Khi nhìn vào số liệu thống kê, bạn cần phải đánh giá và đặt chúng vào đúng ngữ cảnh. Chỉ như vậy, bạn mớicó thể xác định ý nghĩa của một xu hướng rõ ràng hoặc giải thích sự bất thường so với những xu hướngchung và xác định mức quan trọng tương ứng của chúng.

Dưới đây là một số lời khuyên giúp bạn giải thích ý nghĩa những con số, phần này sẽ nhấn mạnh vào việc nhận ra các mô hình và xu hướng.

•      So sánh các cột. Hãy quan sát xem xu hướng đang đi lên, đi xuống hay không đổi. Có trường hợp bất thường nào không? Hãy cố gắng phân biệt các mô hình. Thực hiện thao tác tương tự với các dòng.

•      Ghi lại mức trung bình và độ lệch. Tìm ra mức số trung bình cho hàng ngang hoặc hàng dọc, sau đó tìm độ biến thiên từ mức trung bình này. Phân tích nguyên nhân dẫn đến những thay đổi lớn so với mức trung bình. Tuy nhiên cần nhớ rằng so sánh một con số cụ thể với mức trung bình có thể khiến bạn đi lệch hướng: Điều này có thể không áp dụng với những thay đổi xuất phát từ nguyên nhân là thời vụ, ví dụ như việc thanh toán theo quý nếu biểu đồ được chia thành hai tháng. Trong trường hợp đó, so sánh các con số cụ thể với một con số đã dự tính là một phương án hữu hiệu hơn.

•      Chú ý vào trọng tâm của biểu đồ. Kiểm tra thang chia độ ở hai bên trái và phải của trục tung xem chúng có sự khác biệt không. Nếu mức chia độ ở bên trái không bắt đầu từ 0, cần lưu ý rằng có thể người vẽ biểu đồ tập trung vào một đặc tính nào đó của số liệu sử dụng.

•      Không quan tâm tới phép loại suy. Nếu thông tin bổ sung trong biểu đồ dựa vào phép loại suy đơn thuần từ số liệu đã có, cần thận trọng khi sử dụng thông tin đó. Đó chỉ là những thông tin có tính chất suy đoán.

•      Phân tích số liệu. Những điểm bất thường ở các mô hình tổng quát chỉ là những tín hiệu tạm thời hay chúng ám chỉ xu hướng lâu dài trong tương lai? Bạn có biết nguyên nhân của chúng không? Khả năng tiếp diễn của chúng như thế nào? Và ý nghĩa của chúng?

•      Đưa ra những kết luận có ích. Viết kết luận và kiểm tra xem kết luận đó có được chứng minh nhờ các đoạn viết đi kèm với mục đích tóm tắt lại đồ thị hoặc sơ đồ không.

Một phút suy ngẫm: Kiểm tra thang chia độ trong biểu đồ. cần chú ý rằng thang chia độ trong biểu đồ có thể làm sai lệch số liệu và được dùng để bóp méo ý nghĩa thực sự của số liệu sử dụng.

Cân nhắc xem những bất thường ở các mô hình tổng quát là những tín hiệu tạm thời hay là dấu hiệu chonhững xu hướng lâu dài trong tương lai.