Những lời khuyên cho phần đầu và chân email để thiết kế email hiệu quả hơn

Khó khăn là ở tiểu tiết – điều này cũng đúng cả với email marketing nữa. Trong khi những đề tài rộng như thử nghiệm, khả năng phân phát và thiết kế thường được các chuyên gia thị trường bàn luận nhiều hơn, thì việc sử dụng phần đầu và chân trang trong từng email – vốn vẫn ít được để ý – lại là nhân tố thiết yếu trong các chiến dịch của bạn. Do đó, bạn nên dành thời gian để định kỳ đánh giá cách sử dụng những phần này.

Chúng ta hãy đề cập đến các yếu tố tạo nên phần đầu và chân trang hiệu quả cũng như cách đánh giá và tối ưu hóa chúng. Tôi khuyên bạn nên cân nhắc những mục này, nhưng bạn không nên vì thế mà làm độc giả xao lãng khỏi thông điệp chính.

•Đăng ký thoát/thay đổi thông tin đăng ký/trung tâm lựa chọn – Hãy bắt đầu với những gì lớn lao trước. Trên thế giới này khó có thể tìm được một đạo luật chống thư rác không yêu cầu bạn gửi kèm đường dẫn Đăng ký thoát trong các email thương mại. Phần này thường được đặt ở cuối email, bởi không ai muốn nó là điều đầu tiên đập vào mắt người đăng ký cả. Kết hợp với yêu cầu này, các chuyên gia thị trường cũng nên tạo cho người sử dụng cơ hội thay đổi hình thức email từ dạng văn bản sang dạng HTML (hoặc ngược lại), đăng ký nhận các thư tin tức khác, hay thay đổi tần suất nhận email. Đồng thời, cũng nên lưu ý rằng có thể sẽ có người được chuyển tiếp email của bạn, do đó hãy tạo điều kiện để họ cũng dễ dàng đăng ký.

•Phát tán/Chuyển tiếp – Phần “Chuyển tiếp cho bạn bè” không nhất thiết phải nằm cố định ở đầu hay cuối email, nhưng đây chính là nơi dễ dàng và thống nhất để tiếp nhận marketing truyền miệng từ những người đăng ký. Bạn cũng nên đưa nó vào phần thân email và suy nghĩ linh hoạt về cách sử dụng. Chẳng hạn, mục “Chuyển tiếp cho bạn bè” có thể sẽ không phù hợp trong một email liên lạc giữa hai công ty mà nội dung của email đó là giới thiệu một lời đề nghị dành riêng cho đối tác.

•Danh sách trắng – Chiến dịch email dù có xuất sắc tới đâu cũng trở thành vô nghĩa nếu không có người tiếp nhận. Một cách giúp bạn bảo đảm rằng người đăng ký sẽ tiếp tục nhận email của bạn là yêu cầu họ đưa bạn vào sổ địa chỉ hay danh sách trắng cá nhân. Sau đây là một mẫu đề nghị như thế:

Để bảo đảm rằng bạn luôn luôn nhận được các thư tin tức của công ty tôi, hãy bổ sung địa chỉ email [email protected] vào sổ địa chỉ hay danh sách trắng cá nhân của bạn.

•Chế độ xem như trang web/phiên bản có thể in được – Với các nguy cơ như hình ảnh bị chặn, đường dẫn bị phá vỡ và các vấn đề khác ảnh hưởng đến email, phần đầu và chân email là nơi giúp người nhận đọc email của bạn như một trang web hay là nơi hiển thị một phiên bản có thể in được. Phiên bản in nghe có vẻ lỗi thời, song nhiều người vẫn thích lưu một bản thư tin tức hay một lời đề nghị đặc biệt nào đó để tham khảo sau này. Vậy tại sao lại không tiến thêm một bước? Sau đây là một ví dụ minh họa:

Vui lòng ấn vào đường dẫn này để xem phiên bản có thể in được.

•Quảng bá chéo – Quảng bá chéo cho các chương trình thư tin tức, sản phẩm hay dịch vụ khác là điều bắt buộc đối với hầu hết mọi chiến dịch email; nhưng một cách làm tế nhị và hiệu quả để thực hiện nhiệm vụ trên là sử dụng phần đầu hoặc chân email.

•Dịch vụ khách hàng/thông tin liên lạc – Hãy làm cho các chiến dịch email của bạn trở nên hiệu quả hơn về mặt chi phí bằng cách để người sử dụng biết được cách liên hệ với bạn qua email (thay vì cung cấp một tổng đài gọi miễn phí mà bạn phải tiêu tốn tiền bạc để duy trì nó); hay tốt hơn, hãy cung cấp cho họ phần FAQ (các câu hỏi thường gặp) có đường dẫn từ phần chân email. Theo quy định của hầu hết các đạo luật chống thư rác, bạn cũng phải cung cấp một địa chỉ thật nữa.

•Bộ nhớ – Một số người sử dụng có thể mong muốn tìm hiểu thêm thông tin từ bạn và những email của bạn, vì thế hãy cung cấp một đường dẫn dễ tìm để truy cập vào mục lưu trữ các email và thư tin tức bạn đã gửi. Điều này cũng góp phần nâng cao lưu lượng truy cập website đồng thời thu thập thêm nhiều nhân mối trong môi trường kinh doanh theo kiểu công ty-công ty.

•Tìm kiếm – Với những người mong muốn tìm hiểu thêm thông tin về sản phẩm của công ty bạn, hãy để họ tìm kiếm đúng thứ họ cần. Bạn có thể bổ sung một ô tìm kiếm ở phần chân email – điều này có thể duy trì toàn vẹn sự liên lạc cá nhân giữa bạn và người nhận mà không để mất họ vào tay Google.

•Thanh di chuyển trên trang web – Mục đích duy nhất của nhiều chiến dịch email là gia tăng lưu lượng truy cập website. Vì vậy, một (hoặc toàn bộ) phần đầu hoặc chân email phải có phần tìm hiểu về website (dù đây không phải là mục đích của bạn).

•Quảng cáo trong thư tin tức – Một số thư tin tức là công cụ hái ra tiền (như DailyCandy chẳng hạn). Ngay cả khi bạn đang không đạt được doanh thu nhưng vẫn muốn thực hiện điều đó, vậy tại sao lại không tạo sự dễ dàng cho người khác khi họ muốn tài trợ cho chương trình thư tin tức của bạn?

•Chính sách bảo vệ quyền riêng tư/các vấn đề pháp lý – Đây không phải là việc gì thú vị, nhưng lại hết sức cần thiết. Chính sách bảo vệ quyền riêng tư (bạn đừng quên đưa vào cả những chính sách liên quan đến email nữa) thường giúp trấn an người sử dụng rằng các thông tin của họ đang được gửi gắm ở nơi đáng tin cậy. Có thể họ thậm chí còn không đọc nội dung phần này, nhưng việc để đường dẫn tới đó ở trong email của bạn sẽ gây dựng được niềm tin ở người sử dụng, đồng thời đó cũng là một hành động có trách nhiệm.

•Thông tin về bản quyền – Mặc dù khía cạnh này không được áp dụng nhiều, song những thiết kế đẹp và nội dung đem lại nhiều thông tin của bạn xứng đáng nhận được sự đối xử tương tự như website. Những lưu ý về bản quyền có thể khiến một blogger nào đó ngừng ngay ý định ăn cắp nội dung hay thiết kế của bạn để sử dụng như chính sản phẩm của mình.

•Thông tin đối tác – Một số công ty thiết kế hay công ty email đề nghị (nhưng đừng để họ là người chỉ huy) giảm chi phí dịch vụ cho bạn nếu các chiến dịch email của bạn cũng đồng thời quảng bá cho các dịch vụ email của họ. Dòng chữ “Powered By” (được trình bày bởi) gần phần chân email thường là một cách hay giúp chuyên gia thị trường tiết kiệm được một số khoản chi phí bằng cách hiển thị tên công ty thiết kế hay công ty triển khai chiến dịch email.

Tóm lại, việc “chơi đùa” với các phần đầu và chân email sẽ không ngay lập tức đem lại thay đổi đáng kể nào cho các chiến dịch email của bạn, nhưng nó sẽ cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho người nhận, đồng thời bao quát thêm nhiều khía cạnh thông tin cho bạn. Đừng bỏ qua những khía cạnh nền tảng này nếu bạn thực hiện một chương trình email marketing lớn, và nhớ thường xuyên kiểm tra chúng.