Tìm đối tác phù hợp

Nếu đã quyết định cần tới sự hỗ trợ của chuyên gia, bạn cần phải xác định xem sự hỗ trợ đó là như thế nào và tại sao. Thuê người khác tiến hành một cuộc kiểm tra tổng thể đối với toàn bộ chương trình email sẽ có một quy mô khác với việc thuê họ phân tích các chuẩn đo, nâng caotỷ lệ phản ứng hay đánh giá mẫu email.

Nếu bạn không biết chắc nên bắt đầu từ đâu, thì bước đầu tiên nên thực hiện khi lựa chọn đối tác là tập trung vào yếu tố nền tảng trong bất kỳ chương trình email marketing nào: chiến lược. Chiến lược email thường bị bỏ qua, nhưng làm việc với một đối tác có thể đem lại cho bạn một cái nhìn mới mẻ. Để có được một chiến lược email đúng đắn, bạn cần phải thoát khỏi những khó khăn thường nhật của quá trình thực hiện email và tìm ra một góc nhìn toàn diện về toàn bộ chương trình email. Trong khi nhiều nhà quản lý marketing hay email hiếm khi cất đầu ra khỏi hộp thư của mình, một đối tác xây dựng chiến lược email bên ngoài đôi khi lại cần thiết để đưa các chương trình email lên một cấp độ phù hợp với các chuẩn mực trong ngành, đồng thời bảo đảm sự tối ưu hóa của các nỗ lực bên trong và bên ngoài. Bên cạnh đó, có ai muốn bị đối thủ bỏ rơi lại đằng sau đâu nào?

Việc thuê một đối tác email tự thân nó cũng có thể là một quá trình phức tạp rồi, vì thế hãy cân nhắc tới những yếu tố quan trọng sau đây khi bạn đánh giá các đối tác tiềm năng. Chúng sẽ giúp bạn xác định xem ai là đối tác phù hợp cho bất kỳ kỹ năng email nào bạn cần thuê ngoài (như sự tuân thủ hay phát tán email), tuy nhiên, tôi sẽ tập trung vào chiến lược bởi vì đó là nền tảng cho tất cả mọi chương trình email.

Tìm hiểu sâu nội bộ công ty và xác định điều bạn mong muốn

Hãy bắt đầu bằng việc tìm ra những điểm mạnh và yếu trong chương trình email của bạn. Tôi hy vọng là bạn đã xác định được các mục tiêu cho chương trình của mình; nếu chưa, bạn cần thực hiện điều đó ngay. Hãy đặt ra các mục tiêu lớn hơn là “đạt được X%tỷ lệ mở email”, đồng thời đưa vào những chuẩn đo lường thành công như “tạo ra Y doanh thu” hay “gia tăng Z% lưu lượng truy cập website”. Khi tôi làm việc với khách hàng, quá trình này còn chia nhỏ hơn nữa thành phân loại các mục tiêu email. Tôi đã gặp không ít vị quản lý email không thể chỉ ra đâu là mục tiêu cuối cùng của các chiến dịch email mà họ quản lý. Nếu bạn hay nhóm làm việc của bạn không thể nêu được mục tiêu lớn trong chương trình email của mình, thì đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang cần được giúp đỡ.

Các giai đoạn ban đầu của quá trình xây dựng chiến lược cho email có lẽ là phần quan trọng nhất, và nó sẽ xác định đâu là đối tác bạn cần chọn. Nếu bạn không biết mình đòi hỏi điều gì, hãy chuẩn bị tinh thần đối mặt với sự thất vọng. Bạn càng xác định được các điểm cụ thể cần nghiên cứu (chẳng hạn như bố cục lá thư tin tức, quy định về tuần suất, các chính sách nội bộ và các quy trình), bạn càng thu về nhiều kết quả tích cực. Điều này sẽ giúp bạn hình thành một yêu cầu để các đối tác tiềm năng xây dựng đề xuất.

Chọn đối tác theo sự giới thiệu của người khác và danh tiếng công ty

Cũng giống như khi lựa chọn bác sĩ, luật sư hay kế toán, những lời giới thiệu của các khách hàng hay người quen là một yếu tố quan trọng không kém danh tiếng của họ trong ngành. Bạn hãy liên hệ với một số người đã giới thiệu công ty bạn đang tìm hiểu, qua đó bạn không chỉ đánh giá được mức độ hài lòng của họ mà còn có thêm một số thông tin về các linh vực chính khác, chẳng hạn như công ty đó cần thiết lập mối quan hệ như thế nào, và liệu họ có biến mất hút sau khi bàn giao những gì họ cần bàn giao không. Câu hỏi phù hợp nhất ở đây là: Họ có thực hiện một số đề xuất không, và họ có thành công không? Câu hỏi này thường sẽ cho bạn biết liệu số tiền bạn bỏ ra có thu được kết quả tốt đẹp hay không.

Tránh các mâu thuẫn lợi ích

Hãy hỏi các công ty được chọn vào danh sách cân nhắc sau cùng xem họ có liên kết với một công ty công nghệ nào không, hay họ có phải là một nhánh của một công ty mẹ nào khác cung cấp các dịch vụ hay sản phẩm khác nữa không. Tuy đây không nhất thiết là lý do để bạn gạch tên một đối tác tiềm năng, song bạn cần phải chuẩn bị tinh thần là họ có thể mời chào bạn mua thêm sản phẩm hay dịch vụ khác, và bạn phải nhanh chóng nhận ra những mâu thuẫn về lợi ích.

Chẳng hạn, nếu một trong những lĩnh vực chủ chốt mà bạn tập trung vào là phát triển danh sách email, một công ty có liên kết với một công ty chuyên về cơ sở dữ liệu có thể ép bạn thuê dùng danh sách email của họ, hoặc ép bạn làm điều gì khác có thể đem lại lợi nhuận thêm cho họ. Hãy tìm những công ty độc lập, nhờ đó họ chỉ tập trung phục vụ các lợi ích của bạn và không có mục tiêu ẩn nào khác.

Với một dự án chuyên biệt, hãy sử dụng một công ty chuyên biệt

Nhìn chung, một công ty có kinh nghiệm về email sẽ là lựa chọn tốt nhất của bạn. Các công ty marketing trực tiếp truyền thống có một số bộ phận chuyên trách hay đầu mối liên lạc tư vấn khách hàng, nhưng có thể họ lại không quen xử lý những vấn đề như gửi email hoặc không biết những phương pháp thực hành sáng tạo tốt nhất. Các cửa hàng trực tuyến lớn cũng vậy. Phần lớn đều có các chuyên gia đa ngành, có thể hỗ trợ bạn về thiết kế email hay quản lý chiến dịch, song họ lại hạn chế về kiến thức chuyên ngành email. Dù bạn chọn công ty nào, hãy chắc chắn rằng công ty đó hiểu rõ và tập trung vào email marketing. Tôi đã gặp nhiều cửa hàng trực tuyến xuất sắc mà tôi sẵn sàng giới thiệu họ với bất kỳ khách hàng nào muốn xây dựng một website nhỏ, nhưng kiến thức của họ về email marketing thì thật thảm hại. Cũng tương tự như bất kỳ công việc nào khác, hãy nghiên cứu thật kỹ lưỡng để tìm ra một đối tác tuyệt vời, chứ không chỉ đơn thuần là một công ty phù hợp.

Tôi từng có lần hỏi lãnh đạo một website trực tuyến rằng ông sẽ giới thiệu đối tác email nào cho các chuyên gia thị trường. Klaus Werner, giám đốc thương mại điện tử của hãng Lowe’s, đã thuê một số công ty hỗ trợ về email marketing, và đây là những gì ông chia sẻ:

“Một trong những bài học lớn nhất mà tôi học được từ việc thuê một nhóm tư vấn về email marketing là họ có khả năng giúp chúng tôi tập trung vào đúng việc, sắp xếp các thứ tự ưu tiên, mang lại rất nhiều ý tưởng hàng đầu cũng như các kiến thức chuyên môn. Nếu không có các nhà tư vấn đó, hẳn chúng tôi sẽ mất hàng năm trời để xây dựng được một chiến lược email marketing toàn diện.

Cũng tương tự như hầu hết các công ty khác, nhân viên của chúng tôi tập trung 90% thời gian của họ vào làm việc, 10% thời gian còn lại dành để nghiên cứu chiến lược và các phương pháp thực hành tốt nhất trong ngành. Một cách nhanh chóng để duy trì lợi thế cạnh tranh và cập nhật các công nghệ và thông lệ mới là thuê một đội chuyên biệt có đủ nguồn lực để thực hiện những điều tra ban đầu, tiến hành đánh giá, giúp cải thiện các thói quen hoạt động kém hiệu quả, và giúp chúng tôi có được sự chuẩn bị tốt hơn để xử lý những tình huống trong tương lai.”

Bạn sẽ không thể biết điều gì là tốt nhất cho công ty mình nếu không xác định được mình cần cái gì. Với những bước đi đúng đắn, việc tìm được đúng đối tác có thể tác động hiệu quả tới toàn bộ quá trình email của bạn.