Chính phủ có thể được lợi nhiều từ những quy trình kỹ thuật số hơn bất kỳ một tổ chức nào khác, nhưng nói chung chính phủ chỉ phải làm rất ít. Các chính phủ phải suy nghĩ xa hơn những vấn đề tổ chức nội bộ và xem xét cấc vấn đề từ góc độ của luồng lưu chuyển thông tin tổng quát và thiết kế các hệ thống kết hợp để cung cấp dịch vụ tốt hơn cho công dân. Các ví dụ trong chương này cho thấy sáng kiến của những cơ quan chính phủ ở mọi cấp độ trong việc giảm bớt thông tin giấy tờ và sắp xếp hợp lý các quy trình thông qua các hệ thống kỹ thuật số.

“Chúng ta phải cho người dân đủ sức mạnh để tự hành động mà không cần một hệ thống quan liêu. Để cho bộ máy hành chính quan liêu hiểu được điều này không phải dễ. Các cơ quan chính phủ phải biết rằng họ là nguồn hỗ trợ cho người dân, không phải là một cơ quan để đặt ra quy định cho dân. Tuy nhiên phải nhìn thấy một điều rằng giúp cho người dân tự giải quyết những vấn đề của họ cũng là một niềm vui”.

BILL LINDER

Thư ký Văn phòng Bộ Dịch Vụ Quản Lý Tiểu bang Florida

Có lẽ rằng chính phủ sẽ được hưởng lợi từ tính hiệu quả và những dịch vụ cải thiện xuất phát từ công nghệ kỹ thuật số nhiều hơn bất kỳ một tổ chức nào khác. Các quốc gia phát triển sẽ đi đầu trong công cuộc tạo ra các quy trình không giấy tờ để làm giảm bớt nạn quan liêu. Các quốc gia đang phát triển sẽ có thể cung cấp những dịch vụ mới mà không cần phải có những phương thức giấy tờ cồng kềnh, tốn kém. Tuy nhiên hầu hết các chính phủ vẫn còn đi sau các doanh nghiệp trong việc sử dụng những công cụ kỹ thuật số. Những doanh nghiệp tiến hành kỹ thuật số hóa vẫn còn bị vướng mắc bởi những thủ tục giấy tờ do nhà nước chưa làm việc hoàn toàn trực tuyến.

Lý do của sự trì trệ này không phải là do thiếu kinh phí mà thực tế là do thiếu sự tập trung tổ chức. Vì các quy trình làm việc của chính phủ chủ yếu tập trung vào giấy tờ và nhân sự nên trước đây việc sắp xếp hợp lý hóa có nghĩa là giảm bớt các dịch vụ. Các nhà lập pháp vẫn thường cấm các cơ quan chính phủ giải thể các văn phòng, tức là bắt họ phải làm nhiều việc hơn trong điều kiện thiếu thốn hơn. Đồng thời, có rất ít biện pháp để tạo ra các sáng kiến kinh tế hoặc động lực nhằm cung cấp các dịch vụ tốt hơn. Người dân không thể nào đi đóng thuế ở một cơ quan thuế khác hay xin thành lập doanh nghiệp ở một văn phòng chính phủ khác. Các cơ quan chính phủ chỉ biết tập trung vào những nhu cầu tổ chức nội bộ và phạm vi quyền lực hạn hẹp của họ hơn là do cho những nhu cầu rộng lớn của người dân. Lấy ví dụ cụ thể về trường hợp một người muốn thuê dịch vụ chăm sóc trẻ em ở Hoa Kỳ. Người này phải đi đến năm cơ quan chính phủ khác nhau, và ở mỗi cơ quan phải điền vào một bộ hồ sơ. Sự phức tạp, rắc rối này, vốn được cho là biện pháp hạn chế tình trạng trốn thuế, giải thích vì sao có tình trạng không tuân theo luật pháp. Trong những trường hợp tương tự, đối với người dân bình thường và các doanh nghiệp, chính phủ vẫn là một nút chặn đáng sợ giữa các cơ quan và quy định không đồng bộ nhau.

Tuy nhiên, các quy trình kỹ thuật số và phong cách sống trong thế giới web đem lại cho chính phủ cơ hội tổ chức lại các bộ phận cấu thành thay vì các thủ tục quan liêu bàn giấy.

Chính phủ có thể thực hiện năm bước chính để đưa quốc gia tiến lên thời đại kỹ thuật số. Hai bước đầu liên quan đến việc cải thiện các dịch vụ chính phủ; ba bước sau bao gồm việc tạo ra một cơ sở hạ tầng để các doanh nghiệp trong nước có thể cạnh tranh trong thời đại kỹ thuật số.

1. Đưa các nhân viên chính phủ vào hệ thống e-mail và xóa bỏ tất cả công việc lưu trữ hồ sơ bằng giấy tờ. Bảo đảm rằng mọi thông tin trong văn phòng chính phủ đều được lưu trữ và chia sẻ bằng kỹ thuật.
2. Đưa các dịch vụ của chính phủ lên mạng cùng với một giao diện thiết kế cho người dùng. Công bố mọi thông tin trên Internet.
3. Thu hút sự đầu tư của những công ty công nghệ và khuyến khích thương mại điện tử, thông qua những sáng kiến tài chính nhưng thường là với những dự án hợp tác. Tạo ra một khung pháp lý để xác nhận cho mọi công dân và doanh nghiệp bằng phương thức điện tử.
4. Bãi bỏ các quy định về viễn thông và khuyến khích đầu tư vào hạ tầng công nghệ viễn thông.
5. Nâng cao kỹ năng cho người dân bằng cách sử dụng công nghệ như một phần của hệ thống giáo dục vào đào tạo ở mọi cấp.

THAY THẾ SỰ LƯU CHUYỂN GIẤY TỜ BẰNG VIỆC CUNG CẤP VĂN BẢN TRÊN MẠNG

Cũng như các doanh nghiệp, chính phủ có thể tận dụng các công cụ điện tử và e-mail để thu lợi nhiều hơn từ những đầu tư kỹ thuật, ở các quốc gia phát triển, nhiều nhân viên và quan chức chính phủ đã được trang bị máy tính cá nhân. Các quốc gia đang phát triển cũng có thể xây dựng hạ tầng cơ sở máy tính cá nhân với chi phí khiêm tốn. Chỉ riêng việc sử dụng e-mail cũng khuyến khích được sự hợp tác giữa các cơ quan chính phủ và cho phép các quan chức nhà nước đáp ứng nhu cầu của người dân nhanh hơn. Một số nghị sĩ đã dùng e- mail để liên lạc với địa phương nơi họ ứng cử vào quốc hội ÚC đã dùng hệ thống thông tin kỹ thuật số để theo dõi tiến trình thực hiện, giải quyết các vấn đề khiếu nại ở địa phương.

Chính phủ cần phải thiết lập các chính sách để sử dụng luồng lưu chuyển thông tin kỹ thuật số thay cho giấy tờ. Việc công bố thông tin trên mạng phải trở thành chuẩn mực. Các tài liệu in ấn chỉ xuất hiện trong trường hợp bất đắc dĩ. Bằng cách này sẽ tiết kiệm được một số tiền khổng lồ. Chính phủ Hoa Kỳ hàng năm chi khoảng 1 tỉ đôla cho việc in ấn các tài liệu đã có sẵn trên mạng. Hầu hết những bản in các tài liệu này – 30 triệu bản của Cục Lưu Trữ Liên Bang, 1 triệu bản về các báo cáo điều trần, và 650.000 bản về ngân sách dành cho tổng thống – dành cho quan chức chính phủ ở các văn phòng đã được nối mạng. Cuối cùng thì hầu hết các bản in này đều bị vứt vào sọt giấy lộn.

Hãy xét một ví dụ khác: khi đưa danh sách địa chỉ, số điện thoại văn phòng của các nhân viên chính phủ lên mạng, Florida đã tiết kiệm hàng năm 295.000 đôla từ chi phí in ấn và phân phối, đồng thời loại trừ được 30% sai sót do những thay đổi nhân sự mà tài liệu in không thể cập nhật kịp. Thử nhân con số này lên 50 tiểu bang ở Hoa Kỳ, cộng thêm vào đó chính quyền liên bang, bạn sẽ thấy con số tiết kiệm khổng lồ nhờ kỹ thuật số.

Các quy định liên bang về tuyển tụng và sa thải nhân viên khi in ra giấy cân nặng 1.080 pounds (khoảng 500kg) và bảng mô tả tiêu chuẩn bánh ngọt dùng trong quân đội dài 15 trang giấy. Việc cung cấp các văn bản của chính phủ trên mạng sẽ giảm bớt chi phí và tạo khả năng tiếp cận thông tin dễ dàng hơn. Hệ thống kỹ thuật số cũng sẽ cho phép thực hiện các mô tả chi tiết hơn. Khi chính phủ tổ chức đấu thầu cung cấp một máy bay chở hàng, tổng số hồ sơ dự thầu cân nặng 3,5 tấn, nhưng chỉ cần dùng vài đĩa CD để chứa hết các dữ liệu này.

TẠO KHẢ NĂNG TIẾP CẬN CHÍNH PHỦ DỄ DÀNG HƠN CHO NGƯỜI DÂN

Một phương pháp trực tuyến không chỉ làm giảm chi phí giấy tờ. Công nghệ web cho phép chính phủ tạo ra một điểm tiếp xúc duy nhất cho người dân, một “giao diện”trực tuyến duy nhất để bố trí cơ cấu thông tin theo yêu cầu người dùng.

Ở một số thành phố lớn của Thụy Điển, người ta đã thiết kế những trang web cung cấp các dịch vụ có liên quan đến nhiều cấp chính phủ. Người dân có thể nhanh chóng xác định các cơ quan thuế, văn phòng bảo hiểm quốc gia, và văn phòng cấp hộ chiếu. Họ có thể truy cập được biên bản những cuộc họp và các tài liệu công cộng khác. Thậm chí họ có thể truy cập được những thông tin mới nhất về lịch trình di chuyển nhờ các bộ cảm ứng gắn trên xe cộ, thông qua Internet hoặc các điểm truy cập. Một điểm truy cập chỉ là một máy tính cá nhân được thiết kế thành máy công cộng, ở Hoa Kỳ, tiểu bang Ohio đã thiết kế một trang web cung cấp cho người dân danh sách việc làm đang cần người ở cả khu vực nhà nước và tư nhân.

Tiểu bang Victoria ở ÚC đang thực hiện phương pháp “Đăng ký tại một điểm” bằng hệ thống trực tuyến MAXI. Hệ thống này được thiết kế theo những sự kiện lớn trong cuộc đời một người làm thay đổi tình trạng pháp lý hoặc đời hỏi phải báo cáo với chính quyền như lập gia đình, đến tuổi thành niên, hoặc thay đổi nơi cư ngụ. Giả sử một người dân thay đổi chỗ ở, người này chỉ việc điền những thông tin cần thiết từ một máy tính cá nhân hoặc một điểm truy cập. Phần mềm MAXI sẽ tự động cập nhật thông tin đến 4 cơ quan chính quyền cần thiết. Người dân chỉ cần biết những gì mình là, không cần biết địa điểm và quy trình làm việc của các văn phòng chính phủ. Hiện nay MAXI giải quyết mỗi ngày 20.000 vụ việc và con số này vẫn đang gia tăng.

Để thúc đầy phát triển kinh tế bằng cách thu hút các doanh nghiệp muốn tìm địa điểm phát triển mới, Hội Đồng Nhân Dân Hampshire ở Anh Quốc đã tổ chức tất cả các nguồn liên quan ở địa phương như các công viên, các cơ sở giáo dục, và các hoạt động giải trí vào trong một trang web duy nhất. Nếu bạn muốn thiết kế một trang web như vậy để thu hút đầu tư thì bạn phải nhớ làm thế nào để tạo điều kiện cho nhà đầu tư có thể hỏi thêm thông tin chi tiết qua e-mail.

Vì Internet cung cấp cách thức tốt nhất để liên hệ với chính phủ, mọi người dân cần phải có khả năng truy cập mạng, cho dù họ không có máy tính tại nhà. Những điểm truy cập với chức năng như những máy rút tiền tự động sẽ bảo đảm rằng mọi công dân đều có cơ hội như nhau trong phương thức làm việc mới với chính quyền. Những điểm truy cập này đặt tại các bưu điện, thư viện, trường học, và những nơi công cộng khác sẽ giúp chính quyền cải thiện các dịch vụ đồng thời giảm bớt chi phí. Ví dụ như chính quyền úc, đã thay thế toàn bộ hệ thống card chỉ mục trên các bản tin bằng những điểm truy cập kỹ thuật số hiển thị các việc làm đang cần người. Ngoài việc cung cấp những thông tin đầy đủ hơn và cập nhật hơn, các điểm truy cập này còn cho phép chính quyền cung cấp dịch vụ trợ cấp thất nghiệp một cách nhanh chóng ở một khu vực bị mất việc làm hàng loạt một cách đột ngột, ví dụ như trong trường hợp một nhà máy bị đóng cửa, mà không cần phải mất thời gian lập ra một văn phòng hoàn chỉnh.

Các hệ thống trực tuyến, có thể được truy cập từ các điểm truy cập công cộng hoặc từ máy tính cá nhân, sẽ có giá trị nhất đối với người dân và tiết kiệm nhất đối với chính quyền khi nó có khả năng thực hiện đa chức năng. Chính quyền nên xem xét lại toàn bộ những giao dịch nào đòi hỏi người dân phải đi xếp hàng hoặc phải điền vào hàng loạt biểu mẫu (tên, địa chỉ, số CMND). Chính quyền nên kết hợp các cơ quan có liên quan để lập ra một hệ thống duy nhất xử lý tất cả công việc này. Chính quyền Ireland đã làm được điều này tốt nhất khi họ sử dụng An Post (dịch vụ bưu chính Ireland). Các điểm truy cập An Post xử lý các công việc như thanh toán hóa đơn cho các dịch vụ công ích, cấp hộ chiếu, cấp giấy phép lái xe, thanh toán lệ phí cấp phép các loại, chào mời các chương trình tiết kiệm và đầu tư, bán vé số kiến thiết từ một hệ thống điểm truy cập, thậm chí bán cả tem thư. Mỗi điểm truy cập là một tòa thị chính thu nhỏ, làm thay công việc của sáu nhân viên bàn giấy. Phần lớn trong số 1.000 điểm truy cập của An Post nằm ở những thành phố xa xôi không đầy 2.000 dân, nhưng hệ thống này phục vụ 1,26 triệu người mỗi tuần – tức phân nửa dân số Ireland – và tổng giá trị giao dịch lên đến 9 triệu đôla mỗi năm. Việc nâng cấp hoặc bổ sung thêm các ứng dụng rất dễ dàng.

Khi chính quyền nối mạng

Các chính phủ Á châu đang nhận thức được tầm quan trọng của việc cung cấp dịch vụ trực tuyến cho người dân.

Công dân Weiming Zhang là người rất bận rộn. Người công dân Singapore 29 tuổi này làm việc cho một công ty tư vấn Hồng Kông; mỗi phút của anh ta đều có thể tính ra bằng tiền. Vì vậy, khi chính phủ Singapore bắt đầu thực hiện cải cách hành chính và đưa các giao dịch lên mạng trực tuyến qua mạng web của chính phủ www.ecitizen.gov. Zhang là một trong những người đầu tiên tham gia sử dụng tích cực.

Từ hai năm nay, anh ta đóng thuế qua mạng trực tuyến. Anh ta chỉ mất khoảng 30 phút cho công việc này. Anh ta nói với các phóng viên, “Đây quả là một trong những quy trình thủ tục hành chánh đơn giản nhất từ trước đến nay. Tôi rất hài lòng.”

Gần đây nhất, Zhang nộp hồ sơ xuất cảnh để sang làm việc ở Hong Kong. (Giấy phép xuất cảnh là thủ tục bắt buộc đối với tất cả công dân nam Singapore đã hoàn tất nghĩa vụ công dân và muốn đi nước ngoài sinh sống.) Nêu như phải tự đi đến văn phòng chính phủ và xếp hàng nộp đơn, anh ta hẳn đã phải mất hơn một giờ.

Paul Ng, khoảng hơn 20 tuổi, là một công dân Singapore và là một kỹ sư, cũng tiết kiệm thời gian của mình bằng cách dùng dịch vụ trực tuyến của chính phủ để mua vé đậu xe tháng. Anh ta phát biểu, “Tôi tiết kiệm được rất nhiều thời gian do không phải đi ra bưu điện, mua tem và nhiều công đoạn khác nữa.” Anh ta không kịp nói nhiều vì phải nhanh chóng đến dự một cuộc họp quan trọng.

Tương tự như Zhang và Ng, ngày càng có nhiều công dân Singapore tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng dịch vụ trực tuyến để liên hệ với chính phủ. Năm vừa rồi, có 30% dân số nộp thuế qua mạng trực tuyến; tỉ lệ này gần bằng ở Hoa kỳ. Hệ thống này không chỉ giúp người dân tránh được những sự rắc rối khi phải tự mình đi đến những văn phòng chính phủ mà còn giúp chính phủ tiết kiệm được 2,70 đôla Singapore (tương đương 1,50 đôla Mỹ) cho mỗi giao dịch, ở cổng eCitizen của Singapore, người dân có thể truy cập tất cả các dịch vụ chính phủ thông qua một web site duy nhất. Mỗi tháng trung bình có khoảng 100.000 người truy cập vào trang web này và nó đã trở thành biểu tượng cho một công dân du hành qua cuộc sống, trên một con đường có các biệt thự rực rỡ tượng trưng cho các cơ quan chính phủ, nơi người dân có thể ghé qua để tìm kiếm thông tin, và hơn nữa, có thể thực hiện những công việc kinh doanh. Người dân có thể làm thủ tục khai báo thay đổi địa chỉ, và thông báo địa chỉ mới đến từng cơ quan chính phủ; nộp đơn xin cấp bằng sáng chế ở Bộ Tư Pháp, và thậm chí đăng quảng cáo tìm người ở Bộ Nhân Lực.

Khi cần xin một giấy phép xuất nhập khẩu, người dân chỉ cần điền vào một biểu mẫu trực tuyến duy nhất. Đây là một bước cải tiến phi thường khi ta biết rằng cách đây hai, ba năm, người nộp đơn phải điền 21 biểu mẫu, và chờ 20 ngày theo một kết quả nghiên cứu gần đây của công ty tư vấn McKinsey & Co. Tờ nhật báo tiếng Anh The Business Times cho biết, đến cuối năm Cơ quan Đăng ký thành lập Công ty và Doanh Nghiệp của Singapore sẽ giới thiệu một hệ thống hồ sơ điện tử để đơn giản hóa thủ tục thành lập doanh nghiệp. Người nộp đơn chỉ cần vài lần nhấp chuột là hoàn thành mọi thủ tục.

Trong báo cáo của lần điều tra thường niên thứ nhì về các sáng kiến chính quyền trực tuyến, công bố vào tháng giêng, công ty Accenture, trước đây là Andersen Consulting, xếp Singapore đứng thứ hai, sau Canada và trước cả Hoa Kỳ. Trong số 121 dịch vụ điện tử của chính quyền Singapore được kiểm tra vào tháng giêng, kể cả những dịch vụ được cung cấp qua cổng chính, có 21 dịch vụ cung cấp các chức năng giao dịch như điền các biểu mẫu trực tuyến (59 cung cấp thông tin và 41 cho phép “tương tác” hoặc yêu cầu cung cấp thêm thông tin). Cuộc điều tra này xem xét 22 quốc gia hoặc vùng lãnh thổ, kể cả úc, Hong Kong, Ireland, Nhật, Malaysia, New Zealand và Anh Quốc. Trong số những quốc gia này, Hong Kong đứng thứ 10, trong khi Nhật đứng thứ 17 và Malaysia đứng thứ 19.

Noel Hon Chia Chun, tổng giám đốc NEC Singapore nói, “Singapore có chủ trương thực hiện chính quyền điện tử hoàn toàn.”

Khi nói đến việc nắm bắt những khả năng tiềm tàng của chính quyền trực tuyến, Singapore là quốc gia đi đầu. Họ đã đầu tư khoảng 1,5 tỉ đôla Singapore trong ba năm để đưa quốc gia thành một trong những chính quyền điện tử tốt nhất thế giới. Lẽ dĩ nhiên, những sự đầu tư này không chỉ nhằm để làm cho người dân Singapore hạnh phúc. Cung cấp dịch vụ qua mạng trực tuyến là một công cụ chủ yếu trong việc thu hút các doanh nghiệp và đầu tư nước ngoài.

Chris Hummel, phó chủ tịch tiếp thị phụ trách khu vực Singapore của công ty Oracle Asia-Pacitic, chuyên cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp thương mại điện tử, nói, “Chính phủ chịu sức ép mạnh từ phía các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nói: Các ông phải cung cầp những dịch vụ này – tôi không thể mất ba ngày mới đăng ký thành lập doanh nghiệp được. Tôi muốn làm điều đó qua web.”

Bỏ phiếu qua mạng trực tuyến

Trong khi Singapore đang đứng đầu châu Á nếu xét về góc độ sáng kiến chính quyền điện tử, Hồng Kông cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể. Hummel nhận xét rằng xứ sở này đang đứng đầu các chính quyền châu Á về mua bán trực tuyến và đang thiết lập nền tảng để kết hợp thương mại và dịch vụ công ích. McKinsley & Co. cho biết chính quyền Singapore đang xây dựng các điểm truy cập chính quyền điện tử ở những trung tâm mua sắm, siêu thị, và nhà ga xe lửa.

Hummel cũng nhận xét rằng, Đài Loan, mặc dù chậm trễ hơn Singapore và Hồng Kông trong lĩnh vực thiết lập các dịch vụ chính quyền qua mạng điện tử, lại là người đi tiên phong trong những lĩnh vực khác như bỏ phiếu qua mạng điện tử. ông ta cho biết trong cuộc bầu cử tổng thống năm vừa qua, một số miền của Đài Loan đã được thử nghiệm bỏ phiếu qua mạng, ông ta nói thêm, “Đó là một việc mà tiểu bang Florida nên học hỏi.” Hẳn ông ta muốn nhắc đến vụ lộn xộn về số phiếu bầu trong cuộc bầu của tổng thống Hoa Kỳ tháng 11 vừa qua, khi nhiều cử tri ở tiểu bang miền nam Florida bỏ phiếu sai quy cách trên những phiếu bầu đục lỗ theo kiểu cũ. ở những khu vực khác của châu Á, tốc độ phát triển không đồng đều. Bắc kinh cho biết họ có kế hoạch thiết lập chính quyền điện tử ở thủ đô vào cuối năm 2005. Trong khi đó, ở New Zealand, theo một kế hoạch của chính phủ công bố vào tháng tư, đến năm 2004 Internet là phương thức chủ đạo để truy cập các dịch vụ thông tin và thủ tục làm việc với các cơ quan của chính phủ kể cả việc mua bán trong khu vực công ích. Tờ NewZealand Herald cho biết, trước kia các thủ tục hải quan phải mất đến 10 ngày, nay chỉ còn vài giờ.

Ở nước Úc, chính quyền bang Western Australia tuyên bố rằng họ có một hệ thống tốt nhất thế giới để hỗ trợ các cơ quan chính phủ mua vật tư từ những nhà cung cấp tư nhân qua Internet. Hệ thống của họ có tên gọi Government Electronic Market – GEM – đã xử lý khoảng 500.000 giao dịch giữa các cơ quan chính phủ và nhà cung cấp, kể từ khi được tung ra từ tháng 9 năm trước. Đến cuối tháng 3, có 19 cơ quan chính phủ đăng ký mua hàng thông qua GEM.

Hummel nói, “Trong vòng năm năm nữa, người ta sẽ nói đến việc phải có một chính quyền điện tử như một hiện tượng bình thường. Khi đó người ta không tranh luận về việc chính quyền có nên nối mạng trực tuyến hay không mà chỉ thảo luận về việc họ có thành công chưa.”

Làm việc với các cơ quan chính phủ qua mạng Internet giúp người dân Singapore tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Ảnh

Cũng như các giao dịch thương mại, an toàn là điều kiện tiên quyết đối với những giao dịch của chính quyền. Khái niệm an toàn có thể được nhìn từ hai góc độ: sự bảo vệ thông tin cá nhân khi đang lưu chuyển trên mạng và sự chứng thực cho người đang thực hiện giao dịch. Công nghệ mã hóa hiện nay đủ khả năng bảo mật cho bất kỳ giao dịch điện tử nào trên mạng, nhưng sự khống chế xuất khẩu của Hoa Kỳ đối với công nghệ mã hóa làm hạn chế khả năng của những công ty Hoa Kỳ trong việc kết hợp nó vào trong các sản phẩm của họ. Vì sự hạn chế này gây trở ngại cho người sử dụng trung thực nhưng không giữ được công nghệ mã hóa khỏi lọt vào tay bọn tội phạm cho nên ngành công nghiệp phần mềm đang nỗ lực thay đổi vai trò của chính phủ Hoa Kỳ. Trong thực tế, khả năng mã hóa đang được sử dụng cũng đủ mạnh để bảo vệ dữ liệu truyền đi trên mạng; an toàn như bất cứ hình thức dữ liệu nào khác.

Việc chứng thực cho người dùng cũng là một vấn đề không kém phần quan trọng. Bạn không hề muốn có một kẻ mạo danh xâm nhập vào hồ sơ của bạn và cũng không muốn một người không có thảm quyền xem số tài khoản của bạn. Do nhu cầu chứng thực mà ngày nay chính quyền thực hiện giao dịch qua mạng đều chỉ giới hạn ở những loại hình mà trong đó sự mạo nhận không phải là vấn đề lớn, ví dụ như gia hạn giấy phép, chứng nhận đăng ký xe, hoặc đóng thuế, nộp phạt. Chắc cũng không có ai phản đối khi có người mạo danh đóng phạt vi cảnh giùm mình.

Tuy nhiên, nếu có người nào mạo danh bạn và đọc được những dữ liệu như số tiền thuế bạn phải đóng hoặc lá phiếu bạn bỏ cho ai thì sẽ xảy ra những vụ lộn xộn lớn. Có thể giải quyết vấn đề này bằng những loại thẻ thông minh để người dùng có thể làm việc trên máy tính cá nhân hoặc tại các điểm truy cập, tương tự như dùng thẻ rút tiền tại các máy rút tiền tự động. Thẻ thông minh kết hợp với một con số nhận dạng cá nhân (PIN – Personal Identitication Number) hoặc một mật khẩu tương tự – trong một vài trường hợp có thể yêu cầu nhận dạng qua giọng nói hoặc dấu vân tay – sẽ nhận dạng một cách an toàn người dùng khi họ truy cập vào thông tin cá nhân về phúc lợi xã hội, thuế, những khoản chi trả trước đây, hoặc mở một khoản thanh toán mới. ở Tây Ban Nha, một hệ thống điểm truy cập mới cho phép bất cứ người nào cũng có thể tìm được những thông tin tổng quát về phúc lợi xã hội qua một màn hình cảm ứng, nhưng nếu muốn truy cập vào thông tin cá nhân như tiền lương hưu, người dùng phải có một loại thẻ thông minh.

Mặc dù những loại thẻ này tương tự như thẻ ngân hàng dùng rộng rãi trên khắp thế giới, một số người tỏ ý lo ngại rằng chính quyền sẽ thu thập quá nhiều thông tin cá nhân về người dân. Một số quốc gia đã có luật bảo vệ thông tin cá nhân, không cho phép một loại thẻ nào hoặc một cơ sở dữ liệu nào có thể chứa toàn bộ thông tin về một công dân, và có khả năng rằng ở một số quốc gia sẽ có hai loại thẻ được sử dụng: một loại dành c ho những giao dịch tài chính với các công ty và chính quyền còn loại thứ hai dành cho các dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Khả năng truy cập thông tin rộng rãi và đưa tất cả thông tin lên những tấm thẻ thông minh sẽ làm cho người ta phải suy nghĩ lại về vấn đề sử dụng thông tin. Có nên cho nhà tuyển dụng đọc hồ sơ về tiền án, tiền sự của người mình muốn tuyển dụng? Hay là chỉ giới hạn ở những nơi như trường học vì người được tuyển dụng sẽ làm việc với trẻ em? Làm thế nào phân biệt những yêu cầu hợp pháp với yêu cầu của một người hàng xóm tò mò muốn tìm hiểu thông tin đời tư của kẻ khác? Suy cho cùng, những câu hỏi này mang tính chất chính trị nhiều hơn là kỹ thuật.

Mỗi quốc gia sẽ tự xác định loại thông tin cá nhân nào được đưa vào thẻ. Kể cả khi việc sử dụng những loại thẻ này được giới hạn trong phạm vi dùng để nhận dạng mà thôi thì việc sắp xếp hợp lý các quy trình làm việc và hạn chế lừa đảo cũng đáng công đáng của đầu tư. Kết hợp với các hệ thống hỗ trợ có thể chuyển các khoản chi trả phúc lợi hoặc những khoản khác đến thẳng cơ sở dữ liệu của ngân hàng, các loại thẻ thông minh ngăn cản bớt hoặc những trường hợp giả mạo hoặc lừa đảo lấy tiền hai lần.

ở Luân Đôn, chính quyền đã đưa vào thử nghiệm 200 điểm truy cập tương tự như hệ thống An Post ở Ireland, và đã giảm số lừa đảo phúc lợi xã hội được 750.000 bảng Anh ngay trong năm đầu tiên. Khi được triển khai trên khắp 1.500 bưu điện, người ta hy vọng rằng các điểm truy cập này sẽ góp phần tiết kiệm 150 triệu bảng mỗi năm.

SẮP XÉP LẠI CHÍNH PHỦ MỘT CÁCH HỢP LÝ THEO PHƯƠNG THỨC KỸ THUẬT SỐ

Khi chính phủ nắm bắt hệ thống kỹ thuật số, các phần mềm sẽ sắp xếp hợp lý các quy trình làm việc bằng cách đưa ra từng logic công việc cụ thể cho mỗi chức năng chính. Gần đây người ta đã tạo ra các giải pháp phần mềm cho các ngành lập pháp, tư pháp và hành pháp của chính phủ.

Cơ quan hành pháp ở một số tiểu bang của Hoa Kỳ đã sử dụng hệ thống điện tử trong quá trình làm luật.

Những hệ thống như vậy giúp các tiểu bang tiết kiệm từ 3 đến 6 triệu đôla trong mỗi hai năm do không phải in đi in lại những bản dự thảo và điều chỉnh luật. Những hệ thống sử dụng máy tính cá nhân có thể quản lý các quy trình làm việc theo phương pháp điện tử, nhận dạng các chỗ mâu thuẫn dễ dàng hơn – so sánh trong cùng một dự thảo luật, trong nhiều dự thảo luật cùng lúc hoặc so sánh với những đạo luật hiện hành hay so với từng khoản trong hiến pháp tiểu bang, hiến pháp tiểu bang – và ghi chú rõ ràng những phần sửa đổi để bảo đảm rừng khi được thông qua, đạo luật sẽ chính xác từng từ mà các nhà lập pháp mong muốn. Những hệ thống này tạo điều kiện dễ dàng cho việc cập nhật các trang web mà một số tiểu bang đang sử dụng để thông tin cho người dân về tình trạng luật pháp và kết quả những cuộc họp của các ủy ban.

Trong ngành tư pháp, hệ thống làm việc qua máy tính cá nhân hỗ trợ các tòa án ở Hoa Kỳ và Canada lập hồ sơ điện tử cho các vụ án. Thông thường một tòa án địa phương phải ghi chép hơn nữa triệu tài liệu mỗi năm. Công việc này được làm bằng tay hoặc là các nhân viên thư ký tòa phải nhập thông tin cơ bản của mỗi vụ vào hệ thống quản lý hồ sơ. Hạt Leon ở tiểu bang Florida đã phát triển một hệ thống để các luật sư có thể nộp hồ sơ vụ án qua e-mail, chuyển tất cả thông tin vào hệ thống lưu trữ hồ sơ bằng phương thức điện tử, và nhận số đăng ký vụ án qua e-mail phúc đáp. Tiếp đó, vì hồ sơ đăng ký xét xử ở tòa án và hầu hết các tài liệu hỗ trợ xét xử đều mang tính chất công khai nên chính quyền quản hạt muốn công bố các tài liệu này trên mạng cho tòa án và cho công chúng.

Phần mềm máy tính có thể hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự xét xử các vụ án.

Một số cơ quan tiểu bang và liên bang của Hoa Kỳ sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý việc phân công luật sư và nhân viên công lực cho tòa án. Bằng cách giảm bớt số giờ ngồi ở tòa án để được gọi vào phòng xét xử, những phần mềm ứng dụng này giúp cảnh sát có nhiều thì giờ để có mặt ở các chốt trên đường phố.

Ngành hành pháp cũng có thể được lợi từ những phần mềm dùng để giải quyết những công việc đặc biệt của chính phủ. Ví dụ như tiểu bang Florida yêu cầu các cơ quan chính phủ thuê mặt bằng từ các tòa nhà còn dư của chính phủ. Các cơ quan của Florida có thể lên mạng trực tuyến nêu rõ diện tích và vị trí họ cần – ví dụ như 5.000 feet vuông ở Miami và xem có tòa nhà cho thuê nào đáp ứng đúng yêu cầu của mình không. Sở Y Tế Florida dùng máy tính cá nhân để phân phối và điều hòa các chi phí như thuê nhà và điều hành nhân viên trong những chương trình do ngân sách tài trợ hoặc từ tiền thuế. Hệ thống này tự động so sánh các hóa đơn theo tài khoản chương trình và phát hiện các khoản không phù hợp. Bộ Y tế có thể điều hòa chi tiêu hàng tháng trong vài giờ thay vì phải mất từ ba đến bốn tuần như trước đây, đồng thời các cơ sở y tế địa phương và các phòng ban cũng chỉ phải nhận một hóa đơn duy nhất cho mọi chương trình.

Chính quyền ở Nam ÚC trước kia phải phát hành mỗi tuần 5.000 bản in của danh sách việc làm cần tuyển người dài 50 trang. Việc phát hành chính thức phải chờ khi quyển sách này được in ra và phân phối đến hàng trăm văn phòng chính phủ ở những địa phương xa xôi nhất. Ngày hết hạn được hoãn lại để bảo đảm các ứng viên ở xa có thể phúc đáp qua đường thư tín thông thường.

Ngày nay, một phần mềm ứng dụng chạy trên nền Microsoft Exchange quản lý toàn bộ quy trình này. Những thông báo tìm người sẽ được đưa đến cho bộ phận pháp lý và các giám đốc nhân sự ở các cơ quan khác nhau, những người có quyền tuyển dụng trước tiên cho bất kỳ vị trí nào. Nếu một giám đốc nhân sự yêu cầu hoãn việc tuyển người vào vị trí mà một nhân viên nào đó muốn chuyển công tác thì người phụ trách tuyển dụng sẽ được thông báo ngay lập tức bằng email để người xin việc khỏi mất thời gian nộp đơn. Những địa phương ở xa sẽ nhận được thông báo danh sách cần người qua mạng trực tuyến. Nếu vị trí này không có người trong nội bộ đáp ứng và được thông báo rộng rãi với công chúng thì giám đốc phụ trách tuyển dụng sẽ nhận được một email thông báo tên tờ báo và ngày phát hành có đăng thông báo tuyển dụng đó. Mặc dù chính quyền dự định sẽ tiết kiệm khoảng từ 50% đến 80% của chi phí sản xuất hàng năm là 350.000 đôla Úc, lợi điểm quan trọng nhất của hệ thống này là chính phủ có thể tìm được người nhanh chóng nhưng vẫn bảo đảm được cơ hội công bằng cho những người ở các nơi xa.

Với hệ thống kỹ thuật số mới, chính phủ có thể mở rộng hệ thống tri thức và hệ thống hoạt động doanh nghiệp của họ ra cho người dân. Bộ Tài Chính Liên Bang Đức đang thiết lập một hệ thống quản lý văn bản và hệ thống lưu trữ điện tử các hồ sơ công cộng. Dự án này sẽ bao gồm cả tính năng chuyển và lưu trữ hồ sơ tự động, và các văn bản được phát hành tự động trên các web site nội bộ hoặc công cộng tùy theo từng loại.

Một ví dụ khác ở Mỹ là quy trình đấu thầu trực tuyến của bang Massachussett. Massachussett công bố trên mạng trực tuyến tất cả các dự án gọi đấu thầu của chính phủ, tất cả các văn bản mà người bỏ thầu phải nộp và kết quả đấu thầu. Hệ thống mua vật tư trực tuyến của bang Massachussett không chỉ xử lý toàn bộ quy trình đấu thầu với chi phí thấp hơn mà còn giúp các cơ quan chính phủ mua được hàng với giá rẻ hơn. ở hầu hết các tiểu bang, chính phủ quy định các thành phố, thị trấn và trường học đều được mua hàng với giá rẻ bằng giá của chính phủ. Tuy nhiên, với thủ tục hành chính giấy tờ, hầu như không thể nào tìm được giá mua của chính phủ đối với hầu hết mọi loại hàng hóa. Hiện nay, một thành phố hoặc trường học có thể nhanh chóng tìm thấy giá mua thấp nhất của chính phủ trên web site của Massachussett.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHÍNH PHỦ THEO HƯỚNG KỸ THUẬT SỐ

Những quốc gia kém phát triển hơn có thể cho rằng áp dụng phương thức kỹ thuật số vào hoạt động chính phủ là một điều nằm ngoài tầm tay, nhưng cấc quốc gia không có sẵn cấc hệ thống có thể bắt đầu bằng công nghệ mới, sẽ rẻ tiền hơn nhiều so với phương thức xử lý bằng tay. Những quốc gia phát triển có những hệ thống cũ thường phải được làm cho thống nhất với hệ thống mới để thực hiện một sự chuyển đổi. Các ví dụ về sự lãnh đạo trên thế giới cho thấy rõ rằng hầu hết những sáng kiến đều xảy ra ở những chính phủ nhỏ những quốc gia nhỏ, những thành phố tự trị, các hạt và tỉnh thành, và ở cấp nhà nước đối với các quốc gia lớn hơn. Những chính phủ nhỏ, do ít phân tán và ít phức tạp, có thể thử nghiệm và áp dụng các giải pháp trên quy mô nhỏ.

Các chính phủ lớn nên thử nghiệm những dự án nhỏ để học hỏi kinh nghiệm và đo lường phản ứng của người dân. Hãy tập trung những nỗ lực ban đầu vào các dự án liên quan trực tiếp đến người dân, và đặc biệt là những dự án nào làm giảm bớt thủ tục hành chính phiền hà. ở tiểu bang Washington quê hương tôi, hạt King có lẽ là nơi đi tiên phong về số lượng thông tin công bố trên mạng trực tuyến, nhưng chính quyền hạt chưa có được hệ thống sắp xếp chuyển giao thông tin một cách đơn giản. Để có giấy phép xây dựng ở miền thôn quê King County, người xin cấp phép phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: danh bạ điện thoại, gọi điện đến văn phòng quản hạt, hai hoặc ba tài liệu hướng dẫn, và web site của cơ quan phụ trách – web site đề cập đến mọi yêu cầu, từ giấy phép sử dụng đất cho đến giấy phép xin tiêu hủy xác súc vật chết. Nếu như có một web site được thiết kế hoàn chỉnh, với mọi thông tin và kết nối bao gồm mọi bước thực hiện trong việc xin giấy phép, thì sự phức tạp sẽ bị loại bỏ và có thể tự động hóa một số bước thực hiện. Có thể cũng vẫn cần một cuộc gặp gỡ với chuyên viên phụ trách cấp phép nhưng người xin có thể nắm trước một số vấn đề quan trọng trong quy trình.

Chính phủ nên đầu tư vào việc đào tạo các nhà quản lý về tái thiết quy trình kinh doanh như đã có nhiều chính phủ thực hiện, để góp phận khuyến khích các phương pháp trực tuyến phối hợp. Các tài trợ đòi hỏi tính cạnh tranh có thể thúc đẩy các dự án sắp xếp hợp lý quy trình nội bộ và cải thiện chất lượng phục vụ. Bang Florida có những cơ quan khác nhau cạnh tranh để được tài trợ cho một số dự án đổi mới công nghệ, đem lại một tinh thần cạnh tranh trong việc xin cấp ngân sách. Chính phủ cân bằng các khoản đầu tư theo chính sách chỉ cung cấp một số dịch vụ công nghệ thông tin từ văn phòng trung tâm cho những cơ quan nào thực hiện chi trả theo giao dịch hoặc thuê bao hàng tháng. Chiến lược “trẩ tiền theo mức sử dụng” này bảo đảm rằng chính phủ sử dụng tiền đầu tư vào công nghệ thông tin cho những dự án mà các cơ quan thật sự cần và phải đạt hiệu quả tối đa.

Những hệ thống kỹ thuật số mới giúp ngân sách chính phủ tiết kiệm được một phần đáng kể. Gần đây, Lầu Năm Góc nhận thấy họ phải chi đến 2,3 tỉ đôla để xử lý và duyệt chi các ngân sách đi công tác, lớn hơn chính bản thân số tiền cần phải duyệt là 2 tỉ đôla. Nếu đầu tư một lần trên quy mô lớn và hợp lý, một hệ thống duyệt chi trực tuyến sẽ góp phần tiết kiệm hàng tỉ đôla mỗi năm. Thượng nghị sĩ Everett Dirkson thuộc tiểu bang Illinois thường nhận xét về cách chi tiêu của chính phủ như sau, “Chỗ này một tỉ, chỗ kia một tỉ, đến lúc nào đó sẽ không còn tiền mà hoạt động”. Hàng năm chính phủ Hoa Kỳ chi khoảng 27 tỉ đôla cho việc cung cấp thực phẩm 25 tỉ cho phúc lợi xã hội, và 13 tỉ cho quỹ nhà ở công cộng. Những chương trình này sử dụng các hệ thống hành chính giấy tờ ngốn hàng đống tiền, có thể lên đến 30% quỹ hiện có. Những hệ thống kỹ thuật số được sử dụng hợp lý có thể làm giảm chi phí này xuống không còn 10%.

Khi người dân nhận thức rõ hơn về sức mạnh của web, họ sẽ không còn chấp nhận ý kiến cho rằng dịch vụ chính phủ chậm chạp và rối rắm.

Trong khu vực tư nhân, không ai phải xếp hàng 2 giờ đồng hồ để được phục vụ. Tại sao một người thợ sửa ống nước phải mất hai giờ chờ đợi ở một văn phòng chính phủ trong khi có thể dùng Internet để xin giấy phép trong vài phút và kiếm được bao nhiêu tiền trong hai giờ đó?

Riêng về phần chính phủ, khi xây dựng các dịch vụ trọng yếu trên Internet, chính phủ sẽ khuyến khích người dân làm quen với phong cách làm việc cùng với web. ở mọi quốc gia, nếu chính phủ, thông thường là “doanh nghiệp” lớn nhất, là người đi đầu trong đổi mới công nghệ, nó sẽ nâng cao hiểu biết của người dân về công nghệ và đưa toàn quốc gia tiến vào thời đại thông tin. Với những chỉ thị hay khuyến khích, chính phủ có thể kéo theo mình các công ty để cùng hợp tác.

Xóa bỏ các rào cản về công nghệ viễn thông là bước tiến lớn nhất của một quốc gia trong việc tạo ra nền kinh tế kỹ thuật số. Thay thế sự độc quyền trong công nghệ viễn thông bằng hình thức cạnh tranh cởi mở hơn trên toàn thế giới sẽ khuyến khích cấc sáng kiến trong việc cung cấp dịch vụ Internet và sẽ làm giảm chi phí sử dụng, vốn còn rất cao ở một số quốc gia. Phí sử dụng cao sẽ làm người dân không tiếp cận được với những lợi ích của Internet.

Nếu chính phủ có những chính sách hỗ trợ Internet và đầu tư vào kỹ thuật cao thì ích lợi mà nó mang đến sẽ vô cùng to lớn. Costa Rica đã đi theo con đường này và đã chiến thắng trong cuộc cạnh tranh với các nước khác trong khu vực nhằm chiêu dụ được công ty Intel thành lập nhà máy sản xuất bộ vi xử lý trên nước mình. Chỉ tính riêng năm đầu đi vào sản xuất toàn diện, nhà máy này đã có doanh thu xuất khẩu 700 triệu, hơn gấp nhiều lần so với chuối hay cà phê, vốn là mặt hàng nông nghiệp chính của nước này.

Xây dựng một nền kinh tế thông tin sẽ làm tăng sự cạnh tranh giữa các công ty trong nước. Thời đại thông tin chỉ có thể mang lại lợi ích khi có nhiều người tham gia. Khi ngày càng có nhiều nước tham gia, mọi thành viên sẽ càng trở nên quan trọng hơn. Thương mại điện tử toàn cầu sẽ trở thành hiện thực.

Không có chính phủ nào thực hiện được nền kinh tế kỹ thuật số toàn diện ngay lập tức, nhưng mọi chính phủ có thể bắt đầu ngay từ bây giờ với những bước đi vững chắc nhằm mang đến ích lợi cho người dân và làm cho họ thấy rằng chính phủ đang hoạt động vì lợi ích của họ. Nguyên tắc chủ đạo thực tiễn là phải làm sao để người dân không còn phải điền hàng chồng biểu mẫu, giấy tờ hoặc phải đi đến nhiều nơi để thu thập thông tin cần thiết. Nói như lời của một nhân viên chính phủ khi trao đổi về web site của ông ta, “Người dân sẽ biết khi nào bạn đang cố gắng để giúp họ. Họ sẽ phân biệt được sự khác biệt giữa một cơ quan chính phủ đang nỗ lực giúp đỡ người dân và một cơ quan đang tìm cách cản trở”. Web site của ông ta cho phép người dân truy cập hàng trăm hồ sơ, văn bản của chính quyền địa phương trên mạng trực tuyến.

Bài học kinh doanh

---

Chính phủ có thể dùng web để tiếp xúc với công chúng qua một đường duy nhất, để giấu đi sự phức tạp trong cơ cấu tổ chức nội bộ của cơ quan và cải thiện dịch vụ một cách đáng kể.

• Khi người dân nhận thức rõ hơn về sức mạnh của web, họ sẽ không còn chấp nhận ý kiến cho rằng dịch vụ của chính phủ là phải chậm chạp và rối rắm. Những điểm truy cập công cộng sẽ cho phép những người không có đường kết nối tại nhà truy cập Internet.
• Chính phủ phải coi việc công bố thông tin trên web là điều hiển nhiên và chỉ in ấn các văn bản giấy tờ trong những trường hợp hết sức đặc biệt.

Chẩn đoán hệ thần kinh kỹ thuật số của bạn

---

• Bạn có một hệ thống e-mail nối với các cơ quan chính phủ để sắp xếp hợp lý các quy trình truyền thông và cải thiện sự hợp tác giữa các cơ quan hay không?
• Bạn có dùng web để công bố các thông tin của chính phủ và cung cấp các dịch vụ của chính phủ bằng phương thức điện tử trực tiếp đến người dân và các doanh nghiệp?
• Bạn có bắt đầu bằng những dự án công nghệ mang lại ích lợi trực tiếp cho người dân không?