Tổng giám đốc điều hành phải tham gia vào công nghệ thông tin cũng như đã tham gia vào mọi chức năng kinh doanh quan trọng khác. Tổng giám đốc cần phải có hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin. Tổng giám đốc và giám đốc công nghệ thông tin phải ý thức được rằng công nghệ không phải là một chi phí, mà là một nguồn chiến lược cho kinh doanh. Giám đốc thông tin cần phải tham gia vào các phiên họp về chiến lược kinh doanh và phải báo cáo trên cơ sở kinh doanh thay vì trên cơ sở tài chính. Chương này bao gồm cả những chỉ dẫn cho việc đánh giá cơ sở hạ tầng và đưa ra các quyết định mua sắm công nghệ thông tin, hỗ trợ một cơ sở hạ tầng hiện đại dựa trên các tiêu chuẩn của máy tính cá nhân và Internet.

“Công nghệ thông tin cho đến nay vẫn là bộ phận tạo ra dữ liệu hơn là bộ phận tạo ra thông tin – đó là chưa nói đến điều nó phải là bộ phận tạo ra các vấn đề hay các chiến lược mới lạ. Các nhà lãnh đạo cấp cao chưa hề sử dụng công nghệ mời này vì nó chưa cung cấp thông tin họ cần cho công việc của mình.”

PETER DRUCKER

Vì xử lý thông tin là cốt lõi đối với công việc nên các giám đốc điều hành phải xem công nghệ thông tin cũng như bát kỳ chức năng quan trọng nào khác. Dù đôi khi nhiều Giám Đốc Điều hành vẫn còn xa lạ với công nghệ thông tin. Các hệ thống thường bị xem là quá phức tạp và không quản lý nổi. Làm cho công nghệ thông tin phù hợp với chiến lược công việc dường như là một vấn đề. Các cuộc thảo luận hầu như không bao giờ đạt được kết quả. Tuy nhiên quản đốc công nghệ thông tin cố gắng lên tiếng với thông điệp thật sự là các hệ thống cũ quá phức tạp, đắt đỏ và không đủ linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu mới và luôn thay đổi. 

Với sự thay đổi công nghệ trong vài năm qua, Giám Đốc Điều hành giờ đây có cơ hội định hướng lại công nghệ của công ty. Nhưng việc thay đổi này đòi hỏi ở giám đốc điều hành 3 điều. Trước hết, giám đốc điều hành phải xem công nghệ thông tin như là nguồn chiến lược giúp cho công việc giảm nhẹ bớt nhân lực. Công nghệ thông tin không nên được xem như món hàng tốn kém. Thứ hai, giám đốc điều hành cần hiểu biết về công nghệ đủ để đặt ra cho quản đốc công nghệ thông tin những câu hỏi khó và hay, và biết được có phải các câu trả lời là chính xác hay không, về phương diện này công nghệ thông tin không khác gì so với buôn bán, tài chính hay sản xuất. Thứ ba, giám đốc điều hành cần huy động quản đốc công nghệ thông tin vào công tác lập chiến lược quản lý. Không thể nào kết hợp chiến lược công nghệ thông tin với chiến lược kinh doanh nếu quản đốc công nghệ thông tin không có liên quan.

Kiến thức của giám đốc điều hành về công nghệ khác nhau rất nhiều từ Paul 0’Neill, giám đốc điều hành của Alcoa người đã khởi đầu sự nghiệp của mình viết phần mềm cho cơ quan cựu chiến binh cho đến nhiều người khác như Ralph Larsen, giám đốc điều hành của John son & Johnson, người mà không có nền tảng nào về công nghệ. Kinh nghiệm trong kỹ thuật của Paul có nghĩa là ông ta không e ngại công nghệ.

Khi các hệ thống mới cuối cùng được kết nối, Ralph gặp một người điều hành và hỏi: 

Ảnh

“Anh có nhận được lời nhận xét của tôi không?” Người điều hành nói không và Ralph nói:

“Tôi đã gởi e- mail cho anh.” Người điều hành nói:

“Ồ, tôi không dùng máy tính.” 

Ralph nói:

“Vậy thì anh sẽ không bao giờ nhận được tin của tôi nữa, vì đó là cách duy nhất tôi sẽ liên lạc với ban điều hành cấp cao qua thư từ.” Ngày hôm sau người điều hành có ngay một máy tính trên bàn làm việc.

John Warner, Giám đốc Hành chính của Boeing cũng đã dùng chiến lược điều hành cấp cao từ trên xuống. Bốn người đầu tiên trên hệ thống thư điện tử mới của Boeing theo thứ tự là giám đốc điều hành, hai chủ tịch điều hành và bản thân John. John biết rằng nếu các nhân viên điều hành cấp cao dùng hệ thống thư điện tử, những người khác trong công ty cũng sẽ có nhu cầu đó. Boeing nghĩ rằng cần phải mất nhiều năm để thư điện tử trở thành mọt chiến lược nhưng công ty cũng hiểu được điều bất lợi chỉ vài tháng sau khi hệ thống được lắp đặt. Năm 1996 trong khi một nhân viên điều hành cấp cao ở Seattle đang cố gắng liên hệ với một nhóm bán hàng ở Châu Âu để hoàn thành một đơn đặt hàng lớn, thì các nhân viên bảo trì bất ngờ tắt nguồn máy chủ. Vì máy bị trục trặc vào ngày lễ Tạ ơn ở Mỹ nên phải mất vài ngày để tái thiết lập. Boeing nhận được đơn đặt hàng, nhưng từ đó trở đi đã lập bản lưu và các khả năng hỗ trợ cho hệ thống thư điện tử của họ để dùng cho các hệ thống kinh doanh chính khách.

Điểm chính yếu của các ví dụ trên là giám đốc điều hành phải nhận ra tầm quan trọng trong chiến lược của công nghệ khi họ thực hiện các công việc kinh doanh quan trọng hàng đầu. Bạn không cần phải là chuyên gia công nghệ. Thật ra nếu bạn biết quá nhiều thuật ngữ liên quan đến công nghệ, bạn lại tập trung vào công nghệ theo một phương diện sai lệch. Để biết công nghệ có thể giúp gì cho công việc của bạn thì bạn chỉ cần biết cơ bản về máy tính. Bạn có thể làm mọi cách để biết. Tôi có biết vài giám đốc điều hành thuê cố vấn hàng đầu dạy cho họ những điều họ cần biết về công nghệ. Bạn cũng có thể học trực tiếp qua giám đốc công nghệ thông tin của công ty.

LÀM CHO CÁC QUẢN ĐỐC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGHĨ ĐẾN KINH DOANH

Khi Patricia Higgins được yêu cầu trở thành quản đốc công nghệ thông tin của Alcoa và khi JoAnn Heisen được yêu cầu trở thành quản đốc công nghệ thông tin của John & John, cả hai phụ nữ này có cùng phản ứng: thất vọng. Cả hai xem công nghệ thông tin là tổ chức hỗ trợ phía sau không liên quan trong kinh doanh. Patricia có nhiều vai trò khác nhau trong kinh doanh tại các công ty thông tin liên lạc. Công việc cuối cùng của bà là nắm giữ chức chủ tịch bộ phận thông tin liên lạc của Unisys. JoAnn đã từng là thủ quỹ và là người quản lý công đoàn của công ty John & John qua nhiều năm. Bà chỉ có quan hệ duy nhất với nhóm công nghệ là xét duyệt các khoản chi tiêu của họ. JoAnn hỏi Ralph, “ông muốn tôi làm gì ở đây? Có phải rằng sự nghiệp của tôi đã chấm dứt rồi (Ghi chú: đây là một cách chơi chữ, CIO, tức Chief Information Officer – Giám đốc phụ trách thông tin được đọc thành Carees is Over – có nghĩa là sự nghiệp chấm dứt) hay không?” Nhưng cả hai người phụ nữ đều đồng ý rằng các giám đốc điều hành của họ muốn đưa cái nhìn kinh doanh đến công việc quản đốc công nghệ thông tin và định nghĩa lại vai trò của nó. Hiện thời xu hướng buộc các nhà kinh doanh phải đảm trách công việc của quản đốc công nghệ thông tin đang gia tăng. Patricia trở thành “cố vấn và người huấn luyện” cho các đơn vị kinh doanh về cách thức sử dụng thông tin như một tài sản chiến lược tiếp tục gia tăng lợi nhuận của họ. JoAnn là nhà kinh doanh có kỹ năng cá nhân tốt mà Ralph muốn là cầu nối giữa kinh doanh và nhóm công nghệ thông tin của John & John. Ralph nói “Các nhà quản lý kinh doanh thất vọng với mức dịch vụ và những người làm công tác kỹ thuật lại cảm thấy bị lạm dụng và không được coi trọng. Tôi cần người có thể ứng phó với cả hai lĩnh vực.”

Ảnh

Yêu cầu đặt ra ngày nay là tính đơn giàn, từ đó sẽ làm giảm đánh kể tổng chi phí mua sắm và hoạt động công nghệ thông tin. Vẩn đề còn lại là chiến lược đơn giản hóa nào là tốt nhất

BILL GATES – 1997

Trước tiên JoAnn cho rằng mình có bổn phận học hỏi về công nghệ. Sau đó bà nhận thấy rằng người sử dụng công nghệ thông tin cần phải hiểu biết các vấn đề kinh doanh. Nhận thức đó là phần khởi đầu của các cuộc họp mà JoAnn mô tả các vấn đề trong kinh doanh của công ty và đề nghị rằng bộ phận kỹ thuật nên mô tả những tác dụng của công nghệ một cách đơn giản. JoAnn đôi khi coi như bản báo cáo hàng năm biết đi ở J & J, bảo đảm rằng những người trong bộ phận công nghệ thông tin phải hiểu các vấn đề kinh doanh, mục đích kinh doanh, các vấn đề kinh doanh đang thay đổi trong lĩnh vực chăm sóc y tế, và các sản phẩm vận chuyển trên đường dẫn của John & John. Sau đó bà đưa ra vấn đề thách thức các nhóm phụ trách công nghệ thông tin: Làm thế nào họ có thể hỗ trợ các nỗ lực hiện thời và làm thế nào họ có thể hỗ trợ sự phát triển lợi nhuận trong tương lai? Bài đối thoại này là bước cơ bản đầu tiên trong việc định nghĩa lại vai trò của công nghệ thông tin ở John & John.

Vì các quản đốc công nghệ thông tin không phải lúc nào cũng có liên hệ tốt với giám đốc điều hành nên một số quản đốc công nghệ thông tin ngày nay yêu cầu được báo cáo trực tiếp tới giám đốc điều hành. Điều này không phải là điều thiết yếu, tuy nhiên bạn phải tổ chức quản lý tốt, điều quan trọng nhất là có mối quan hệ làm việc gần gũi giữa người quản lý công nghệ cấp cao nhất và bộ phận kinh doanh cấp cao, và giám đốc điều hành cần tham gia vào các cuộc thảo luận.

Tại công ty Alcoa và John & John, quản đốc công nghệ thông tin có chỗ đứng trong ban quản lý cấp cao nhất; và các quản đốc công nghệ thông tin của các công ty là thành viên của ban quản lý của công ty họ. Các công ty của Carlson, một công ty quốc tế hàng đầu về các dịch vụ marketing, du lịch và đón tiếp đã cơ cấu giám đốc điều hành vào các ban kế hoạch, điều hành và phân bố ngân sách. Carlson thường xuyên triệu tập một ban công nghệ thông tin trong đó lãnh đạo của ban kế hoạch kinh doanh gặp gỡ các nhân viên quản lý công nghệ từ các đơn vị. Công ty có hai cuộc họp chính thức hàng năm trong đó giám đốc điều hành và các nhà điều hành cao cấp khác giải thích cho750 nhân viên công nghệ thông tin tại trụ sở chính về chiến lược kinh doanh và ý nghĩa của nó đối với công nghệ thông tin. Những người làm công nghệ lâu năm tập trung lại 2 lần trong một năm để trao đổi kinh nghiệm hỗ trợ các mục đích kinh doanh.

Nếu quản đốc công nghệ thông tin của bạn báo cáo với giám đốc tài chính, tôi đề nghị bạn nên xem lại cách tổ chức. Nếu công nghệ thông tin báo cáo với giám đốc tài chánh, nó có khả năng được xem như một khoản chi tiêu và bộ phận tài chính có thể tập trung vào việc cắt giảm chi phí. Công nghệ thông tin cần được xem xét theo phương diện cơ hội kinh doanh mà nó tạo ra và nêu báo cáo thông qua bộ phận kinh doanh. Nếu bạn có giám đốc tài chánh hiểu biết về kinh doanh thì báo cáo của quản đốc công nghệ thông tin cho giám đốc tài chánh có thể có hiệu quả. Nếu không được như vậy, bạn có thể sắp xếp cách khác. Tại Microsoft, quản đốc công nghệ thông tin và giám đốc tài chánh đều báo cáo cho Bob Herbold, nhân viên điều hành cao nhất có nhiều năm kinh nghiệm trong cả lĩnh vực kinh doanh lẫn thông tin.

Từ lúc thành lập Microsoft, tôi luôn ứng dụng công nghệ trước khi sử dụng lao động để giải quyết các vấn đề kinh doanh. Việc liên kết thế giới công nghệ thông tin với các mục tiêu kinh doanh bắt đầu với việc kinh doanh, tiếp thị và kế hoạch bán hàng của các nhà điều hành cấp cao – Steve Ballmer, Bob Herbold, Jeff Raikes và những người khác. Sau khi xem lại kế hoạch, John Connors, quản đốc công nghệ thông tin của Microsoft thiết lập kế hoạch công nghệ thông tin sơ khởi. John tiếp tục triển khai kế hoạch qua các cuộc họp với Bob, các nhân viên khác nhau của các cấp kinh doanh và các nhà lãnh đạo công nghệ thông tin. Kế hoạch này, hiện nay, bao gồm tất cả các ưu tiên cho công nghệ thông tin và chi phí tài chánh, đều được Steve xem lại và bản kế hoạch có các ý kiến chung sẽ được gửi đến cho tôi.

Đối với công nghệ thông tin cũng như tất cả các đơn vị kinh doanh của chúng tôi, các kế hoạch hàng năm được cập nhật vào giữa năm. Hơn nữa, John gặp gỡ ủy ban điều hành 4 lần mỗi năm bàn về các chủ đề nổi cộm. Các chủ đề cho năm tài chính 1998 là sự liên kết các hệ thống kỹ thuật cho tất cả các tính năng của Internet; chiến lược lâu dài cho cơ sở hạ tầng của chúng tôi, mức độ sẵn sàng và độ tin cậy của các sản phẩm chính của chúng tôi, ưu nhược điểm của các sản phẩm chính trong các môi trường kinh doanh có qui mô lớn.

Những đề nghị của John về cách cải tiến sản phẩm xuất phát từ sự rắc rối khác trong công việc của ông ta: ông ta phải sử dụng thử nghiệm các phần mềm trước khi nó được bán ra ngoài. John được giao sử dụng môi trường công nghệ thông tin lớn như một phòng thí nghiệm thực tiễn.

Chúng tôi gọi phương pháp này là “tự ăn những gì mình nấu”. Đó là cái tên khiếm nhã nhưng dễ thương đối với công việc nghiêm túc. Nếu chúng ta không điều hành được công việc kinh doanh của mình trên công nghệ của mình, chúng ta không thể khiến người tiêu dùng làm điều đó. Trước khi cho ra sản phẩm thư điện tử trao đổi bằng phần mềm Microsoft Exchange, chúng tôi đặt ra yêu cầu là nó phải đang được sử dụng làm hệ thống thư điện từ nội bộ phục vụ 14.000 nhân viên của chúng tôi lúc đó.

Nhu cầu dùng phiên bản thử nghiệm cho kinh doanh này – và việc thành lập ban quản lý cấp cao, một nhóm người biết nhiều về kỹ thuật hơn John – tạo cho quản đốc công nghệ thông tin của chúng ta các thử thách nhất định, ông ấy có thể nhận được nhiều nguồn hơn hầu hết các quản đốc công nghệ thông tin, nhưng ông ta bị nhiều người nhòm ngó. Có nhiều kỳ vọng rất cao đối với công việc của ông.

Dĩ nhiên, không quản đốc công nghệ thông tin nào làm được điều này – dễ dàng. Công việc công nghệ thông tin là cái mà bạn sẽ nhận điểm dưới trung bình nếu bạn thất bại nhưng nếu thành công chỉ nhận điểm trung bình khá? Có lần, sau một cuộc kiểm tra công nghệ thông tin đặc biệt khó khăn, John về nhà bày tỏ sự thất vọng với vợ. “Bà ấy bảo rằng công việc của tôi giống như giúp thiết kế phụ tùng xe cho Henry Ford. Ý kiến phản hồi tôi đưa ra về sản phẩm công ty góp phần cải thiện cuộc sống cho khách hàng trên khắp thế giới. Bà ấy nhắc tôi rằng công việc của tôi rất quan trọng – và tôi sẵn sàng chấp nhận.”

Khi chúng tôi dịch chuyển các chiến lược kinh doanh sang bao gồm cả Internet trong nhiều năm qua thì John cũng đã dịch chuyển nguồn công nghệ thông tin cho phù hợp. ưu tiên chính của ông là tạo ra các trình ứng dụng cần thiết để chúng tôi sử dụng Internet làm phương tiện truyền dẫn thông tin cho những người đồng sự và cả khách hàng và thiết lập khu vực ứng phó với lực lượng liên lạc khổng lồ cho toàn cầu, từ khách hàng, đối tác đến các nhân viên.

Trong vài năm qua chúng tôi đã có một số điểm không tương đồng giữa kinh doanh và công nghệ thông tin. Những bất cập này thường xảy ra do những cải tiến trong đơn vị mà người thực hiện không hiểu yêu cầu của công nghệ thông tin. Với một chương trình cấp phép trên mạng, các tín hiệu thất lạc buộc chúng tôi phải dùng giải pháp kỹ thuật kém hoàn hảo hơn mà công nghệ thông tin phải chấp nhận trong khi thiết kế hệ thống một cách thích hợp để chuẩn bị cho lần ra mắt tiếp theo. Đôi khi áp lực thị trường và khách hàng tạo ra cùng tình huống tiến thoái lưỡng nan đó. Một dịch vụ có tên Windows Update, giúp người sử dụng dễ dàng lấp được các phần nâng cấp và sửa lỗi phần mềm từ trên mạng, phải cỏ sẵn suốt 24/24 mà chỉ cần thời gian rất ít để chuẩn bị. May mắn là nhóm của John của làm đủ các đề án 24/24 cho các địa chỉ Internet khác trước năm 1998, khi mà dịch vụ mới này khởi đầu, vì vậy ông ta có đủ kinh nghiệm để thực hiện kịp thời.

Một bộ phận công nghệ thông tin giỏi có thể ứng phó với dự án bất ngờ, nhưng giám đốc điều hành phải thực thi quyền lãnh đạo để bảo đảm rằng công nghệ thông tin không bị lạm dụng. Giám đốc điều hành phải bảo đảm rằng tất cả nhân viên điều hành đồng ý từ 5 đến 8 điều ưu tiên dành cho công nghệ thông tin mỗi năm và hiểu được mức bán ra của các đề án khác để thực hiện các ưu tiên hàng đầu. Giám đốc điều hành càng thông hiểu khả năng của công nghệ thông tin thì họ càng thực hiện những sự đánh đổi đúng mức khi các đề án khản cấp khác nảy sinh. Nếu không có những vấn đề ưu tiên do giám đốc điều hành đặt ra thì các bộ phận công nghệ thông tin và quản đốc công nghệ thông tin sẽ phải nỗ lực để làm quá nhiều việc. Và cuối cùng thì họ chẳng làm được gì đến nơi đến chốn.

ĐẶT TRÁCH NHIỆM ĐÚNG CHỖ

Chi phí ban đầu cho cơ sở hạ tầng máy tính khá cao. Công nghệ thông tin hiện nay và tương lai vẫn có vai trò lớn trong cơ cấu chung. Ba mươi năm nữa công nghệ thông tin sẽ tăng từ 5% tổng chi phí cho thiết bị kinh doanh lên đến hơn 50% vào năm 2000. Trong một vài ngành công nghiệp như bảo hiểm và an ninh, công nghệ thông tin chiếm trên 80% chi phí cho tất cả các thiết bị. Mỗi công ty phải tận dụng tốt nhất phần đầu tư này để thành công. Thường thì quản đốc công ty có trách nhiệm xem xét chi phí cho cơ sở hạ tầng, nhưng trách nhiệm này bị đặt sai chỗ. Vì cơ sở hạ tầng làm ra lợi nhuận trong tất cả các chức năng kinh doanh của công ty nên giám đốc điều hành là người chịu trách nhiệm cao nhất về các quyết định chi cho công nghệ thông tin. Quản đốc công nghệ thông tin có trách nhiệm khuyến cáo giám đốc điều hành thực hiện cơ sở hạ tầng một khi quyết định được đưa ra và tạo dựng các phương cách kinh doanh dựa trên đó. Quản đốc công nghệ thông tin cũng phải truyền đạt sự hiểu biết, học tập và suy nghĩ về kinh doanh xuống các bộ phận kỹ thuật và tổ chức sắp xếp để hỗ trợ cho các nhu cầu kinh doanh. Nhưng kiến thức về kinh doanh chỉ có thể truyền đạt đến bộ phận công nghệ thông tin nếu quản đốc công nghệ thông tin hiểu biết về nó.

Nếu công nghệ thông tin không hiểu biết các công việc kinh doanh nhưng giám đốc điều hành huy động quản đốc công nghệ thông tin vào các quyết định kinh doanh quan trọng thì lỗi thuộc về giám đốc điều hành. Có lẽ tình cảnh này là lý do công việc quản đốc công nghệ thông tin đôi lúc được miêu tả như đoạn cuối của một sự nghiệp và đôi khi như viên đá nền cho vị trí của giám đốc điều hành. Người có khả năng xem xét cách thức đưa công nghệ vào phục vụ các nhu cầu kinh doanh sẽ có giá trị rất cao đối với công ty; người không có khả năng thì không thể giúp được nhiều cho công ty.

Cần phải thiết lập một cơ sở hạ tầng kỹ thuật số hiện đại. Đôi khi giám đốc điều hành phải hậu thuận cho các chủ tịch đơn vị hay công ty con, tất cả những người đã quen độc lập đưa ra các quyết định về công nghệ và tất cả những người mà sẽ luôn luôn nói rằng nhu cầu của họ khác nhau. Các công ty tư vấn chính có thể đưa ra lời khuyên về lĩnh vực này. Một phương pháp học được đưa vào ứng dụng với tên IT Advisor đã giúp cho doanh nghiệp đánh giá tình hình công nghệ của nó để nó có thể tránh hoặc ra khỏi hố sâu của công nghệ. Một công ty rơi vào hố sâu của công nghệ thấy rằng phải chi càng ngày càng nhiều cho công nghệ thông tin, chi phí bảo trì cao quá mức, nảy sinh sự phức tạp và không cải tiến bao nhiêu.

Dựa vào nghiên cứu của McKinsey và Company, IT Advisor giúp các công ty đánh giá các thiết bị công nghệ hiện tại, các qui trình quản lý công nghệ và hoạt động kinh doanh dựa trên 69 tiêu chuẩn đánh giá. Bạn có thể biết công ty bạn đang ở vị trí nào khi xét về tính hiệu quả công nghệ và biết rõ nơi nào tập trung năng lượng để vươn ra khỏi hố sâu nếu cần. Mục tiêu đặt ra là phải lên được đỉnh cao công nghệ nơi đó bạn có cơ sở hạ tầng rất mạnh và linh hoạt, chi phí cho công nghệ và tổ chức nhắm vào các giải pháp kinh doanh và các ứng dụng trong kinh doanh thuộc cấp cao nhất. Nếu bạn muốn nhanh chóng cảm nhận được vị trí hiện nay của công ty mình, hãy xem qua phần IT Advisor trên trang Web của quyển sách này www.speed-of-thouaht.com.

Một cách khác để đánh giá cơ sở hạ tầng của bạn là xem số phần trăm nguồn lực dành cho công nghệ thông tin mà bạn đang chi ra để mua và điều hành máy tính, cung cấp sự hỗ trợ cho máy tính cá nhân và chạy các chương trình ứng dụng công nghệ thông tin hậu trường. Nếu hơn 1/3 nguồn công nghệ của bạn thuộc những công việc thường nhật này thì các hoạt động công nghệ của bạn không hiệu quả, có thể do cơ sở hạ tầng của bạn quá phức tạp. Trong khi cố gắng hình dung ra phương cách cải thiện các dịch vụ công ích, bang South Australia thực hiện một cuộc nghiên cứu cho thấy rằng 55% nỗ lực công nghệ thông tin của họ nhắm vào công tác hành chánh. Trong khi đó, các công ty cổ cách tổ chức công nghệ hiệu quả chỉ dùng 30% cho các công việc hành chánh thường nhật. Ban này thấy rằng một cơ sở hạ tầng hiệu quả hơn có thể giải phóng một cách hiệu quả thêm 25% các nguồn công nghệ mà có thể dùng để chi cho việc tìm ra các giải pháp tạo dịch vụ tốt hơn. Họ chuyển sang một cơ sở hạ tầng dùng máy tính, tiêu chuẩn hóa cơ sở liên lạc, và thuê công ty bên ngoài bảo trì dựa trên nền tảng chi phí cố định để bảo đảm rằng chi phí có thể kiếm soát được.

Carlson đi theo đường lối tương tự trong việc thuê công ty ngoài bảo trì các phần mềm ứng dụng của họ. Giống như South Australia, Carlson muốn giải phóng các nhà chế tạo nội bộ để tìm ra các giải pháp kinh doanh. Dù vậy không phải công ty nào cũng giống nhau. Một cuộc nghiên cứu do John & John thực hiện cho thấy họ tự bảo trì hiệu quả hơn là thuê người ngoài. J&J không thấy lý do nào phải thuê một công ty khác làm công việc bảo trì.

Như các ví dụ trên cho thấy, thuê công ty ngoài làm việc sẽ có lợi khi người bên ngoài mang lại nhiều hoạt động tốt nhất ngoài khả năng của công ty hay ngoài sự tập trung phát triển chính của bạn. Tuy nhiên tôi không đề nghị thuê người ngoài cho việc phát triển các ứng dụng có tính chiến lược. Tôi có nói chuyện với một công ty đang tính đến việc thuê công ty khác thực hiện toàn bộ công việc công nghệ thông tin của họ và tôi hỏi họ còn gì để mà kinh doanh! Công ty đó sẽ làm gì nếu người kia làm việc tồi hay từ bỏ dự án vào một ngày nào đó?

Dĩ nhiên bạn nên cân nhắc chi phí công nghệ thật cẩn thận nhưng trước hết bạn phải đánh giá cơ sở hạ tầng của mình về phương diện giá trị kinh doanh mà nó mang lại. Nếu bạn định chi tiền, bạn có định chi tiền để tìm ra giải pháp hay chỉ đơn thuần để bảo đảm cho động cơ hoạt động tốt? Một cơ sở hạ tầng tốt sẽ cắt giảm chi phí, nhưng một giám đốc điều hành luôn phải tự hỏi cơ sở hạ tầng giúp làm được gì hơn là hỏi nó phải nỗ lực chi ít hơn cho các nguồn có chức năng hành chánh và chi nhiều hơn cho các giải pháp kinh doanh mới.

Khi xem lại chi phí cho đề án, phải đặc biệt chú ý tránh cái bẫy chuyển chi phí ngầm cho việc cải tiến cơ sở hạ tầng sang ứng dụng đầu tiên tận dụng lợi thế của nó. Phương cách này có thể làm cho một giải pháp kinh doanh có giá trị có vẻ không khả thi về mặt tài chánh. Như vậy phải tự hỏi các ứng dụng thứ 2 và 3 sẽ phải tốn kém bao nhiêu. Các giải pháp phụ nên cần chi phí tương đối thấp. Chẳng hạn một hệ thống liên lạc tốt thì rất đắt tiền nhưng các ứng dụng phụ giúp tăng lượng công việc dựa trên hệ thống liên lạc thì nên tương đối rẻ.

Nên tính đến công tác đào tạo trong chi phí hạ tầng cơ sở. Thường các công ty đầu tư nhiều tiền vào phần cứng, phần mềm mà xao nhãng việc chi cho công tác đào tạo người sử dụng. Mục đích là gì? Mỗi ứng dụng thành công của công nghệ đều cần công tác đào tạo nhiều và liên tục. Đưa công tác đào tạo vào ngân sách hàng năm. Đó mới là phương thức đầu tư tốt nhất.

Không phải ngẫu nhiên mà hầu hết các công ty tôi mô tả trong cuốn sách này đều theo phương pháp đưa công nghệ thông tin thực hiện các đề án đặc biệt để tăng lợi nhuận nhờ sản phẩm được cải tiến, chi phí sản xuất thấp, phân phối kịp thời và phục vụ khách hàng tốt hơn. Các công ty này đã rút ra bài họ có giá trị. Mục đích và công nghệ thông tin là làm ra tiền! Thay vì tập trung hạ chi phí sử dụng công nghệ, hãy cân nhắc chi phí theo phương diện tính hiệu quả đối với mức thấp nhất. Bí quyết đi đến thành công trong kinh doanh ở thời đại kỹ thuật số là thành công khi sử dụng công nghệ thông tin. Bí quyết đi đến thành công trong công nghệ thông tin là cơ sở hạ tầng hiện đại và linh hoạt dựa trên các tiêu chuẩn máy tính cá nhân và Internet.

Bài học kinh doanh

---

• Giám đốc điều hành phải hiểu công nghệ thông tin cũng như bất kỳ chức năng kinh doanh nào. Trách nhiệm sử dụng công nghệ một cách có chiến lược không thể giao cho quản đốc phụ trách công nghệ.
• Giám đốc điều hành phải xem công nghệ thông tin như là nguồn chiến lược giúp công ty tạo ra lợi nhuận.
• Quản đốc phụ trách công nghệ phải là cầu nối trong quá trình phát triển chiến lược kinh doanh và phải có khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ đơn giản những điều công nghệ có thể làm để thi hành chiến lược đó.
• Xem chi phí đào tạo như một phần chi cơ bản cho hạ tầng cơ sở.

Chẩn đoán hệ thần kinh kỹ thuật số của bạn

---

• Mỗi năm bạn có chi ít hơn cho việc bảo đảm các hệ thống hoạt động và nhiều hơn cho các giải pháp kinh doanh mới hay không?
• Bạn có các ứng dụng kinh doanh tốt nhất không?
• Phải chi bao nhiêu để thêm các giải pháp mới cho cơ sở hạ tầng hiện đại của bạn?