Phân tích nguyên nhân và hệ quả là phương pháp cần vận dụng trí óc tối đa. Đây là cách thực hiện theo trình tự nhằm phân tích một vấn đề và xác định những nguyên nhân có thể có giúp bạn giải quyết chúng một cách hiệu quả.

Có bốn bước quan trọng khi phân tích nguyên nhân và hệ quả:

1.      Xác định vấn đề rõ nhất có thể. Đặt ra các câu hỏi: “Ai?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?”, “Cái gì?”, “Như thế nào?”, và “Tại sao?”

2.      Cân nhắc toàn bộ các khía cạnh liên quan tới vấn đề bạn gặp phải. Đó có thể là các tác nhân bên ngoài chẳng hạn như giao thông kém chất lượng. Đó cũng có thể là các tác nhân bên trong như nhân viên phải chịu áp lực.

3.      Phân tích chi tiết hệ quả của mỗi khía cạnh để hiểu rõ tầm quan trọng của chúng.

4.      Cân nhắc những nguyên nhân có thể có. Với mỗi khía cạnh trong bước 2, hãy phân tích một cách sáng suốt mọi nguyên nhân của chúng. Phương pháp tư duy tập thể (xem phần 4.1) có thể giúp ích Lần lượt xem xét kỹ từng nguyên nhân có thể có và không ngừng nhìn lại để xác định các nguyên nhân cơ bản nhất.

Bạn cũng có thể vẽ sơ đồ để vạch ra các giai đoạn khác nhau của quá trình này và mối quan hệ giữa nguyên nhân và hệ quả.

Suy nghĩ kỹ về một vấn đề và xem liệu nó có xuất phát từ những sự việc sâu xa nào đó chưa được giải quyết không.

Tình huống: Mới làm việc trong công ty được vài tuần nhưng Matt đã thấy áp lực công việc đã bắt đầu ảnh hưởng tới công việc và cả sức khỏe của anh. Người quản lý có vẻ không biết về vấn đề đó và vẫn thúc giục anh nhiều hơn nhằm đạt được chỉ tiêu. Thời điểm khó khăn nhất với Matt là lúc anh mất bình tĩnh với một khách hàng lớn của công ty. Giám đốc công ty nhanh chóng biết thông tin. Ông sáng suốt gợi ý mọi người cùng họp bàn để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng tới kết quả công việc của Matt. Ồng phát hiện ra rằng bộ phận Matt đang làm việc còn thiếu ba nhân viên – với thiết bị tin học lạc hậu. Chính điều này khiến họ làm việc chậm hơn nhiều so với các đồng nghiệp khác. Nhờ phân tích và tìm ra nguyên nhân cốt lõi, giám đốc của Matt có thể tuyển thêm và đào tạo nhân viên mới, đồng thời đặt mua thiết bị tin học hiện đại hơn. Không chỉ có hiệu quả công việc của Matt được cải thiện, mà tinh thần làm việc của phòng anh cũng tiến bộ đáng kể.