhận vì những thứ mà họ cung cấp nhưng không được coi là một bộ phận của quy trình kinh doanh cần thiết để phục vụ khách hàng. Cụm từ cũ “hệ thống cung cấp” ám chỉ những liên hệ trong một liên hệ theo tuyến, tính ngược từ người bán lẻ trở lại người phân phối, rồi vận chuyển và sau cùng mới đến nhà sản xuất. Phương thức mới ngày nay là một “mạng giá trị”, tức là một mạng lưới các đối tác được hỗ trợ bởi luồng lưu chuyển thông tin kỹ thuật số. Mỗi người có liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm đều phải tạo nên thêm một giá trị nào đó cho nó và thông tin phải lưu thông hai chiều. Các công ty trong giá trị mạng không bị giới hạn ở vị trí của họ do những thủ tục quy trình nặng nề và có thể kinh doanh với nhiều đối tác.

Wallmark * comsm Wal-Mart Stores, Inc.

Wal-Mart Stores, Inc. chủ yếu tham gia trong hoạt động bán lẻ, phục vụ khách hàng chủ yếu thông qua 3 hệ thống. Hệ thống cửa hàng Wal-Mart bao gồm các cửa hàng giảm giá và Siêu thị trên nước Mỹ. Hệ thống SAM’S Club bao gồm các câu lạc bộ hội viên ở Mỹ. Hệ thống International (quốc tế) bao gồm các hoạt động ở Argentina, Brazil, Canada, China, Đức, Hàn Quốc, Mexico, Puerto Rico và Anh Quốc.

Trong ba tháng đầu năm 2001, doanh số bán của công ty tăng 12% lên đến 48,57 tỉ đôla, lợi nhuận tăng 4% lên đến 1,38 tỉ đôla.

Chủ tịch công ty hiện nay là S.Robson Walton, 56 tuổi. Tổng giám đốc công ty là Lee Scott, Jr., 52 tuổi, lương 7,3 triệu đôla/năm.

Wal-Mart bắt đầu thay đổi quan hệ giữa người mùa hàng và nhà cung cấp, cho phép công ty Proctor & Gamble truy cập các dữ liệu bán hàng của họ để p & G có thể làm tốt công việc của mình – quản lý hàng tồn kho và phân phối sản phẩm – đồng thời Wal-Mart cũng làm được công việc tốt nhất – bán hàng. Mức độ cởi mở này là cách duy nhất để tăng tối đa lợi nhnân từ nhữnn <50 liên Imi ohn\/ển tn> do. Căn cứ theo tạp chí Forbes, Wal- Mart đã giảm 2 triệu đôla chi phí trong năm 1997 nhờ quản lý hàng tồn kho tốt hơn. Phần lớn số tiền tiết kiệm này là do họ biết tiếp tục sử dụng thông tin để làm việc với các đối tác cung ứng. Marks & Spencer đã chứng minh rằng chia sẻ thông tin không chỉ làm giảm chi phí mà còn giảm cả thời gian phản ứng của công ty trước các sự kiện bất ngờ xuống chỉ còn vài giờ cho dù ở bất kỳ nơi đâu trên thế giới.

Tổng Giám Đốc General Electric, Jack Welch, là một trong những người đầu tiên nói đến “tình trạng không biên giới.” ông ta cho rằng những giải phấp cho các vấn đề của doanh nghiệp nên bao gồm tất cả mọi người có liên quan trong công việc, cho dù ở trong hay ngoài ranh giới chính thức của công ty. CQng không có gì đáng ngạc nhiên khi GE, công ty kỹ thuật lớn và đa dạng nhất nước Mỹ, đã bắt đầu tạo cho 12 đơn vị hoạt động của nó một mạng nội bộ mở rộng lớn nhất thế giới. Một mạng nội bộ mở rộng (extranet) là một địa chỉ Internet riêng cho phép nhiều công ty cùng chia sẻ thông tin một cách an toàn và cùng nhau thực hiện công việc kinh doanh. GE dự định sẽ chi hơn 5 triệu đôla, tức 14% trong tổng số vốn thu được theo dự án là 35 triệu qua mạng nội bộ mở rộng đến năm 2001, so với không đầy 1% trong tiền mua điện ngày nay. Khi được triển khai đầy đủ, mạng này có thể quản lý 40.000 đối tác cùng lúc. Ngoài chức năng là một hệ thống giao dịch trực tiếp, mạng nội bộ mở rộng của GE còn có những phần mềm hỗ trợ phối hợp hoạt động theo thời gian thực. Nhân viên GE và các đối tác có thể xem và sửa chữa các tài liệu điện tử đồng thời cùng thảo luận qua Internet.

Trong một mạng giá trị, các công ty có thể giải tỏa nguồn vốn trước đây vẫn bị kẹt ở hàng tồn kho và làm giảm bớt đáng kể chi phí quản lý hàng tồn, như Wal-Mart đã làm. GE dự tính sẽ tiết kiệm từ 500 triệu đến 750 triệu nhờ giảm bớt sai sót, thúc đầy thực hiện hợp đồng và nhiều công việc hiệu quả khác. Các công ty cũng có thể tăng chất lượng sản phẩm. Khoảng 70% giá trị các sản phẩm của công ty Ford là do những linh kiện được các nhà sản xuất độc lập cung cấp, và hệ thống mạng kỹ thuật số của Ford cho phép họ làm việc nhanh chóng với các đối tác để đảm bảo vấn đề chất lượng. Các công ty trong mạng giá trị có thể phản ứng nhanh hơn và chính xác hơn với những biến động của thị trường.

THỰC HIỆN CÔNG VIỆC THÔNG TIN KỸ THUẬT SỐ NHIỀU HƠN

Nếu ích lợi từ việc hiểu rõ số liệu và lập ra mạng giá trị cấp bách đến thế, tại sao hiện nay có rất ít công ty thực hiện? Tại sao không có nhiều công ty triển khai hệ thống số liệu kỹ thuật số để theo dõi thị trường? Tại sao họ không theo dõi hoạt động khách hàng?

Lý do chính là có quá ít các doanh nghiệp thực hiện cung cấp dữ liệu kỹ thuật số ngay từ đầu. Các cửa hàng tạp hóa nằm trong số ít doanh nghiệp thực hiện kỹ thuật số ngay từ khởi điểm.Việc sử dụng máy quét thực chất là để tính tiền cho khách hàng nhanh hơn, nhưng nó đã mang lại giá trị kinh doanh cao hơn, đó là việc quản lý hàng tồn kho và phân tích xu hướng thị trường. Tuy nhiên việc bắt đầu bằng kỹ thuật số đời hỏi phải kiên trì. Nếu một thùng nước giải khát sáu lon được bán khuyến mãi 1 đôla 99, người kiểm tra có thể nhập vào máy “hai đôla” cho một thùng sáu lon, bất chấp đó là hiệu Dr. Pepper hay Pepsi. Tổng số tiền khách hàng phải trả thì đúng nhưng số hàng tồn kho cho cả hai nhãn hiệu trên sẽ không còn chính xác.

Kết nối dữ liệu kỹ thuật số giữa các người bán hàng đang sử dụng máy tính lớn và những người sử dụng mạng riêng là một công việc tốn kém. Cho dù lợi ích của việc trao đổi thông tin rất rõ ràng, không đầy 5% số công ty Mỹ dùng tiêu chuẩn EDI cũ. Có khi chỉ có một chiều thông tin là điện tử. Phương thức “EDI để gửi fax” là rất phổ biến. Và trong số 5% đó, hầu hết chỉ dùng EDI cho việc mua hàng và gửi hóa đơn. Thật sự ra, họ không trao đổi các thông tin bán hàng và hậu cần để tối đa hóa việc quản lý hàng tồn kho và vận tải. Chi phí và sự phức tạp của công nghệ đã làm cho người ta chùn bước, nhưng máy tính cá nhân và Internet cho ta một cơ sở hạ tầng làm nền tảng cho việc trao đổi thông tin kỹ thuật số rẻ tiền hơn. Nền tảng phần mềm càng đồng nhất bao nhiêu, các vấn đề kết nối càng trở nên ít phức tạp bấy nhiêu và bạn càng có nhiều khả năng để thiết kế một mạng giá trị.

Số người dùng dữ liệu kỹ thuật số ở các công ty hiện nay không nhiều. Các hệ thống giấy tờ hiện có làm cho người ta nghĩ rằng dữ liệu rất khó tìm và sắp xếp theo ý muốn. Vì dữ liệu của họ không ở dạng kỹ thuật số, họ phải làm việc với hàng núi giấy tờ mà họ không tài nào định hướng hoặc phân tích được. Họ không tìm được khuôn mẫu chung cho dữ liệu. Họ

không biến đổi các thông tin trên giấy tờ thành hành động. Vì ngày nay có quá ít công ty dùng công cụ kỹ thuật số trong nội bộ hoặc với các đối tác, những công ty nào nhanh chóng tạo ra một hệ thần kinh kỹ thuật số sẽ có cơ hội vượt trên các đối thủ cạnh tranh.

Để chuyển đổi thành một doanh nghiệp ảo hùng mạnh, một Tổng Giám Đốc trước hết cần phải xem lại tất cả các giấy tờ trên bàn làm việc nhân viên và tìm cách dùng hệ thống kỹ thuật số thay thế những núi giấy tờ này. Ngoài ra hãy nghĩ đến khả năng mở rộng quy trình kinh doanh ra ngoài phạm vi công ty để bao gồm cả toàn bộ mạng lưới đối tác và khách hàng. Bạn cần phải triển khai các quy trình kinh doanh được hỗ trợ bởi một luồng lưu chuyển thông tin nhanh chóng, đáng tin cậy để có thể giúp khách hàng nhận và gửi các thông tin phản hồi từ bạn hay từ bất kỳ đối tác nào như thể tất cả là một thực thể duy nhất vậy.

Nếu bạn tập trung nỗ lực liên kết với các đối tác và khách hàng để có thể quan tâm nhiều hơn đến chi phí và chỉ để cho mọi việc tiến hành suôn sẻ, không quan tâm nhiều đến thiết kế giải pháp tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp, hãy đánh giá lại những hỗ trợ kỹ thuật của bạn. Bạn cần suy nghĩ lại và đưa ra một phương pháp mới.

Bài học kinh doanh

---

• Biết rõ số liệu của bạn không chỉ có nghĩa là biết rõ các sổ sách kế toán cuối tháng. Đó là khả năng sử dụng dữ liệu để tiếp thị và bán hàng cũng như cho các mục tiêu tài chính.
• Một số liệu trên giấy tờ là một số liệu chết; một số liệu bằng kỹ thuật số là sự khởi đầu cho quá trình suy nghĩ và hành động có ý nghĩa.
• Những số liệu nhanh và chính xác cho phép khách hàng có thông tin phản hồi nhanh đối với các hoạt động của bạn cũng như của các đối tác.

Chẩn đoán hệ thần kinh kỹ thuật số của bạn

---

• Hệ thần kinh kỹ thuật số của bạn có nắm bắt được dữ liệu kinh doanh ngay từ đầu và trong mỗi hoạt động với khách hàng cũng như với các đối tác không?
• Bạn có kết hợp được những số liệu của đối tác với các số liệu của bạn không?
• Bạn có được một cơ sở dữ liệu khách hàng để toàn quyền sử dụng không?