Hãy suy nghĩ về dòng người gửi

Với bất kỳ hình thức liên lạc trực tiếp nào, mối quan hệ giữa bạn với người ở đầu dây bên kia điện thoại, với người ở phần “địa chỉ trả lại thư nếu không gửi được” trên phong bì, hay với người có tên ở dòng Người gửi trong email có ảnh hưởng lớn tới tỷ lệ mở email cũng như tới thành công sau cùng của chiến dịch liên lạc đó. Trước khi mở email, người nhận thường suy nghĩ xem họ có biết về cá nhân hay công ty gửi email đó hay không. Trên thực tế, 56% người nhận email được điều tra đã trả lời rằng yếu tố quyết định việc họ có mở email hay không là họ biết và tin tưởng vào người gửi.

Các chiến dịch email thương mại có thể phản ánh bất kỳ điều gì sau đây ở phần Người gửi:

•Tên một thành viên trong công ty (CEO)

•Tên một phòng ban trong công ty (phòng dịch vụ khách hàng)

•Tên công ty/thương hiệu

•Một tên mô tả (tên của chính email đó nếu nó độc đáo và hấp dẫn)

•Tên của sản phẩm (ví dụ: Palm Treo)

Trong khi các công ty có những cá nhân nổi tiếng (thường là trong giới kinh doanh theo mô hình B2B) đạt được thành công trong chiến dịch email nhờ vào việc ghi tên cá nhân nổi tiếng đó vào dòng Người gửi, các công ty chuyên về phục vụ khách hàng cũng nên tận dụng tên tuổi của mình để đưa vào dòng Người gửi và thực hiện nhất quán điều này. Nếu công ty của bạn là một công ty thương hiệu gia đình, bạn không nên đề cập tới điều gì khác ngoài điều đó ở dòng Người gửi.

Lựa chọn dòng Người gửi là một bài tập trong đó bạn phải tìm hiểu về mối quan hệ của mình với người nhận. Hãy suy nghĩ xem khía cạnh nào trong hoạt động kinh doanh của bạn được người nhận dễ dàng nhận ra nhất. Dĩ nhiên, bạn muốn họ chú ý tới cá nhân hay thương hiệu đề cập ở dòng Người gửi để thúc giục họ mở email; nhưng đồng thời, hẳn bạn cũng muốn bảo đảm rằng họ không báo cáo email của mình là thư rác. Trên thực tế, theo thông tin từ Hiệp hội những người gửi và cung cấp email, 73% người nhận đi đến quyết định báo cáo thư rác dựa vào dòng Người gửi.

Nếu áp dụng các mẹo nhỏ của tôi dành cho dòng Người gửi, bạn sẽ thiết kế được một trong những phần không thể tách rời của một chiến dịch email marketing thành công.

•Hãy để dòng Tiêu đề chia sẻ một phần công việc. Như tôi đã nói ở Sự thật 26, dòng Tiêu đề có thể và nên làm nhiệm vụ phản ánh nội dung và mục đích của email. Như vậy có nghĩa dòng Người gửi chỉ nên thể hiện ai là người gửi email. Khi nghĩ phần Người gửi, bạn nhớ lưu ý đến dòng Tiêu đề và hãy làm sao để hai phần này bổ trợ lẫn nhau.

•Đừng quên địa chỉ email của người gửi. Tôi không nói đến phần tên hiển thị. Địa chỉ email của người gửi là một yếu tố quan trọng vì email của một số khách hàng chỉ thể hiện địa chỉ email này mà không thể hiện tên hiển thị. Ngoài ra, một số người còn kiểm tra cả địa chỉ email và tên hiển thị trước khi quyết định mở xem email. Việc thể hiện địa chỉ email cũng góp phần làm tăng tỷ lệ mở email; vì thế, đừng thay đổi nó bởi người nhận thường bổ sung địa chỉ email của người gửi vào danh sách chấp nhận email.

•Dĩ nhiên, hãy bảo đảm rằng tên miền của công ty bạn được liệt kê trong phần địa chỉ Người gửi chứ không phải địa chỉ email của nhà cung cấp email, công ty quảng cáo, nhà thầu tự do hay tài khoản cá nhân của một thành viên trong nhóm tại AOL. Có thể bạn nghĩ đây là một lời khuyên kỳ quặc, nhưng nhiều địa chỉ email trong phần địa chỉ Người gửi không hề liên quan gì đến công ty/người gửi thực sự. Vì những kẻ gửi thư rác và những kẻ lên kế hoạch đánh cắp thông tin cá nhân thường sử dụng phương pháp này, đừng làm như họ.

•Trong một số trường hợp, nếu bạn đang hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ email và sử dụng tên miền của họ để gửi email, tên công ty của họ có thể xuất hiện ở phần địa chỉ Người gửi, và bạn khó có thể thay đổi được điều này. Nếu trường hợp này xảy ra, ít nhất hãy bảo đảm rằng tên công ty hay thương hiệu của bạn xuất hiện trước phần @ ở phần địa chỉ Người gửi. Đây là một yêu cầu quan trọng cần phải được đặt ra trước khi bạn bắt tay làm việc với một công ty thực hiện nhiệm vụ gửi email thay mặt bạn.

Hãy nhớ các email giao dịch

Các email giao dịch như email xác nhận đơn đặt hàng hoặc thông báo về việc vận chuyển hàng (xem Sự thật 29) cũng nên áp dụng những quy tắc đã nêu ra ở đây cho phần Người gửi. Các phòng công nghệ thông tin thường chịu trách nhiệm thiết kế email giao dịch, và điều này có thể gây khó khăn cho các chuyên gia thị trường muốn tạo được sự nhất quán cũng như cơ hội gửi thông điệp bán chéo sản phẩm. Hãy nhớ áp dụng bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với các chiến dịch marketing, thư tin tức vào các email giao dịch như thế này.