Khi nghe, trong đầu chúng ta thường bật ra những câu hỏi liên quan hoặc không hề liên quan tới những điều họ đang nói.

Bạn có thể đặt câu hỏi trong ít nhất bốn tình huống sau:

•      Khi bạn muốn có thêm thông tin. Những lúc này, hãy đặt câu hỏi mở – những câu hỏi không được phép trả lời “có” hoặc “không”. Điều này sẽ khiến người được hỏi có cơ hội suy nghĩ và tìm ra cách trả lời phù hợp. Ví dụ bạn có thể hỏi: “Theo anh, tại sao doanh số bán hàng giảm trong quý đầu tiên?” hoặc “Chúng ta có thể gia tăng tỉ lệ nhân viên như thế nào?”

•      Khi bạn không hiểu điều gì và muốn được làm rõ. Một số câu hỏi có thể sử dụng là: “Anh có thể quay lại những con số vừa rồi không?”, hoặc “Ý anh là gì khi nói hoặc “Có phải anh nói rằng anh có thể cung cấp những sản phẩm này vào cuối tháng không?”

•      Khi bạn hiểu những gì họ nói, nhưng bạn muốn tiếp tục thuyết trình. Đây có thể được coi là quá trình tóm tắt: “Bây giờ đã 3:30 chiều, chúng ta đang dừng ở …?” Cũng có thể nhằm nhắc lại những điểm quan trọng: “Chúng ta cùng xem lại những điểm mà ta đã thống nhất.” Hoặc, với mục đích ủng hộ: “Đó là một ý tưởng hay. Các bạn có đồng ý với đề nghị này không?”

•      Khi bạn hiểu những gì họ nói và bạn muốn tiếp tục nói sâu hơn về chủ đề. Ví dụ như khi một vài người bạn tôi đang nói về vấn đề ở làng của họ cho chính quyền địa phương. Ngài thị trưởng biết rằng họ không dễ bộc lộ các vấn đề cá nhân một cách cởi mở. ông ta nói: “Hãy nói thêm cho tôi nghe. Tôi biết anh chưa nói hết toàn bộ câu chuyện. Tôi cần biết toàn cục thì mới có thể khuyên anh nên làm gì.”

“Điều quan trọng là phải liên tục đặt câu hỏi, Sự tò mò hẳn phải có lý do riêng để tồn tại lâu đến vậy,” Albert Einstein

Đừng ngần ngại khi đặt câu hỏi để nắm được điểm cốt lõi của vấn đề.

Tình huống: Mark thường gặp Jay tại hội thảo hàng năm. Họ từng làm việc với nhau một thời gian ngắn nhưng anh cảm thấy họ chưa bao giờ thực sự trò chuyện. Trong một lần hội thảo, họ nhận ra cuộc nói chuyện đi xa hơn mọi khi và dần vượt được qua điểm mà họ luôn bế tắc ở những lần nói chuyện trước đó. Vì họ đưa ra những câu hỏi gợi ý, cởi mở và không mang tính bảo thủ, nên họ đã có thể chia sẻ quan điểm chân thành về tình hình hiện tại của ngành họ đang theo đuổi. Kết quả, họ có một buổi nói chuyện thoải mái, chia sẻ quan điểm về một dự án tiềm năng với một sản phẩm có thể được bán rộng rãi và thành công ra thị trường.