Sử dụng dòng chữ ký

Đối với tôi, sự thành công của email marketing luôn nằm ở những điều nhỏ nhặt – một dòng chân trang được nghiền ngẫm kỹ, một thông điệp quảng bá chéo được đặt đúng chỗ, hay một dòng Tiêu đề đầy tính thuyết phục đã được thử nghiệm để chứng tỏ rằng nó đã sẵn sàng. Vì thế không có gì ngạc nhiên khi lúc nào tôi cũng mất thời gian cân nhắc xem phần chữ ký của mình đã hợp lý chưa, đồng thời phân tích dòng chữ ký của những người đã gửi email vào hộp thư của tôi.

Phần chữ ký được đặt dưới phần nội dung của bất kỳ email cá nhân nào, và người sử dụng có thể tự tạo ra phần này để sử dụng trong hầu hết tất cả các ứng dụng gửi nhận email. Ban đầu, mục đích sử dụng chính của nó là cung cấp thông tin liên lạc cơ bản, nhưng cũng như email marketing, nó dần dần biến đổi trở thành một thông điệp marketing trực tiếp tinh tế hơn. Chữ ký ở email khác nhau tùy theo mỗi người, mỗi công ty và mỗi vị trí làm việc. Tuy nhiên, thường thì trong những phần chữ ký email giao dịch, chúng ta đều bỏ lỡ những cơ hội đánh bóng thương hiệu và khuyến khích người nhận có phản ứng trực tiếp.

Chúng ta hãy cùng nghiên cứu cách nâng cấp chữ ký email của mình trở thành một thông điệp marketing bổ sung giá trị mà bất kỳ ai nhận được email của bạn cũng có thể nhận thấy (không để nhầm lẫn với các chiến dịch email của công ty).

Thông tin liên lạc

Đây là phần phổ biến nhất trong các chữ ký email giao dịch, và ở đây bạn cần cung cấp những thông tin cơ bản về cách người nhận có thể liên hệ với bạn trong tương lai, chức danh/vị trí của bạn trong công ty, và đường dẫn URL tới website của bạn. Tuy rằng địa chỉ email của người gửi cũng có thể được hiển thị ở phần Người gửi, song nhiều người vẫn muốn trực tiếp bổ sung địa chỉ email của bạn vào danh sách liên lạc của họ; vì thế, hãy tạo điều kiện thuận lợi để họ có thể trích xuất, hay cắt dán tất cả các thông tin liên lạc của bạn vào cửa sổ Outlook. Đây là một chi tiết đặc biệt quan trọng đối với những người làm kinh doanh. Một email liên hệ liệu có ích gì khi nó tập trung vào nhiệm vụ kinh doanh (tế nhị hoặc công khai) nhưng người nhận lại khó có thể tìm thấy thông tin liên hệ hoặc phần thông tin này không được đề cập đến?

Nhất quán

Thật ngạc nhiên khi nhận email từ các cá nhân khác nhau trong cùng một công ty nhưng phần chữ ký của họ lại sử dụng màu sắc khác nhau, thông tin khác nhau về công ty, và kiểu trình bày khác nhau. Mặc dù thật khó mà áp đặt các tiêu chuẩn chung cho toàn công ty (ít nhất là các công ty lớn) với những thứ vốn được coi là cá nhân như phần chữ ký email, nhưng vẫn nên khuyến khích sự nhất quán khi thiết kế phần này. Suy cho cùng, bạn không muốn nhìn thấy các thông điệp marketing khác nhau mỗi lần có ai đó trong công ty liên hệ với một khách hàng tiềm năng.

Font chữ và màu chữ ở phần chữ ký email có vẻ chỉ là những thứ nhỏ nhặt, nhưng chúng lại phản ánh hình ảnh của công ty bạn trong các liên lạc qua email. Hơn nữa, một số hình ảnh, font chữ và màu chữ có thể bị chặn và chúng trông thật gớm ghiếc trong hộp thư của người nhận – và mang lại một ấn tượng mạnh mẽ mà bạn không hề mong muốn.

Thông tin về công ty/vị trí thương hiệu/khẩu hiệu (tagline)

Tôi thường lấy làm ngạc nhiên mỗi khi nhận được email từ người có vị trí cao tại những công ty nổi tiếng thế giới mà phần chữ ký email của họ lại không hề có từ nào nói về công ty của họ. Mặc dù điều này có thể cho thấy rằng cá nhân đó hoặc công ty đó có đức tính khiêm nhường, nhưng tôi lại cho rằng đây là một cơ hội bị bỏ lỡ, nếu xét về khoản tiền mà các thương hiệu lớn bỏ ra để nâng cao sự nhận biết thương hiệu của mình. Một thông tin tổng quan ngắn gọn về công ty với một dòng tagline hay một sự định vị giá trị thương hiệu là điều cần phải có trong bất kỳ chữ ký email giao dịch nào.

Trọng tâm marketing/phần thưởng

Các chuyên gia thị trường xuất sắc vẫn thường luân phiên thay đổi các thông điệp quảng bá chéo và quảng cáo trong các chiến dịch ngoại tuyến, email và tìm kiếm của mình. Vậy tại sao bạn không thực hiện điều này với phần chữ ký email của mình nữa nhỉ? Nếu một công ty hay một sản phẩm mới nhận được một phần thưởng hoặc hiện đang tổ chức một chương trình khuyến mãi lớn, việc đưa kèm một đường dẫn đơn giản ở đây có thể rất hợp lý. Điều này cũng có thể gián tiếp tạo ra sự hứng thú ở người nhận.

Thư tin tức/blog/sự kiện

Gần như tất cả các công ty ngày nay đều có thư tin tức và blog (ở mức độ ít phổ cập hơn). Hãy đưa đường dẫn tới những công cụ xây dựng mối quan hệ này. Tuy nhiên, tốt nhất bạn không nên quảng bá cho một blog không phải của công ty mình trong phần chữ ký email, trừ trường hợp blog đó chuyên về lĩnh vực hoạt động của công ty.

Một khách hàng của chúng tôi có một cách làm tuyệt vời là họ đưa thông tin về những sự kiện sắp xảy ra vào phần chữ ký của mỗi cá nhân. Nếu nguồn doanh thu lớn của công ty bạn phụ thuộc vào một sự kiện như vậy, thì còn gì hiệu quả hơn là đưa những thông tin như vậy vào các điểm liên hệ với khách hàng?

Tuân thủ pháp luật

Websurveyor thực hiện một cuộc điều tra với 1.082 công ty và tổ chức khác nhau; theo đó, gần 84% nói rằng công ty/tổ chức của họ không hề đào tạo hay cung cấp thông tin nào về Đạo luật CAN-SPAM của Mỹ (xem Sự thật 39). Từ kinh nghiệm cá nhân, tôi nhận thấy gần 99% các thông điệp quảng bá trong email cá nhân không đề cập đến việc đăng ký thoát khỏi chương trình.

Đạo luật này không chỉ là nền tảng của các “chiến dịch” email lớn, mà còn là nền tảng hoạt động cho mỗi cá nhân làm việc trong mảng kinh doanh khi họ gửi email trực tiếp tới từng đối tượng người nhận (email chính là phiên bản khác của các cuộc gọi điện liên hệ bán hàng với người mà bạn không hề quen biết). Bất kỳ ai dùng email để tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới đều nên đưa những thông tin cơ bản về cách đăng ký thoát khỏi các email của công ty họ trong tương lai vào trong hoặc bên dưới phần chữ ký. Việc loại bỏ từng cá nhân khỏi lực lượng bán hàng không phải là một điều dễ dàng, nhưng đây là điều mà các công ty có lực lượng bán hàng phải giám sát chặt chẽ.

Dù bạn là người liên hệ với khách hàng, lãnh đạo khối bán hàng hay đại diện chăm sóc khách hàng, bạn cũng nên suy nghĩ lại về cách mình liên hệ với tất cả mọi người trong những email hàng ngày bạn gửi đi. Và bạn có thể bắt đầu cân nhắc lại từ phần chữ ký email.