Thiết lập quy trình đăng ký thoát

Tôi không thích phải trả lại hàng đã mua cho cửa hàng. Tuy nhiên, khi bạn có một trải nghiệm mua sắm tuyệt vời (tất cả các trải nghiệm đều nên như thế), bạn sẽ có một ấn tượng tích cực và lâu dài kể cả khi có gặp phải một trải nghiệm không hay. Bạn thậm chí còn có thể tiếp tục mua hàng ở đó nữa. Theo đó, việc đăng ký thoát khỏi các chương trình email tin tức hay chương trình quảng bá cũng nên được nhìn nhận từ góc độ này.

Một quy trình đăng ký thoát hiệu quả và dễ thực hiện là chìa khóa duy trì uy tín của công ty bạn trước các nhà cung cấp dịch vụ internet, các khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại. Nếu bạn bắt người đăng ký phải nhọc nhằn thực hiện nhiều bước mới có thể thoát khỏi danh sách gửi email của mình, thì hoặc là bạn sẽ khiến họ ấn nút báo cáo thư rác, hoặc là họ buộc phải tiếp tục hoàn thiện quá trình đăng ký nhưng ấn tượng lưu lại trong họ lại là hình ảnh không mấy tốt đẹp về công ty và thương hiệu của bạn.

Lời khuyên đầu tiên của tôi dành cho bạn là làm sao để quá trình đăng ký thoát càng đơn giản càng tốt.

Một quá trình phức tạp, khó khăn sẽ không đem lại lợi ích gì cho bạn.

Không có lý do gì gây khó dễ cho quá trình đăng ký thoát; và với những bổ sung mới trong CAN-SPAM, chuyên gia tư vấn pháp luật của bạn hẳn cũng phải đồng ý với nhận định này. Hãy làm cho quá trình đăng ký thoát trở nên dễ tìm kiếm và dễ hoàn thành thông qua một mẫu đăng ký thoát đơn giản trên mạng hoặc qua một email phản hồi email của bạn. Đừng yêu cầu người sử dụng đăng nhập hoặc cung cấp thông tin cá nhân để thoát khỏi chương trình. Điều này chỉ khiến họ cảm thấy bực mình và lưu lại ấn tượng xấu. Có thể vấn đề chỉ đơn giản là họ đã thay đổi nghề nghiệp hoặc không còn hứng thú với chủ đề liên quan nữa. Sự thiếu quan tâm này ở họ có thể chỉ mang tính chất tạm thời, vì thế đừng để họ phải tránh xa bạn.

Hai cách đăng ký thoát đơn giản nhất là cung cấp một đường dẫn Ấn Vào Đây (Click Here) hoặc nút Đăng thoát, hoặc yêu cầu người nhận phản hồi email của bạn với dòng Tiêu đề hoặc nội dung email ghi là “Đăng ký thoát khỏi chương trình”. Cả hai cách đều hiệu quả, và cả hai đều không đòi hỏi nhiều công sức từ phía người đăng ký. Tuy nhiên, hãy lưu ý là nếu bạn tự động loại người sử dụng khi họ ấn vào đường dẫn Đăng ký thoát trong email của bạn, mọi việc sẽ dễ dàng đối với họ nhưng có thể bạn lại gặp một số rắc rối. Đôi khi họ vô tình ấn nhầm vào đó, hoặc phần mềm chống thư rác tự động ấn vào đó. Trong trường hợp này, bạn sẽ không có cơ hội tìm hiểu vấn đề thực sự của người đăng ký và giữ chân họ bằng những lựa chọn khác ngoài một lựa chọn duy nhất là đăng ký thoát.

Bên cạnh đó, bạn có thể cung cấp cho người sử dụng lựa chọn đăng ký thoát và một đường dẫn tới một website mà tại đó, bạn tạo cho họ những lựa chọn thay thế nếu họ thay đổi ý định. Chẳng hạn, website này có thể cho phép người đăng ký giảm tần suất email nhận được hoặc đăng ký thoát khỏi một số loại hình thông điệp khác nhau của công ty bạn thay vì đăng ký thoát hoàn toàn khỏi tất cả các chương trình. Dù cung cấp lựa chọn gì, bạn cũng nên chỉ yêu cầu người đăng ký thực hiện thêm một cú nhấp chuột để hoàn tất quá trình đăng ký thoát.

Bây giờ, lời khuyên thứ hai tôi dành cho bạn là hãy bảo đảm rằng quá trình đăng ký thoát hoạt động tốt. Bạn nên thường xuyên kiểm tra từng tình huống có thể xảy ra để chắc chắn rằng quá trình này vừa hiệu quả vừa tiện lợi cho người sử dụng. Đồng thời, hãy gửi thông tin xác nhận với họ rằng họ đã bị loại ra khỏi danh sách gửi email của bạn. Hãy suy nghĩ về chính trải nghiệm của mình – chẳng lẽ bạn lại không muốn biết rằng quá trình đăng ký thoát đã có hiệu quả? Đây có thể là một thông tin xác nhận trên website rằng người đăng ký sẽ không còn nhận được các thông điệp của công ty bạn, hoặc là một thông báo rằng sẽ mất 10 ngày để loại bỏ tên họ khỏi danh sách, rằng bạn rất tiếc khi họ ra đi, và rằng bạn hy vọng họ sẽ quay lại.

Lời khuyên cuối cùng có vẻ như đã quá hiển nhiên, tới nỗi lẽ ra tôi không cần đề cập tới nó; nhưng bạn chắc sẽ ngạc nhiên lắm nếu biết tôi vẫn thường xuyên nhận được email của những công ty tôi đã đăng ký thoát khỏi các chương trình của họ – thậm chí là email từ những nhà bán lẻ yêu thích. Sau khi khách hàng đã đăng ký thoát khỏi danh sách của bạn, đừng gửi email cho họ nữa. Tôi biết là phải mất một thời gian (rất ngắn) để quá trình đăng ký thoát phát huy tác dụng, nhưng nếu cứ tiếp tục gửi email cho họ, bạn sẽ không những khiến họ tức giận, gây ảnh hưởng không tốt đến uy tín của bạn, mà đây còn là một hành động vi phạm Đạo luật CAN-SPAM nữa đấy.

Luật pháp Mỹ (và gần như tất cả các đạo luật chống thư rác tại các quốc gia khác trên thế giới) quy định rằng bạn phải ngưng gửi các thông điệp email trong vòng 10 ngày sau khi nhận được yêu cầu đăng ký thoát. Hãy nhớ rằng đây mới chỉ là yêu cầu pháp lý; cách làm tốt nhất là ngay lập tức loại bỏ email của người đăng ký. Sau khi họ không còn muốn nhận email của bạn nữa, việc gửi thêm email cho họ chỉ càng khiến họ đi đến quyết định báo cáo email của bạn là thư rác, ngay cả trong trường hợp bạn vẫn gửi những email này một cách đúng luật.

Tôi rất bực mình khi nhận được những email vi phạm pháp luật mà tôi tiếp tục nhận được từ các công ty tôi đã đăng ký thoát. Một chuỗi cửa hàng lớn vẫn thường xuyên gửi email cho tôi mặc dù tôi đã không ít lần gửi họ những yêu cầu loại tên tôi ra khỏi danh sách email của họ. Tôi không cho rằng họ có ý định xấu gì, nhưng rõ ràng họ đã mắc sai lầm lớn ở đây.

Dưới đây là một số lời khuyên khác giúp bạn thiết kế một quy trình đăng ký thoát hoàn hảo:

•Hiển thị đường dẫn đăng ký thoát ở phần chân email.

•Bảo đảm rằng mọi thông điệp email đều có đường dẫn đăng ký thoát.

•Lưu giữ một danh sách của tất cả những người đăng ký thoát (và đừng thỏa hiệp gì ở đây).

•Bảo đảm rằng nhóm thực hiện email marketing của bạn biết được danh sách email bị loại này, và áp dụng nó cho tất cả những đợt gửi email.

•Giữ một bản danh sách dự phòng về những người đăng ký thoát.

•Đừng đặt đường dẫn đăng ký thoát là một hình ảnh, bởi vì nhiều nhà cung cấp dịch vụ email có chế độ nén hình ảnh.

•Thể hiện cho người đăng ký thấy rằng bạn tôn trọng quyền được đăng ký thoát của họ thông qua quá trình đăng ký ngắn gọn này.

•Sẵn sàng xử lý những yêu cầu đăng ký thoát từ các email phản hồi lại thông điệp của bạn.

•Phối hợp với công ty đối tác của bạn để thống nhất cách xử lý các trường hợp đăng ký thoát.