Tối ưu hóa các email tự động do hệ thống tạo ra

Phần lớn các chuyên gia email marketing đều bận rộn với những nhiệm vụ hàng ngày của chiến dịch, vì thế họ hiếm khi có thời gian kiểm tra các thành tố nhỏ trong email. Tuy nhiên, những email tự động – những email xác nhận do hệ thống tạo ra hay những email trả lời tự động mà nhóm IT kiểm soát – cũng cần được kiểm tra.

Có một số cách làm đơn giản để tối ưu hóa các email này nhằm gia tăng tỷ lệ phản ứng, khả năng phân phát email hoặc thông điệp marketing chung. Trước tiên, có một số loại email được liệt vào nhóm email tự động:

•Email xác nhận đăng ký thành công/email chào mừng

•Email xác nhận khách hàng trúng thưởng/được khuyến mãi

•Email xác nhận đơn hàng và theo dõi/email thông báo tình hình vận chuyển hàng

•Email trả lời tự động của bộ phận dịch vụ khách hàng

•Email xác nhận những thay đổi trong thông tin đăng ký hay thông tin thành viên/thông tin về website

•Email chứa tên đăng nhập hoặc mật khẩu do người sử dụng yêu cầu

•Các nghiên cứu khách hàng tự động

•Email được gửi qua công cụ chuyển tiếp cho bạn bè.

Có thể bạn cho rằng những email này không nhằm mục đích marketing, chứa các thông tin tẻ nhạt, và không liên quan gì đến các chiến dịch email. Nhưng chúng lại thường có tỷ lệ mở cao hơn và thu hút được sự chú ý nhiều hơn. Nếu được chú ý đúng mức về mặt chiến lược, chúng có thể ẩn chứa nhiều sức mạnh hơn bạn tưởng. Sau đây là một số đặc điểm và cách làm hiệu quả mà bạn nên cân nhắc trong những email vốn vẫn bị đánh giá thấp này:

•Thử nghiệm và gửi email tự động dạng HTML. Đừng gửi email tự động dưới dạng văn bản, bởi vì email tự động HTML có thể giúp bạn thống nhất hình ảnh thương hiệu. Nếu bạn chưa rõ phiên bản email tự động dạng HTML trông như thế nào hay hoạt động ra sao, bạn hãy thử nghiệm đi.

•Khả năng phân phát email là quan trọng – ở mọi nơi. Trong một số trường hợp, thông điệp chào mừng tự động (nếu bạn gửi email đó) có thể là email đầu tiên mà người đăng ký mới nhận được từ bạn. Hãy bảo đảm rằng họ có đủ mọi thông tin để chắc chắn đây là email an toàn, bởi nếu không, có thể đây cũng là email cuối cùng mà bạn gửi được cho họ.

•Cung cấp thông tin cơ bản ở đầu và cuối email.

•Cá nhân hóa email nếu có đủ dữ liệu. Nếu có thể, ít nhất cũng nên sử dụng tên riêng của người đăng ký trong các email tự động. Một điều đặc biệt quan trọng là hãy sử dụng các thông tin cá nhân hóa trong tất cả các email xác nhận mua bán, bởi bạn hoàn toàn có thể truy cập những dữ liệu này.

•Tận dụng các nỗ lực quảng bá chéo. Các công ty nên đưa thông tin về các chương trình khuyến mãi và quà tặng vào nội dung của email tự động. Nên kiểm tra và xoay vòng sử dụng các nội dung này thường xuyên, và chúng cũng phải nhất quán với phần ngôn ngữ còn lại trong email để tránh cảm giác ghép dán gượng gạo. Có nhiều đạo luật khác nhau liên quan tới email giao dịch và email marketing (nhất là ở Mỹ), vì thế nếu bạn muốn bán hàng chéo, hãy nhớ tuân thủ đúng mục đích giao dịch cơ bản của email.

•Kiểm soát dòng Tiêu đề và Người gửi. Tôi đã từng nhìn thấy những dòng Tiêu đề gồm một hàng dài các con số và những dòng Tiêu đề trống trơn. Dòng Người gửi là yếu tố then chốt quyết định việc người nhận có đọc email hay không. Hãy hiển thị tên thương hiệu của bạn ở dòng Người gửi trong email tự động ngay cả trong trường hợp địa chỉ email ở dòng Người gửi khác với địa chỉ email của các chiến dịch email khác của bạn.

•Thông tin liên lạc với bộ phận chăm sóc khách hàng rất quan trọng. Hãy đặt đường dẫn tới các website liên quan tới chăm sóc khách hàng trong các email tự động. Hãy cung cấp email và số điện thoại của bộ phận chăm sóc khách hàng trong các email này để tạo điều kiện thuận tiện cho người đăng ký.

•Tránh sử dụng những ngôn ngữ yêu cầu người nhận không trả lời email tự động. Những câu như “Địa chỉ email này không tiếp nhận email hồi đáp” có thể tạo khoảng cách giữa bạn với khách hàng, dù là khách hàng hiện tại hay tiềm năng. Bạn nên có một địa chỉ email điều hướng dành cho những phản hồi đối với các email tự động.

•Theo dõi các email phản hồi email tự động. Kiểm tra kỹ để chắc chắn rằng các email này đều được đọc và chuyển tiếp cho các bộ phận liên quan. Một số người đăng ký sử dụng chức năng Phản hồi Tới để đăng ký thoát khỏi chương trình hoặc đăng ký mua sản phẩm. Hãy làm sao để các nhóm phục vụ khách hàng chịu trách nhiệm xử lý những thông tin phản hồi này phải chuyển tiếp chúng tới các bộ phận liên quan để xử lý tiếp.

•Sử dụng địa chỉ IP riêng. Một cách làm hiệu quả là gửi email tự động từ một nhóm địa chỉ IP riêng, khác với những địa chỉ dùng để gửi email marketing. Nếu có vấn đề với việc phân phát email, có nhiều khả năng vấn đề đó liên quan tới khía cạnh marketing do số lượng email lớn, danh sách nhiều và nội dung quảng bá. Việc phân tách hai loại email đó giúp bạn cô lập các vấn đề phát sinh trong quá trình phân phát email đồng thời tránh cho các email tự động khỏi bị ảnh hưởng.

•Gửi kèm đường dẫn tới phần đăng ký chương trình email/trung tâm lựa chọn và nội dung liên quan đến thuê bao email. Người nhận có thể không hay biết là bạn còn những chương trình đăng ký email khác.

•Hiển thị thanh site Navigation trong tất cả các email tự động (trong trường hợp bạn muốn người đăng ký truy cập website của mình).

•Đưa ô tìm kiếm vào email tự động. Điều này có thể gia tăng đáng kể lưu lượng truy cập website của bạn.

•Gửi kèm bất kỳ đường dẫn nào liên quan đến thông điệp gửi tự động. Chẳng hạn, đừng dừng lại ở thông tin rằng sản phẩm khách hàng đặt mua đã được vận chuyển, hãy gửi kèm đường dẫn theo dõi quá trình vận chuyển của sản phẩm.

•Đừng chỉ dựa vào hình ảnh để truyền tải thông điệp. Hãy bảo đảm rằng các thông tin quan trọng – trong đó bao gồm lời kêu gọi hành động và đường dẫn tới phần đăng ký thoát – không chỉ được liên kết với các hình ảnh. Việc nén hình ảnh có thể khiến email của bạn trở nên vô giá trị và có nguy cơ trở thành email bất hợp pháp (nếu nó không hiển thị đường dẫn tới phần đăng ký thoát).

•Hãy cẩn trọng và bảo đảm rằng tất cả các email tự động đều tuân thủ theo đạo luật CAN-SPAM, và bao gồm thông tin về thủ tục đăng ký thoát và địa chỉ thực tế. Email của bạn sẽ hoàn toàn hợp lệ nếu bạn bổ sung những yêu cầu này.

•Hãy sáng tạo. LinkedIn đã rất xuất sắc khi thiết kế các thông điệp gửi tự động (chẳng hạn, khi có người gửi bạn yêu cầu trên LinkedIn). Họ đưa ra các con số thống kê ngẫu nhiên ở phần đuôi email.

Mặc dù email tự động thường nằm cuối danh sách các việc cần làm của chuyên gia thị trường, song chúng có thể tác động lớn không những đến khả năng phản hồi mà còn tới mức độ trung thành của người đăng ký. Đừng để những thông điệp tự động này ảnh hưởng tiêu cực đến các nỗ lực email marketing khác mà bạn đã và đang vất vả thực hiện.