Định Vị Cá Nhân
CHƯƠNG 9 Chu trình Thẻ điểm cân bằng cá nhân
Con người bạn chính là sự bộc lộ của bản tính sâu kín nhất. Bản tính sẽ phản ánh ý chí. Ý chí sẽ phản ánh hành vi. Hành vi sẽ phản ánh số phận.
—Brihadaranyaka Upanishad
Trong chương cuối cùng này, tôi sẽ giới thiệu về chu trình Thẻ điểm cân bằng cá nhân (TĐCBCN) hoàn chỉnh, trong đó thể hiện mối tương quan giữa các yếu tố của hệ thống TĐCBCN đã được thảo luận trong suốt cuốn sách. Mô hình hoàn chỉnh và có hệ thống này sẽ rất hữu ích cho việc thực hiện thành công các Thẻ điểm cân bằng tổ chức (TĐCBTC) và cá nhân của bạn. Nó gồm có bốn giai đoạn sau (xem Hình 9.11):
- Hình thành: Giai đoạn này liên quan đến việc hình thành của các TĐCBTC và cá nhân, bao gồm việc áp dụng bài tập kết hợp thở và giữ im lặng trong quá trình hình thành này (xem Chương 2).
- Giao tiếp và nối kết: Ở đây tất cả các cổ đông đều tham gia vào chiến lược kinh doanh thông qua việc giao tiếp hiệu quả và chuyển thẻ điểm công ty thành các thẻ điểm của tất cả các bộ phận và nhóm ở cấp thấp hơn, cuối cùng nối kết thẻ điểm nhóm với Kế hoạch đạt hiệu quả cá nhân của các nhân viên. Quá trình từ trên xuống và từ dưới lên được thực hiện, từng bước một, bởi toàn bộ các cấp kế tiếp nhau trong tổ chức, với chi tiết ngày càng tăng (xem Chương 7). Theo cách này, chiến lược chung của tổ chức được chuyển thể có hệ thống thành các kế hoạch cụ thể hơn ở mỗi cấp tổ chức. Điều này là cần thiết để chuyển tầm nhìn chiến lược thành hành động. Mỗi cá nhân ở tất cả các cấp tổ chức này sẽ hình thành TĐCBCN của riêng mình và chia sẻ nó với các đồng nghiệp.
- Tiến triển: Điều này có nghĩa là liên tục hoàn thiện bản thân và cải thiện công việc của mình. Nó liên quan đến việc thực hiện các hành động hoàn thiện tổ chức và cá nhân dựa trên TĐCBTC và TĐCBCN. Trọng tâm ở đây là sửa chữa các sai lầm, trau dồi các khả năng sẵn có, làm mọi việc đúng ngay từ đầu, tiếp thu các kỹ năng và khả năng mới thông qua quá trình tiến bộ dần. Các hành động tự hoàn thiện cá nhân được thực hiện theo chu trình Lập kế hoạch − Thực hiện − Đánh giá − Thử thách (xem Chương 3). Kết quả của việc này là sự gia tăng không ngừng của niềm hạnh phúc, nhận thức, niềm vui thích, sự vui vẻ, việc học tập và sáng tạo trong công việc cũng như trong thời gian rỗi. Bảng 9.1 thể hiện tóm tắt các hoạt động mà bạn cần xem xét trong quá trình hoàn thiện cá nhân. Sự kết hợp hoài bão cá nhân với hành vi cá nhân cũng là một phần của quá trình này (xem Chương 4). Các hành động hoàn thiện tổ chức được thực hiện theo chu trình Lập kế hoạch − Thực thi − Kiểm tra − Hành động của Deming. Chu trình này gồm có bốn giai đoạn sau: 1) Lập kế hoạch (lập một kế hoạch hoàn thiện); 2) Thực thi (thực thi bản kế hoạch hoàn thiện này với phạm vi giới hạn); 3) Kiểm tra (xem xét các kết quả của hành động hoàn thiện) và 4) Hành động (thực hiện các bước hoàn thiện đã được minh chứng). Bảng 9.2 tóm tắt các hoạt động mà bạn nên xem xét trong quá trình hoàn thiện tổ chức.
- Phát triển và học hỏi: Ở đây nhấn mạnh vào việc học hỏi và quản lý các tài năng liên quan đến công việc. Để có thể quản lý và sử dụng hiệu quả các tài năng trong tổ chức, cần phải lồng ghép các Thẻ điểm cân bằng tổ chức và cá nhân trong buổi họp thảo luận về hoài bão và trong quá trình quản lý tài năng (xem Chương 8). Việc này được thực hiện trên cơ sở chu trình quản lý tài năng được giới thiệu trong cuốn sách này, bao gồm các giai đoạn sau: hoạch định kết quả, huấn luyện, đánh giá và phát triển tài năng. Quá trình học hỏi trong giai đoạn này bao gồm việc xem xét các thẻ điểm, quá trình thực hiện những thẻ điểm này dựa trên các điều kiện thay đổi, lưu trữ hồ sơ các bài học vừa học được, kiểm tra xem việc gì làm tốt và việc gì làm chưa tốt trong các quá trình trước. Tùy thuộc vào các kết quả đánh giá này, quá trình thực hiện hay lập ra các thẻ điểm có thể được điều chỉnh. Giai đoạn này liên quan đến việc học hỏi từ các kinh nghiệm thu được. Nó gợi nhớ đến việc tiếp thu kiến thức thu được và hiện thực hóa các kiến thức này thông qua kinh nghiệm nhằm thay đổi cả hành vi tập thể và cá nhân của nhân viên, như vậy sẽ giúp tổ chức hoạt động tốt hơn. Sự phù hợp của hoài bão cá nhân và hoài bão chung của tổ chức diễn ra ở mọi cấp độ của tổ chức (xem Chương 5). Sự kết hợp của hoài bão chung với các nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh cũng diễn ra trong giai đoạn này của chu trình TĐCBCN (xem Chương 6).
Bảng 9.1. Tóm tắt các hoạt động hoàn thiện cá nhân (Liên quan đến TĐCBCN và chu trình LTĐT)
Hiểu về bản thân.
Nhận thức được trách nhiệm và nghĩa vụ đạo đức của mình là phải biến sự hoàn thiện cá nhân thành một thói quen và một quá trình liên tục.
Đánh giá các mối quan hệ của mình với gia đình, cấp trên, cấp dưới, khách hàng và những người khác.
Thường xuyên đánh giá nhu cầu/nguyện vọng được hoàn thiện của mình và sự cần thiết của quá trình phát triển cá nhân.
Hình thành và nghiên cứu TĐCBCN và áp dụng nó vào cuộc sống.
Chia sẻ TĐCBCN với một người tin cậy (gia đình, cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới, và/hoặc khách hàng).
Cần thống nhất những yếu tố TĐCBCN liên quan đến công việc với người cố vấn trước khi tiến hành.
Bắt đầu với việc thực hiện TĐCBCN của bạn theo chu trình LTĐT.
Liên tục hoàn thiện và giám sát các hành động và suy nghĩ của bạn dựa trên TĐCBCN của bạn.
Hỏi người tin cẩn về cảm nhận, đánh giá của người đó.
Tập trung xử lý những việc bạn không giỏi, các thói quen giới hạn bạn, các thói quen có ảnh hưởng bất lợi đến cuộc sống của bạn và tạo ra các kết quả không tốt.
Xem xét các kết quả theo các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả cá nhân và các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm tra xem bạn đã thực hiện được các mục tiêu cá nhân đến mức nào và điều chỉnh TĐCBCN của mình nếu cần.
Đạt được những thay đổi trong hành vi và liên tục thử thách hành vi của bạn.
Dành thời gian trong kế hoạch của bạn để hoàn thiện và giúp những người khác hoàn thiện.
Không ngừng học hỏi và coi công việc của mình như một kinh nghiệm học hỏi.
Tận dụng mọi cơ hội học tập và giữ thế chủ động.
Hãy hiểu về các khả năng và các hạn chế của mình, hiểu về các nhu cầu cũng như những sự mong đợi của khách hàng.
Theo đuổi các ý tưởng mới và sự đổi mới dựa trên chu trình LTĐT.
Hãy là một người quan sát, một người lắng nghe tốt và hãy tháo bỏ các chướng ngại vật mà bạn thường dựng lên.
Hãy duy trì thái độ tích cực với cuộc sống và đừng bao giờ để bị cuốn vào sự giận dữ.
Hãy thường xuyên thực hành bài tập thở và giữ im lặng 20 phút vào mỗi buổi sáng và buổi tối.
Hãy thể hiện sự tận tụy và khả năng lãnh đạo, hãy làm gương.
Hãy phát triển sự phối hợp và khả năng giao tiếp.
Tránh hành vi quá khích và hãy giữ bình tĩnh.
Hãy tin tưởng vào những người khác và hãy xứng đáng với lòng tin của họ.
Hãy tìm sự cân bằng giữa hoài bão cá nhân với hành vi của bạn.
Hãy tôn trọng những người khác, hãy nói thật thành thật và đối xử tốt với mọi người.
Hãy là người thành thật nhất mà bạn biết, hãy trở nên đáng tin cậy.
Hãy đánh giá người khác thật công bằng và chính xác.
Hãy giao tiếp thật hiệu quả; chất lượng cuộc sống của bạn là chất lượng của việc bạn giao tiếp với người khác và với chính mình.
Hãy nuôi dưỡng và chăm chút cho những tình bạn mới, đặc biệt với những người đã chia sẻ nhiều kinh nghiệm và niềm vui với bạn; các mối quan hệ là cần thiết cho việc duy trì một cuộc sống thành công và hạnh phúc.
Hãy thể hiện tình thương và sự quan tâm chân thành đến tất cả bạn bè của mình và nuôi dưỡng mối quan hệ lâu bền bằng cách trở thành một người bạn tốt.
Hãy cư xử với mọi người, những người đã đi qua cuộc đời bạn, như thể người đó là người quan trọng nhất với bạn trên thế giới.
Hãy bỏ qua những điểm yếu của người khác và nhìn nhận điểm tốt vốn có của mỗi người. Chúng ta có thể học hỏi từ mọi người. Hãy cởi mở với điều này.
Hãy phát triển thói quen đúng giờ; nó phản ánh sự tự chủ và một sự quan tâm đúng mực đến người khác.
Hãy luôn giữ thói quen cười vui của bạn.
Hãy học cách im lặng và thích thú với sức mạnh của sự im lặng ít nhất 10 phút mỗi ngày.
Hãy nói ít đi; lắng nghe 60% thời gian. Bạn sẽ học được nhiều, với mỗi người mà chúng ta gặp gỡ, mỗi ngày đều có một việc gì đó để dạy cho bạn. Việc lắng nghe là sự khởi đầu của tất cả những sự thông thái. Việc học tập là lắng nghe thật hiệu quả.
Hãy học cách luôn suy nghĩ thật tích cực; khi một suy nghĩ tiêu cực xuất hiện trong đầu bạn, lập tức hãy thay thế nó bằng một suy nghĩ tích cực.
Hãy cống hiến sức lực của mình để có thể để lại cho thế giới một gia sản lớn lao.
Hãy chân thật, kiên nhẫn, kiên trì, khiêm tốn và rộng lượng; hãy là người có một trái tim ấm áp và một nhân cách vĩ đại.
Hãy coi mọi thời cơ như một cơ hội được học tập.
Hãy là một người thám hiểm, hãy tìm kiếm niềm vui thích trong những thứ mà người khác coi là điều đương nhiên.
Hãy phát triển khả năng của mình để tập trung cho những khoảng thời gian mở rộng và tạo dựng sự tập trung của mình.
Hãy khuyến khích và truyền cảm hứng cho người khác bằng những hành động của bạn.
Hãy lấy một người mà bạn nghĩ là có đạo đức và tầm ảnh hưởng lớn làm hình mẫu cho mình và hãy hành động như người đó.
Đừng bao giờ cảm thấy bạn không có thời gian cho những ý tưởng mới.
Hãy trở thành người mạo hiểm và đem lại sức sống mới cho tinh thần và khả năng hài hước của bạn. Hãy dành thời gian để làm mới trí tuệ, thể xác và tinh thần của bạn.
Hãy làm theo lương tâm mình.
Đừng bao giờ làm điều gì mà bạn sẽ không thấy tự hào khi kể cho mẹ mình nghe.
Hãy khám phá các phẩm chất tốt nhất của mình và trau dồi chúng.
Đừng bao giờ phàn nàn, hãy để mọi người biết đến bạn là một người nhiệt thành, đầy nghị lực, mạnh mẽ và tích cực.
Hãy lấp đầy tâm trí của bạn với những suy nghĩ về sự thanh thản, sự tích cực, sức mạnh, lòng can đảm và lòng trắc ẩn.
Hãy tạo ra một hình ảnh về bản thân mình như một người tử tế, điềm tĩnh, có kỷ luật, mạnh mẽ và hết sức tài giỏi.
Hãy sắp xếp thời gian thư giãn trong tuần của bạn; hãy dành thời gian để suy ngẫm, nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng.
Hãy dành thời gian cho những gì quan trọng nhất; hãy lựa chọn điều gì là quan trọng nhất và hãy loại bỏ những điều không có giá trị. Hãy tập trung vào các mục tiêu thực sự quan trọng; chỉ đọc các tài liệu hữu ích với bạn.
Hãy có kỷ luật khi tuân thủ kế hoạch TĐCBCN của bạn.
Hãy tìm kiếm tri thức. Tri thức là sức mạnh. Bạn càng hiểu biết nhiều thì bạn sẽ càng ít cảm thấy sợ hãi. Một người biết càng nhiều sẽ càng đạt được nhiều.
Hãy đọc nhiều nữa, học nhiều nữa, cười nhiều nữa và yêu thương nhiều hơn nữa.
Hãy thể hiện sự cảm kích và tôn trọng những người bạn yêu quý.
Bản chất của một người là tính cách của anh ta; hãy làm cho mình trở nên đáng chú ý, hoàn thiện và mạnh mẽ.
Hãy coi trọng việc sống hạnh phúc hơn là việc cóp nhặt các tài sản vật chất; hãy vui vẻ với những gì bạn có.
Hãy cố gắng để trở nên khiêm tốn, sống một cuộc sống giản dị và hữu ích.
Hãy tận tâm với những việc bạn làm và trở thành một công dân, một người bạn và một phụ huynh tốt hơn.
Hãy để mọi người biết đến bạn như một người lý tưởng, sẵn sàng đối mặt với những thách thức và đối phó với chúng bằng niềm say mê và sự nhiệt thành.
Hãy dành ít nhất một tiếng mỗi ngày để ở một mình – để tự xem xét nội tâm trong yên tĩnh, đọc sách hay chỉ là thư giãn.
Hãy nuôi dưỡng thói quen lạc quan.
Hãy phát triển trạng thái tinh thần tập trung. Hãy chú ý đến sự phát triển tâm hồn để đạt được sự tự tin lớn hơn.
Hãy chú ý đến sự phát triển tinh thần, sức khỏe và các hoạt động hữu ích; bạn không thể làm điều tốt nếu bạn không cảm thấy tốt. Khi bạn thanh thản, thư thái và nhiệt thành thì bạn cũng sẽ trở nên năng nổ, sáng tạo và hữu ích hơn.
Hãy cống hiến sức mình cho tri thức cao hơn và cho sự phát triển của mức độ nhận thức cao hơn.
Hãy luôn theo đuổi các mục tiêu cá nhân của bạn.
Hãy kiểm soát bản thân và sống hòa hợp với sứ mệnh cá nhân, tầm nhìn và các vai trò chính.
Hãy kết hợp hoài bão cá nhân với hành vi cá nhân của mình và lồng ghép nó với hoài bão tổ chức.
Hãy đánh giá các kết quả và sự tiến bộ của mình.
Hãy học cách đánh giá và hiểu về các quá trình và cách sử dụng dữ liệu để hỗ trợ cho các quyết định của bạn.
Hãy nhận thức về các quy trình mà bạn sử dụng và hiểu cách nối kết giữa chúng.
Hãy hiểu về các khách hàng của bạn. Bạn nên biết và hiểu các đồng nghiệp và các khách hàng của mình, chứ không chỉ hiểu bản thân.
Hãy ghi lại những bài học đã học được.
Hãy ăn mừng thành công của bạn.
Hãy lần lượt lựa chọn một mục tiêu cá nhân khó hơn với hành động hoàn thiện tương ứng từ TĐCBCN của mình và bắt đầu thực hiện nó.
Bảng 9.2. Tóm tắt Các hành động hoàn thiện tổ chức (Liên quan đến TĐCBTC và chu trình LTĐT)
Định nghĩa và lựa chọn quy trình | Đánh giá và chuẩn hóa quy trình | Hoàn thiện quy trình |
---|---|---|
Chuẩn bị cho việc hoàn thiện quy trình* Áp dụng Phương pháp kiểm tra cẩn thận vòng đời TĐHQTT* Nhận ra nhu cầu thay đổi và thảo luận về điều này trong toàn tổ chức* Thiết lập một tầm nhìn cho tổ chức* Hình thành TĐCBTC* Triển khai TĐCBTC trong tổ chức* Đưa ra một cam kết lâu dài* Chứng minh cho cam kết của các cấp quản lý cao nhất* Hãy loại bỏ các chướng ngại để tiến bộ* Hãy loại bỏ những nỗi sợ hãi bằng cách dùng khái niệm TĐHQTT và TĐCBCN* Thiết lập một định hướng tập trung về khách hàng và nhân sự* Hãy hiểu các nhu cầu cũng như sự mong đợi của khách hàng và nhân viên* Hãy khuyến khích nỗ lực cá nhân* Hãy khuyến khích việc suy nghĩ sáng tạo theo TĐCBCN và chu trình LTĐT* Hãy cung cấp thông tin và thu hút sự chú ý của mọi người, trong đó có khách hàng và nhà cung cấp* Xác định các nhu cầu học hỏi* Ưu tiên cho việc giáo dục và đào tạo* Nhận ra và trao thưởng cho những thành tích trong việc học tập* Nuôi dưỡng khả năng lãnh đạo* Hình thành một nhóm chỉ đạoLựa chọn quy trình kinh doanh cần hoàn thiện* Xác định các quy trình then chốt liên quan đến TĐCBTC* Nhận ra các cơ hội* Đặt ra các ưu tiên và lựa chọn quy trình kinh doanh quan trọng nhất* Chỉ định một người quản lý | Đánh giá quy trình* Mô tả chi tiết quy trình kinh doanh được lựa chọn* Đánh giá và xem xét quá trình thực hiện quy trình* Nhận ra các hạn chế của quy trình* Phân tích các vấn đề của quy trình* Phân tích dữ liệu quy trình sẵn có* Thực hiện các phép phân tích nguyên nhân và kết quả* Nhận định các nguyên nhân cốt lõi* Đánh giá sự ổn định của quy trình* Phân tích các nguyên nhân đặc biệt dẫn đến sự thay đổi* Khắc phục các nguyên nhân đặc biệt* Đưa quy trình kinh doanh vào tầm kiểm soátChuẩn hóa quy trình* Thực hiện chuẩn hóa quy trình* Giao tiếp và đẩy mạnh các tiêu chuẩn* Đào tạo nhân viên sử dụng các tiêu chuẩn* Đưa vào thực hiện các tiêu chuẩn* Đánh giá các kết quả từ các tiêu chuẩn* Phản ứng với những sự chệch hướng các tiêu chuẩn* Nhận ra các nguyên nhân sâu xa của sự chệch hướng* Phân tích các nguyên nhân thường gặp dẫn đến sự chệch hướng* Giảm thiểu sự chệch hướng trong quy trình* Ngăn ngừa việc tái diễn sự sai lệch so với các tiêu chuẩn* Hợp lý hóa quy trình* Kiểm chứng lỗi sai của quy trình* Xây dựng quá trình duy trì hiệu quả tổng thể và TĐHQTT* Ghi lại các bài học đã học được* Thu thập và lưu giữ các dữ liệu về hiệu quả của quy trình | * Phân tích dữ liệu sẵn có về quy trình* Cập nhật kế hoạch hoàn thiện* Quyết định các mục tiêu hoàn thiện* Chỉ ra các hành động hoàn thiện* Nhận định các phương pháp của quy trình* Lập kế hoạch chiến lược thu thập dữ liệu* Đào tạo kế hoạch hoàn thiện* Thực thi kế hoạch* Tiến hành các phân tích nguyên nhân và kết quả* Phát triển các giải pháp* Thử nghiệm các giải pháp được lựa chọn* Tiến hành các thí nghiệm với những thay đổi trong quy trình* Quan sát và phân tích dữ liệu* So sánh dữ liệu với lý thuyết* Đánh giá các hiệu quả và xem xét các kết quả* Quyết định xem mục tiêu nào đã đạt được* Phản ứng với sự sai lệch so với kế hoạch* Nhận ra các nguyên nhân sâu xa* Khắc phục ngay các nguyên nhân đặc biệt* Tìm kiếm các giải pháp thay thế* Thực hiện quá trình hoàn thiện như mong muốn* Đưa quá trình vào tầm kiểm soát* Thực hiện việc thay đổi lâu dài trong quy trình* Đánh giá các kết quả* Tiếp tục thu thập và phân tích dữ liệu* Liên tục kiểm soát quy trình* Ngăn ngừa tránh lại để xảy ra sự sai lệch* Thiết kế lại các sản phẩm và các quy trình kinh doanh* Ghi lại thành tích được cải tiến* Chuẩn hóa những thay đổi* Ghi lại quy trình cải tiến* Ghi lại các kết quả của dự án* Lập bản trình bày tổng hợp* Đánh giá các phương pháp nhóm* Đánh giá các kết quả của dự án* Đề xuất các hoạt động tiếp theo* Kỷ niệm việc hoàn tất chu trình cải tiến quy trình* Ghi nhận và trao thưởng cho hành động cải tiến liên tục* Lặp lại chu trình Lập kế hoạch – Thực thi – Kiểm tra – Hành động* Lựa chọn một quy trình kinh doanh mới để hoàn thiện |
Như chúng ta có thể thấy trong Hình 9.1, chu trình TĐCBCN bao gồm một số bánh xe lớn và nhỏ. Những bánh xe này đều cần có mối tương quan với nhau và rẽ đi đúng hướng giúp cho bánh xe TĐCBCN lớn hơn chuyển động thành công. Mô hình này giúp chúng ta hiểu cả hai cách vận động của chiếc bánh xe này và sự cố kết giữa các khía cạnh khác nhau của nó. Sau khi hoàn thành giai đoạn cuối cùng, chu trình được lặp lại liên tục để gắn kết các thẻ điểm với môi trường xung quanh nó. Nhờ vậy tổ chức của bạn sẽ hiểu hơn về chính mình và môi trường xung quanh, do đó có thể hoàn thiện được bản thân. Một cách tự nhiên, điều tương tự cũng được áp dụng với bạn, nghĩa là bằng cách xem xét TĐCBCN hàng tháng với một người tin cẩn và học hỏi từ những kinh nghiệm trước đó của bạn, bạn sẽ hiểu biết hơn về bản thân và môi trường xung quanh. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thiện bản thân. Bằng cách này, bạn sẽ liên tục cải thiện hiệu quả của mình, do đó liên tục làm bản thân và người khác hài lòng. Quá trình hình thành chiến lược, cải thiện và phát triển tiềm năng con người, và quá trình học hỏi đều là các bộ phận của một quy trình nhận thức
Kết quả của việc tiến bộ nhờ chu trình TĐCBCN là việc hoàn thiện liên tục các kết quả kinh doanh qua các năm. Thông qua cách tiếp cận này, khách hàng hài lòng và tổ chức sẽ luôn có thể biết được về chính mình và môi trường xung quanh. Phần mềm TĐHQTT (xem Phụ lục I) là một hệ thống phần mềm tương tác và dựa trên tri thức sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình thực hiện hệ thống TĐCBCN nhằm đạt mục tiêu đề ra. Nó đề cập đến khả năng quản lý và đào tạo nhân sự để có thể chỉ đạo hiệu quả tổ chức của họ nhằm đạt được hiệu quả cao hơn, mang lại sự vui vẻ và động cơ. Xem xét cẩn thận vòng đời của TĐHQTT (xem Phụ lục II) là mô hình tuyệt vời về hiệu quả sẽ giúp hướng dẫn bạn trong quá trình cải thiện hiệu quả tổng thể này. Đó là một thước đo giúp một tổ chức xác định xem mình đang trong giai đoạn phát triển nào và tổng điểm đạt được là bao nhiêu.
Bạn có thể dùng phím mũi tên để lùi/sang chương. Các phím WASD cũng có chức năng tương tự như các phím mũi tên.