Tôi thích tranh luận. Điều tuyệt vời nhất xảy ra khi một luật sư mới ra trường đến và bắt đầu tranh cãi với bạn về một dự luật, và anh ta rặn từng câu một. Họ có thể nhận thấy tôi cực kỳ hào hứng khi sự việc diễn ra. Thái độ hăng hái của tôi rất dễ lan tỏa. Làm luật sư thật là vui.

Zia Mody, Nhà sáng lập AZB and Partners

Ý nghĩa, định hướng, kết nối và thực hiện, tất cả giờ đã trở thành công cụ trong tay bạn, sẵn sàng để bạn mang ra sử dụng trong suốt hành trình làm lãnh đạo. Nhưng bạn sẽ chẳng đi đến đâu nếu bạn không còn sức để bước tới. Sự nghiệp lãnh đạo đòi hỏi nơi bạn sự nỗ lực lâu bền, dù lĩnh vực bạn chọn là gì đi nữa. Bạn phải làm rất nhiều giờ, thậm chí phải làm đêm và cả ngày cuối tuần. Chưa kể vai trò làm cha mẹ và nghĩa vụ với gia đình – hơn 90% nữ giới đi làm cho biết họ vẫn gánh vác nhiều trách nhiệm tại gia hơn người bạn đời – và bạn hiểu vì sao cuộc sống ngày nay lại quá nhiều áp lực. Một nghiên cứu gần đây về giới nữ nơi công sở do Work Life Balance Centre (Trung Tâm Cân Bằng Cuộc Sống Và Công Việc) cho thấy 26% cảm thấy họ cần phải sẵn sàng đáp ứng nhu cầu công việc 24/7; 14% làm việc với hoặc quản lý nhân sự ở những múi giờ khác nhau; và gần 20% thấy áp lực khi phải làm thêm giờ trong văn phòng. Chẳng trách, sau một ngày dùng cạn nguồn năng lượng, nhiều người trong chúng ta lết vào giường không còn chút sức lực; tất cả những gì ta ao ước lúc ấy là được ngủ thẳng giấc. Điều gì đã cướp đi nguồn năng lượng của bạn từ tuần này sang tuần khác? Có thể bạn nghĩ có mơ mới thoát khỏi cái vòng luẩn quẩn này.

Chúng ta không thể biến cát thành vàng, cũng không thể đào thêm giờ thứ 25 trong ngày. Nhưng chúng tôi có thể giúp bạn xem xét nguồn năng lượng dự trữ – cái gì lấp đầy nó và cái gì làm tiêu hao nó. Với những kiến thức này, chúng tôi còn giúp bạn điều chỉnh lại thời gian biểu. Bạn cần một chút dũng cảm và kỷ luật bản thân, thậm chí một chút nỗ lực để biến điều này thành hiện thực. Nhưng một khi bạn làm được, bạn sẽ được tưởng thưởng bằng kết quả tuyệt vời.

Tất cả xuất phát từ quan điểm hiệu quả hơn về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Đa số phụ nữ có xu hướng cho rằng mất cân bằng là nguyên nhân của mọi vấn đề về năng lượng, bởi trước nay người đời thường nói ở nhà là tái tạo năng lượng, đến sở làm là tiêu hao nó. Vì thế khi bạn gặp những phụ nữ đi làm khác, trong đầu bạn nảy ra câu hỏi làm sao họ xử lý hết ngần ấy việc. Trên thực tế, mọi chuyện không rạch ròi đến vậy. Một công việc phù hợp có thể mang lại cảm giác hào hứng – khi bạn mê việc tới quên cả thời gian. Và cách phân bổ thời gian bất hợp lý ở nhà có thể khiến bạn suy giảm năng lượng. Thử hỏi những người đang quay như chong chóng với một đứa bé đang quấy khóc, một con chó sủa inh ỏi, một bữa tối sắp cháy khét trên bếp và một người bạn đời đầy yêu sách mà xem! Nguồn năng lượng của bạn lúc tăng lúc giảm ở công sở, thì ở nhà cũng thế thôi.

Giả định thứ hai đáng để suy ngẫm: Những phụ nữ khác bằng cách này hay cách khác đã tìm được sự cân bằng trong công việc và cuộc sống – chẳng qua bạn chưa tìm được lời giải mà thôi. Chắc chắn một điều là không có lời giải nào cả. Các nữ lãnh đạo đã nói gì với chúng tôi về sự cân bằng? “Chuyện hoang đường!” Không ai cân bằng cả. Thật thế, vấn đề không nằm ở chỗ cân bằng mà là giữ thăng bằng khi bạn bị chao đảo quá mức. Một số phụ nữ còn dùng hình ảnh không để bất cứ thứ gì rớt xuống sàn.

Chúng tôi phải công nhận rằng câu hỏi làm sao để có một cuộc sống cá nhân giữa muôn vàn yêu cầu khắc nghiệt trong vai trò lãnh đạo là mối bận tâm thật sự đối với nhiều phụ nữ, đặc biệt là những bà mẹ trẻ. Vậy thì nếu sự cân bằng ấy không tồn tại, thì là cái gì? Các nữ lãnh đạo mà chúng tôi tiếp xúc không hy sinh giờ ngủ, cũng không từ bỏ cuộc sống gia đình để dành trọn thời gian cho công việc, và họ còn đi nghỉ mát nữa chứ. Họ làm điều đó bằng cách nào?

Đây là lúc để bạn làm lại từ đầu. Hãy quên đi ý nghĩ rằng bạn chỉ ổn định khi kiểm soát được mọi thứ. Thay lối tư duy đó bằng việc quản lý dòng chảy năng lượng thật sự của mình – trong phạm vi những gì thật sự quan trọng đối với bạn.

Bằng cách chuyển hóa ý nghĩa thử thách theo cách này, bạn đang dần thay thế một vấn đề không thể giải quyết (mưu cầu trạng thái cân bằng giữa công việc và cuộc sống) bằng một vấn đề hoàn toàn có thể giải quyết (quản lý nguồn năng lượng dự trữ của bạn). Phương pháp này mang lại kết quả đáng kể: không bao giờ bạn vắt kiệt sức mình. Đó là khi bạn dễ tổn thương nhất, dễ ra quyết định sai lầm nhất và mất đi niềm vui trong công việc lãnh đạo. Nguồn năng lượng đóng một vai trò to lớn trong thành công của bạn.

Julie Coates là giám đốc điều hành của BIG W, một bộ phận gồm 150 chuỗi cửa hàng bán lẻ thuộc Woolworth tại Úc, với số lượng nhân viên lên đến 30.000 người. Bà còn là mẹ của ba cô con gái năng động và đang tập chạy ma-ra-tông vào thời điểm chúng tôi liên hệ phỏng vấn. Julie có thể dễ dàng bị công việc ngốn hết sức lực. Nhưng không, bà thành công bằng cách nhìn nhận nguồn năng lượng cá nhân như một thứ tài sản mà bà đầu tư và phát triển.

Người tạo ra năng lượng

Julie sinh ra trong một nông trại bò sữa, một loại hình kinh doanh 24/7 khác. “Tôi là con gái lớn trong số bốn anh chị em, và tôi nhớ mình luôn làm việc chăm chỉ,” bà hồi tưởng. “Lúc nào cũng có việc để làm. Cha nói với tôi rằng tôi có thể làm bất kỳ điều gì mình muốn trong đời khi tôi mới lên 8 hay lên 10 gì đó. Tất cả đều phụ thuộc vào tôi. Trở thành nông dân là điều đầu tiên tôi muốn. Rồi tôi muốn làm giáo viên, và tôi đã làm được. Có thời điểm tôi ước mình trở thành nữ thủ tướng đầu tiên của nước Úc. Rốt cuộc tôi gia nhập ngành bán lẻ, và tôi thích việc chú trọng vào kết quả đạt được mỗi ngày.” Một điều khác mà Julie thích về ngành bán lẻ – yếu tố mang lại cho bà nguồn năng lượng – là con người; bà gọi họ là “những người giá trị”. Bà thích làm việc với họ và luôn suy nghĩ cách nào tốt nhất để thúc đẩy họ phát triển bản thân.

Còn những nguồn năng lượng khác? “Đầu tiên là các con gái của tôi,” bà nói. “Chưa hết, tôi đã gắn bó với người bạn đời của mình trong suốt hai mươi mốt năm. Tôi hài lòng và hạnh phúc với cuộc sống cá nhân. Những thành quả đạt được cũng mang lại cho tôi nguồn năng lượng to lớn.” Điều gì làm mất đi nguồn năng lượng của Julie? “Nếu tôi không cảm thấy mình đang tiến triển, tôi có thể bị xuống năng lượng khá nhanh. Khi nào tôi còn đạt được thành quả, khi ấy tôi còn tiếp tục bước. Bận rộn với tôi là niềm vui!”

Và đúng thế thật. Trong suốt sáu năm ở vị trí trưởng bộ phận nhân sự, Julie dẫn dắt một cuộc tái cấu trúc doanh nghiệp triệt để mà kết quả là đóng 2/3 hệ thống phân phối, một thử thách đòi hỏi nguồn năng lượng bền bỉ cùng kỹ năng đối nhân xử thế chuẩn mực. “Điều đầu tiên tôi nói đến là việc thay đổi cuộc sống của bốn ngàn người mà không khiến ai bị trở nên thừa thãi,” bà nói. “Chúng tôi đóng cửa nhà xưởng. Chúng tôi lại mở cửa nhà xưởng. Nhưng chúng tôi thật sự quan tâm đến con người. Tôi tự hào vì đó là điều đúng đắn nên làm.”

Từ đó, Julie trở thành giám đốc quản lý hậu cần và sớm lâm vào tình thế khó khăn mà phải mất hai năm mới giải quyết xong. “Chúng tôi vừa mới mở trung tâm phân phối lớn nhất ở Brisbane để luân chuyển hai triệu thùng hàng hóa một tuần. Chúng tôi đưa mọi thứ vào hoạt động, nhưng nó không chạy,” bà nói. “Hãy tưởng tượng hậu quả mà xem – các cửa hàng của chúng tôi đều đình trệ. Không ai đứng ra lãnh trách nhiệm hết.”

Julie nhận ra mình phải tìm cách xử lý mớ công việc khổng lồ này. “Khi chuyển giao, người tiền nhiệm nói với tôi, ‘Chị sẽ phải tập quen với chuyện chuông điện thoại réo inh ỏi suốt cuối tuần. Vô vàn chuyện phát sinh và tỷ tỷ các vấn đề khác.’ Và tôi nghĩ, ‘Mình sẽ không chịu nổi chuyện đó, vậy mình cần phải giải quyết nó.’ Chúng tôi phải tìm ra nguồn gốc vấn đề,” Julie nhớ lại. “Nguyên nhân của những cú điện thoại đó lẽ ra không được phép xảy ra ngay từ đầu! Nhưng không có mấy người nhiệt tình giúp đỡ. Tôi phải yêu cầu nhóm nhân viên nhiều kinh nghiệm của mình đứng ra giúp giải quyết khó khăn.”

Mấy tháng đầu cực kỳ căng thẳng, và Julie luôn lo lắng, làm việc cật lực để chứng minh mình có thể làm tốt công việc. Kéo toàn nhóm xích lại gần nhau tạo nên bước chuyển biến quan trọng. “Chúng tôi đã ngấp nghé bờ vực, và rồi mọi thứ nhanh chóng trở nên khả quan hơn. Chúng tôi bắt đầu nói về việc hợp tác trong công việc. Chúng tôi phối hợp với nhau như thế nào? Chúng tôi trông đợi điều gì ở nhau?” bà kể. “Có người nói với tôi rằng một trong những điều quan trọng nhất tôi làm là nói với toàn nhóm về việc họ cần phải quyết tâm hành động. Họ có quyền lựa chọn, nhưng họ phải quyết định nhanh lên, bởi nếu họ không quyết tâm, tôi sẽ cho họ ra khỏi nhóm. Tôi khá cương quyết trong việc loại bỏ một số người khi họ khiến toàn nhóm thất vọng. Tôi khá giỏi trong việc đưa ra các quyết định khó khăn. Tôi nghĩ điều này bắt nguồn từ việc mình lớn lên từ nông trại.”

Kinh nghiệm trong công tác hậu cần cho thấy Julie nạp được nhiều năng lượng đến mức nào khi làm việc với cả nhóm để cùng nhau giải quyết những vấn đề khó khăn: “Tôi không biết câu trả lời là gì, nhưng tôi biết cách tìm ra câu trả lời thông qua những người khác. Vấn đề càng lớn, tôi càng nỗ lực kêu gọi mọi người cùng giải quyết. Tôi nghĩ phụ nữ thường sẵn sàng nói, ‘Tôi không biết,’ và ‘Có người biết đấy,’ và ‘Tôi có thể giúp tập thể đạt được thành tích tốt nhất bằng cách nào?’”

Năm 2008, Julie được đề bạt lên chức giám đốc điều hành của BIG W. Bà theo học người lãnh đạo sắp ra đi trong suốt một tháng để xem cách ông xử lý các yêu cầu trong công việc ra sao. Ông làm điều đó bằng cách sắp xếp một thời gian biểu hết sức sít sao. “Với những trách nhiệm trong gia đình, tôi không thể nào xoay sở giống như ông,” bà nói. “Ông có mặt trong văn phòng từ 6h30 sáng. Ông làm liên tục nhiều giờ liền, bảy ngày một tuần và cả sau giờ làm việc. Thời tôi theo ông học việc, chúng tôi phải bay vào thành phố sau nửa đêm. Chuyện thường xuyên.”

Julie tận dụng công cụ quản lý nguồn năng lượng của mình – điều chỉnh lại công việc. “Tôi nghĩ xem cách nào phù hợp nhất với tôi và làm sao để tôi vẫn đạt được thành quả tương tự,” Julie nói. “Tôi cần thay đổi một số cơ cấu trong lịch làm việc. Ví dụ, thứ hai thường mất ba tiếng đồng hồ họp ban quản trị, tiếp theo là ba giờ đồng hồ xem xét tình hình kinh doanh, trong đó một số việc đã thảo luận trước đó. Tôi bàn với vị giám đốc tài chính xem có cách nào làm khác đi không. Đồng thời tôi còn nhìn thấy cơ hội sử dụng thời gian mang tính chiến lược hơn.”

Thời gian biểu của Julie vẫn căng nhưng bà dành được thời gian cho gia đình và rèn luyện sức khỏe. “Tôi bắt đầu công việc mỗi ngày vào lúc 8h sáng và ăn tối với gia đình các tối thứ sáu, bảy và chủ nhật. Tôi còn dành một ngày cuối tuần để đi mua sắm, nhưng do các con gái tôi cũng thích sắm đồ, tôi đưa chúng đi theo, và vì vậy mà tôi có thêm chút thời gian cho gia đình.” Julie có vẻ rất hài lòng. “Mọi người thường nói với tôi, ‘Không hiểu chị làm điều đó bằng cách nào.’ Thế nhưng việc tạo năng lượng giống như lời tiên tri thành hiện thực. Bạn càng bận rộn bao nhiêu, bạn càng có khả năng làm được thêm nhiều việc bấy nhiêu. Bạn càng năng động bao nhiêu, bạn càng có thêm năng lượng bấy nhiêu.”

Một phần khác trong kỹ năng quản lý nguồn năng lượng của Julie chính là tìm cách giữ lại phần năng lượng mà bà có được. Cũng giống như nhiều người thành đạt khác, Julie là người rất quy củ. Ngay từ khi còn là một cô gái trẻ, bà đã lên kế hoạch sao cho vừa theo đuổi sự nghiệp vừa làm tròn vai trò làm mẹ. “Tôi sinh các con cách nhau bốn năm để đảm bảo cuộc sống dễ thở một chút cho chúng tôi và để tôi không cảm thấy mình bất lực,” bà giải thích. “Đồng thời, tôi dám nói mình có thể nuôi được cả một đất nước nhỏ với số tiền tôi dành ra để nuôi các con. Nhưng nếu nói thật lòng, thì điều đó xứng đáng, vì tôi muốn làm việc. Tôi lại là người chóng chán. Vậy nên nếu tôi không làm việc, hẳn tôi sẽ tìm đến bia rượu hoặc dành quá nhiều thời gian để tìm cảm giác mãn nguyện theo cách khác!”

Biết rõ những gì cản trở và thúc đẩy bạn

Được như Julie thì thật là tuyệt, nguồn năng lượng cứ tự nhiên tuôn trào bất chấp thời gian biểu khắt khe. Nhưng nếu bạn không làm được như thế thì sao? Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xác định nguồn gốc năng lượng và cách sử dụng năng lượng – và làm sao để bảo vệ, bổ sung cho phần năng lượng dự trữ của bạn từ ngày này qua ngày khác. Nghiên cứu của Edy Greenblatt chỉ ra bốn loại năng lực mà bạn có thể sử dụng: thể chất, nhận thức (hay trí óc), tâm lý (hay cảm xúc) và xã hội (hay tinh thần). Sau đây là một số câu hỏi bạn có thể dùng để đánh giá tình trạng năng lượng của bản thân:

Thể chất: Khả năng chịu đựng và nguồn động lực cơ bản của bạn. Hiện bạn có bao nhiêu sức lực? Bạn có luyện tập thể thao không? Chế độ ăn uống của bạn có lành mạnh và đều đặn không? Bạn có ý thức chăm sóc bản thân mình không? Nếu bạn thực hiện những điều đó, tức là bạn đang làm một việc đặc biệt quan trọng đối với những người lãnh đạo; nhiều phụ nữ cảm thấy tội lỗi khi thỏa mãn nhu cầu của chính mình – và đó là lối suy nghĩ sai lầm.

Nhận thức: Các hoạt động trí óc của bạn. Bạn có dễ tập trung không? Hoạt động trí óc khiến bạn thích nhất? Ví dụ, nếu lòng quả cảm là sở trường cốt lõi của bạn, thì não của bạn hẳn sẽ hoạt động mạnh mẽ khi bạn chủ trì một cuộc họp nảy lửa.

Tâm lý: Tâm trạng của bạn. Điều gì khiến bạn lo lắng, sợ hãi hoặc căng thẳng, và điều gì khiến bạn nhảy cẫng lên vì vui sướng? Vài người trong chúng ta thích sự cạnh tranh; số khác lại cảm thấy mệt mỏi vì điều này. Nhiều phụ nữ chúng tôi gặp viện dẫn một hiện tượng làm cạn kiệt cảm xúc thường thấy – quan sát những người đồng nghiệp ngồi lặng lẽ trong buổi họp, thế nhưng sau đó lại vui vẻ tham gia bàn chuyện thiên hạ ngoài lề.

Xã hội: Mối quan hệ của bạn với những người khác, các giá trị cốt lõi của bạn. Các hoạt động đội nhóm cho bạn thêm năng lượng hay vắt kiệt sức của bạn? Bạn có thường sử dụng các thế mạnh của mình không? Bạn có sống vì ước mơ của mình? Một nữ chính trị gia từng nói rằng bà phát hiện ra việc phải đi lại nhiều và lịch làm việc dày đặc không vắt kiệt sức của bà bởi bà đang làm việc để đạt đến mục tiêu cuộc đời mình: cải thiện chất lượng sống của các công dân nước mình.

Có lúc bốn khía cạnh năng lượng này hoạt động đồng nhất với nhau, nhưng thông thường thì chúng trái ngược nhau: ví dụ, bạn có thể kiệt sức sau một cuộc chạy bộ dài, nhưng tâm trí lại đầy ắp ý tưởng mới và thấy lòng thật nhẹ nhõm. Các nghiên cứu cho thấy nếu ngủ không đủ giấc, bạn có thể tăng khả năng tập trung bằng cách đi bộ một quãng ngắn hoặc tập thể thao. Tương tự, đầu óc bạn có thể tê liệt sau một ngày dài họp hành liên miên, nhưng lại được các mối quan hệ tiếp thêm năng lượng tươi mới bởi chính tác động của bạn lên đội ngũ làm việc. Chuẩn bị cho bài thuyết trình có thể khiến bạn thấy mệt mỏi về mặt cảm xúc, nhưng bạn sẽ cảm thấy một nguồn năng lượng dâng trào khi kết nối với khán thính giả.

Nếu những ví dụ trên không đúng với bạn, thì cũng không có gì ngạc nhiên. Trên thế giới này chỉ có một vài nguồn cung cấp năng lượng chung. Phải kể đến trước hết là giấc ngủ – một giấc ngủ ngon buổi tối là món ăn bồi bổ trí não và cơ thể tốt nhất cho tất cả mọi người. Hãy nhớ đến điều này bất kỳ khi nào bạn cố thuyết phục bản thân rằng mình có thể làm việc mà không cần ngủ. Ngủ bao nhiêu là đủ? Lời khuyên tốt nhất chúng tôi dành cho bạn là hãy lắng nghe nhu cầu của bản thân. Ví dụ, trong suốt thời gian chúng ta thức, chúng ta được lập trình để phản hồi lại cái mà các nhà khoa học gọi là nhịp sinh học trong ngày. Đó là những chu trình của cảm giác sảng khoái và mệt nhọc, theo đó phần lớn có thể hoạt động liên tục trong khoảng 90 phút. Rồi khi một chu trình kết thúc, vài phút nghỉ giải lao ngắn sẽ giúp bạn tỉnh táo. Đây là lý do tại sao nghỉ ngơi lại tốt cho cơ thể bạn và ngồi lâu một chỗ vắt kiệt sức bạn. Đó là một “chiêu” mà bạn có thể áp dụng ngay ngày hôm nay.

Học cách xác định nguồn gốc và cách sử dụng năng lượng bản thân là điều đáng để rèn luyện. Edy đưa ra một phương pháp thực tiễn: Hãy xem xét kỹ lưỡng 4 tình huống xảy ra gần đây nhất với bạn – hai trong số đó thật sự tiếp thêm cho bạn năng lượng và hai khiến bạn kiệt quệ. Đối với mỗi tình huống, liệt kê ra các yếu tố thể chất, nhận thức, tâm lý và xã hội. Đôi lúc ta bỏ qua các đầu mối – môi trường yên tĩnh hay ồn ào; bạn ngồi với người lạ hay bạn bè thân quen; bạn ở trong nhà hay ngoài trời; bạn đang nói hay đang suy nghĩ? Tìm hiểu các mô tuýp quen thuộc để biết thứ gì cản trở bạn và thứ gì thúc đẩy bạn.

Bổ sung năng lượng

Bạn có thể thêm năng lượng cho một ngày bằng những phương pháp không đòi hỏi quá nhiều thời gian và bắt đầu nhận thấy sự khác biệt ngay sau đó. Chúng tôi không thể chỉ ra chính xác phương pháp nào hiệu nghiệm đối với bạn, nhưng dưới đây là một vài ý tưởng:

Học yoga và thêm một hoặc hai bài tập đơn giản vào danh sách những việc bạn cần làm trong ngày. Nhiều nữ lãnh đạo tìm đến yoga để giúp cuộc sống của họ thêm hài hòa và giúp họ đối mặt với những thời điểm căng thẳng nặng nề.

Đi bộ xuống sảnh tòa nhà nơi bạn làm việc hoặc ra bước ra ngoài đi dạo vài lần trong ngày. Đối với đa số chúng ta, ánh nắng mặt trời cũng là một nguồn cung cấp năng lượng. Hãy thử nhìn ra ngoài cửa sổ hoặc ra ngoài trời và cảm nhận ánh mặt trời ấm áp. Nghỉ ngơi một chút có thể giúp bạn cảm thấy sảng khoái. Thay đổi khung cảnh chỉ trong vòng vài phút có thể giúp bạn hồi phục năng lượng.

Nghe loại nhạc mình yêu thích khi bạn cần nguồn cảm hứng để bắt tay vào những công việc căng thẳng như viết lách chẳng hạn. Một nhà lãnh đạo từng nói với chúng tôi rằng bà thường mở nhạc opera thật to khi cần hoàn tất bản báo cáo gửi đến ban hội đồng về những tác phẩm nghệ thuật mà bà đang chủ trì.

Mang hoa tươi vào phòng làm việc. Và hãy dành thời gian nhìn ngắm chúng ít nhất một lần trong ngày. Cách làm này do một nữ lãnh đạo đề xuất bởi bà luôn cảm thấy vui tươi mỗi khi nhìn ngắm đủ loại hoa nở rộ. Không có gì ngạc nhiên khi một trong những thế mạnh của bà là biết thưởng thức vẻ đẹp.

Làm điều tốt cho người khác mà họ không ngờ tới, hoặc bày tỏ lòng biết ơn với người đã giúp đỡ bạn. Các nhà tâm lý học đưa ra bằng chứng cho thấy những điều ta trực cảm được: lòng tốt và lòng biết ơn là một trong những nguồn động lực mạnh mẽ nhất để ta hoàn thành nhiệm vụ. Hãy thử và xem bạn có tạo ra bước tiến vượt xa mong đợi nào không.

Nếu bạn không thấy bất kỳ ý tưởng nào kể trên phù hợp với mình thì cũng không sao cả. Bạn hãy tạo ra một danh sách cho riêng mình và lấp đầy danh sách ấy tất cả những hoạt động trong ngày giúp bạn cảm thấy có thêm năng lượng. Bạn sẽ cần năng lượng để hoàn thiện danh sách ấy, nhưng thực hiện nó sẽ khiến bạn hồi phục sức lực.

Tối giản những việc khiến bạn kiệt sức

Phương pháp quan trọng nhất để duy trì nguồn năng lượng mà các nữ lãnh đạo chia sẻ là lập danh sách những điều bạn ưu tiên và làm đúng theo những gì bạn đã định. Bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều sức lực, thời gian và giảm căng thẳng bằng cách đặt ra một số quy luật, thay vì cứ phải thay đổi lịch làm việc hàng ngày của mình tùy theo mức độ cấp bách trong từng thời điểm. Một ví dụ là bạn quyết định trước việc tập thể dục mỗi ngày. Nhờ đó bạn không phải lãng phí thời gian băn khoăn suy nghĩ về quyết định đó ngày qua ngày nữa. Kết quả là bạn sẽ biến việc tập thể thao thành một thói quen. Thói quen mang tính tự động và vì vậy nó giúp bạn bảo toàn năng lượng. Với quỹ thời gian tiết kiệm được, bạn có thể đưa thêm các hoạt động đòi hỏi năng lượng vào thời gian biểu hàng ngày.

Giao tiếp là yếu tố quan trọng để làm được điều này. Hãy chia sẻ thời gian biểu của bạn với các thành viên trong nhóm và đồng nghiệp. Nói cho họ biết về các giới hạn thời gian và họ sẽ biết tôn trọng nó. Nhiều phụ nữ vừa làm mẹ vừa phải đi làm đã ra quy định về việc ở nhà ăn tối với gia đình mà không bị đồng sự quấy rầy. Một khi bạn đặt ra và tuân theo các quy luật này, các đồng sự của bạn có thể cũng làm theo. Bạn thậm chí còn có thể sửa đổi văn hóa công ty như cách Julie đã làm khi bà điều chỉnh lại lịch họp hành và thay đổi hoạt động của mọi người.

Dĩ nhiên sẽ có những lúc bạn phải có ngoại lệ, phá vỡ quy định để xử lý những tình huống khẩn cấp và những trường hợp bất ngờ. Từ khóa ở đây là lựa chọn và ngoại lệ. Nến bạn đảm bảo những trường hợp ngoại lệ này đúng là ngoại lệ và vẫn bám sát kế hoạch sau đó, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình tiết kiệm được biết bao nhiêu năng lượng.

Một trong những nguy cơ đe dọa kế hoạch bảo toàn năng lượng là dạng công việc 24/7, tiếp tay cho nó là chiếc điện thoại di động. Hãy nghĩ xem. Bạn có để những thiết bị dùng để làm việc trong phòng ngủ không? Bạn có phản xạ khi chuông điện thoại reo không? Đây là những thói quen mà bạn đã không để ý từ lâu. Và những thứ bạn nghĩ là giúp bạn làm việc hiệu quả lại góp phần khiến bạn kiệt sức và kém hiệu quả hơn hẳn. Khi chia nhỏ thời gian để đọc và gửi email, nhắn tin và gọi điện thoại, bạn không chỉ mất tập trung mà còn mất kiểm soát cả thời gian biểu của chính mình. Danh sách những việc phải làm vẫn còn nguyên bởi bạn tốn quá nhiều thời gian vào những việc không lấy gì làm quan trọng. Đừng nhầm lẫn giữa khái niệm cấp bách và khái niệm quan trọng.

Một khi đã bỏ được thói quen lúc nào cũng thường trực bên email và điện thoại này, bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn nhiều. Một chuyên viên hoạt động ngành bán lẻ từng chia sẻ với chúng tôi về cách làm của bà: “Tôi thường để chiếc điện thoại di động ngay đầu giường, vừa thức dậy là tôi mở nó ra xem trước tiên,” bà kể. “Tôi nhận ra mình đang chú trọng đến điều mà đối tượng gửi email cho tôi muốn, chứ không phải những vấn đề hoặc những cá nhân mà lẽ ra tôi nên quan tâm. Thế nên tôi chấm dứt.” Giờ bà tránh email cho đến khi bà sẵn sàng. “Tôi có một tiếng đồng hồ thảnh thơi trước khi bắt tay vào công việc, khi tôi có thể lên kế hoạch mà không kết nối mạng,” bà nói, “Mọi người đều biết nếu có chuyện khẩn cấp, họ sẽ gọi điện thoại cho tôi.” Bạn có thể đặt ra các quy định và các thành viên trong nhóm sẽ tôn trọng điều đó.

Nhà tư vấn quản lý thời gian Julie Morgenstern đề xuất một vài chiến lược giúp lấy lại thời gian cho bạn. Sau đây là một vài cách để bạn thử thực hiện:

Tắt chế độ báo có email trên máy tính và chỉ kiểm tra email vào vài thời điểm nhất định trong ngày. Không bao giờ nhìn đến chúng trước khi bạn lên kế hoạch trong ngày cho mình.

Tìm cách phân bổ thời gian trong thời gian biểu cho những loại hình công việc khác nhau – họp hành, gọi điện thoại và quan trọng hơn hết, quãng thời gian không bị ai quấy rầy để tập trung tối đa suy nghĩ, phân tích hoặc viết lách. Hãy nhớ, chất lượng của những ý tưởng và khả năng quản lý của bạn là một phần cần thiết trong công tác lãnh đạo. Dĩ nhiên, phản hồi nhanh là điều rất tuyệt, nhưng chẳng ai thăng chức cho bạn vì kỹ năng sử dụng email thuần thục cả!

Tắt điện thoại di động và để máy tính ở chế độ nghỉ khi bạn tham gia các cuộc gọi hội đàm. Chúng tôi thấy những nhà lãnh đạo có thói quen này cải thiện được đáng kể mối quan hệ của họ với đội ngũ trong vòng vài tháng; bằng cách tập trung vào các cuộc gọi hội đàm, những nhân viên trực tiếp dưới quyền sẽ cảm thấy sếp mình biết chủ động lắng nghe và tham gia tìm cách giải quyết vấn đề. Họ thấy sếp quan tâm đến mình hơn, và mang đến những giá trị thật sự – chỉ bằng một thay đổi này thôi!

Ra quy định cho mọi cuộc họp: không mang thiết bị điện tử vào – bởi ngay cả khi ở chế độ im lặng, nó vẫn gây gián đoạn khi đèn nhấp nháy; ai cưỡng được chuyện lén xem tin nhắn dưới gầm bàn chứ? Dù bạn có cố ý hay không thì việc nhận tin nhắn của người khác trong cuộc họp là một dấu hiệu rõ ràng cho thấy những người trong phòng kém quan trọng hơn đối với bạn. Nếu bạn phải nhận cuộc gọi, hãy báo cho mọi người biết trước.

Cuối cùng, hãy chấm dứt việc làm nhiều việc cùng lúc. Phải, có vẻ như đây là cách duy nhất để bạn xoay sở trong cuộc sống ngày nay. Và cũng giống như đa số phụ nữ khác, bạn hẳn rất thành thạo kỹ năng này. Trái hẳn với ý định của bạn là chu toàn mọi thứ, các nhà tâm lý học phát hiện ra rằng làm nhiều việc một lúc hại nhiều hơn lợi. Khi bạn bỏ dở việc đang làm để trả lời email hoặc điện thoại, bạn phải chịu chi phí “đánh đổi”, và não của bạn chuyển từ loại hoạt động này sang loại hoạt động khác. Việc chuyển đổi này làm tiêu hao năng lượng và khiến bạn kém hiệu quả. Chưa hết, các nhà khoa học cho biết mất hai mươi phút bạn mới quay lại được mức độ tập trung như ban đầu trước khi bị gián đoạn. Khi bạn tập trung làm một việc, bạn tiết kiệm được nhiều giờ đồng hồ.

Làm nhiều việc một lúc cũng có thể gây nguy hiểm – theo đúng nghĩa đen – trong trường hợp bạn đang lái xe. Các nhà khoa học cho biết thậm chí nếu bạn sử dụng loại điện thoại không cần dùng tay, nó vẫn phân tán sự tập trung của bạn và khiến bạn phản ứng chậm hơn. Nhưng có mấy ai tránh khỏi việc này. Bạn thấy các nhà quản lý bận rộn vừa lái xe vừa nói chuyện điện thoại mỗi sáng đi làm. Họ đùa giỡn với tử thần trên đường cao tốc, và họ bào mòn sức lực của mình trước khi bước vào cửa văn phòng.

Thiết kế lại thời gian biểu sao cho phù hợp

Thiết kế lại thời gian biểu là một công cụ quan trọng khác để bảo toàn nguồn năng lượng của bạn. Edy Greenblatt tạo ra công cụ này bằng cách quan sát các nhân viên tại khu nghỉ dưỡng Club Med. Tương tự nhiều người trong chúng ta, họ gom hết tất cả những việc mệt nhọc vào một lúc trong ngày với hy vọng giải quyết chúng rốt ráo, nhanh gọn. Nhưng họ tốn quá nhiều sức lực đến mức họ dùng lấn sang cả phần “để dành” trước buổi chiều. Greenblatt dạy cho họ cách hòa trộn nguồn cung cấp năng lượng và cách sử dụng năng lượng để làm việc hiệu quả và vui vẻ hơn. Hơn thế nữa, thông tin quan trọng này là chìa khóa để giảm tiêu hao sức lực.

Đó là điều cơ bản Julie đã làm mỗi khi bà ngồi vào vị trí mới. Thế nên, nếu một ngày của bạn gây cho bạn cảm giác kiệt quệ giống vậy, hãy chia nhỏ thành từng hoạt động để quan sát mức năng lượng của bạn biến chuyển theo từng giờ như thế nào. Hãy thiết kế lại thời gian biểu hàng ngày, xen vào những quãng nghỉ ngắn, và bạn sẽ cảm thấy mình bớt muốn bỏ cuộc hơn.

Khi bắt đầu chủ động kiểm soát nguồn năng lượng dự trữ, hãy nhớ rằng bạn có thể tăng mức năng lượng tối đa cho mỗi loại nguồn cung cấp năng lượng. Nếu bạn từng tập luyện một môn thể thao nào đó, hoặc tập khiêu vũ hoặc yoga cật lực, bạn biết một điều rằng chỉ cần cố gắng thêm một chút vượt qua giới hạn bản thân, bạn sẽ tăng độ bền bỉ dẻo dai lên dần dần – miễn là bạn biết nghỉ ngơi phù hợp giữa những bài tập. Những loại hình năng lượng khác cũng tương tự.

Năng lượng của bạn có lúc trồi lúc sụt, đó là chuyện bình thường. Tuy nhiên, chỉ cần chủ động kiểm soát một chút, bạn sẽ làm chủ được nó, thay vì ngược lại – tự thân nó đã là một sự thay đổi tốt đẹp.

Và nếu bạn thấy đó là điều nên làm, thì thật sự là thế – cho chính bạn và cho cả mọi người chung quanh bạn nữa.