Không ngừng thúc đẩy công việc với các đối tác email marketing

Sau khi đã lựa chọn được một đối tác để giúp đưa chương trình email của bạn lên một tầm cao mới, bạn sẽ phải kích hoạt chương trình trong nội bộ công ty, đồng thời đảm bảo rằng công ty bạn vừa lựa chọn sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình. Như đã đề cập ở sự thật trước, tôi sẽ tập trung nêu ví dụ về việc hợp tác với một công ty tư vấn để đánh giá, xây dựng và thực hiện chiến lược; các bước này được áp dụng khi hợp tác với bất kỳ chuyên gia email bên ngoài dưới bất kỳ hình thức hợp tác nào (hợp tác dài hạn hay hợp tác theo dự án).

Sự thật mất lòng

Hãy lưu ý rằng bạn có thể phải – hoặc tốt hơn là nên – đón nhận một số thông tin không mấy tốt đẹp, rằng chương trình email của bạn sẽ không đạt được nhiều mục tiêu như bạn nghĩ. Hãy chuẩn bị tinh thần để đón nhận một “tình yêu” khắc nghiệt, và chấp nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng. Nếu đối tác chiến lược mới của bạn không thực hiện điều đó, hoặc nhóm làm việc của bạn không sẵn sàng tiếp nhận điều đó – thì tốt hơn hết là bạn hãy dùng tiền đầu tư vào việc khác.

Biết số tiền của bạn sẽ đi đâu về đâu

Ở giai đoạn bắt đầu hợp tác, cả hai bên nên xác định rõ những gì cần bàn giao cũng như thời hạn cho tất cả các dự án. Các dự án chiến lược email khác nhau về mặt thời gian, thường phụ thuộc vào quy mô và sự sẵn có của các nguồn lực khách hàng (để phỏng vấn điều tra và tập hợp tài liệu). Thông thường, mỗi dự án chiến lược email không nên chạy quá ba tháng, trừ trường hợp khối lượng các tài liệu bàn giao và các hợp phần trong chương trình email cần phải kiểm tra là quá lớn.

Giá cả thường được xác định dựa trên số giờ làm việc, số tiền ứng trước hay một khoản phí cố định được tính toán dựa vào thời gian dự án và các tài liệu bàn giao mà hai bên đã thống nhất từ trước.

Thực hiện

Sau khi ký kết hợp đồng, không nên để đối tác mới “im thin thít, lặn mất tăm” để rồi vài tháng sau quay trở lại với một đống tài liệu khổng lồ. Một trong những trách nhiệm của đối tác là cho phép bạn tiếp cận với các nhân sự và dữ liệu quan trọng giúp bạn hiểu chương trình email này đang được thực hiện ra sao. Một cuộc gọi hay một báo cáo định kỳ hàng tuần về tiến độ công việc sẽ giúp bạn tránh được những bất ngờ. Dù công ty bạn giỏi hay không, thì nó vẫn phải quản lý dự án, và bạn phải đối mặt với thực tế này để qua đó có thể tận dụng tối đa các kết quả cũng như những bài học rút ra được từ sự hợp tác này.

Giáo dục và thuyết phục đồng nghiệp trong công ty

Một điểm quan trọng khi hợp tác thực hiện chiến lược email là có được niềm tin của những người trong công ty bạn. Chương trình của bạn sẽ chịu thiệt hại nặng nề nếu bạn không giải thích được cho tất cả các bên liên quan về lý do tại sao lại có một bên thứ ba kiểm tra cách thức sử dụng email trong công ty mình. Hãy trấn an những người có trách nhiệm rằng không phải là bạn thất vọng với nhóm làm việc, hay thừa nhận ngầm rằng ai đó không làm tròn trách nhiệm của mình; mà đây chỉ là một sự đánh giá trung lập để tìm ra cách cải tiến chương trình. Bạn cần phải lấy được lòng tin của họ, từ đó mới có thể chắc chắn rằng các phát hiện thu được sẽ được đón nhận hoặc được thực thi thành công. Đừng quên đề cập tới những bộ phận không trực tiếp liên quan tới các hoạt động email hàng ngày của bạn, chẳng hạn như bộ phận công nghệ thông tin hay bộ phận bán hàng.

Hợp lý hóa mọi chuyện

Sau khi xác định chiến lược, hãy mời công ty đối tác đến và trình bày về chiến lược đó cho tất cả các nhóm và cá nhân sử dụng email. Điều này bảo đảm rằng tất cả mọi người đều có thông tin về việc áp dụng các đề xuất và thực hiện thay đổi. Sự có mặt của một vài lãnh đạo cấp cao trong buổi họp này sẽ góp phần khẳng định quyết tâm thực hiện chiến dịch email marketing của công ty. Bạn không nên coi đây là buổi thuyết trình một chiều, vì thế, hãy khuyến khích mọi người cùng tham gia thảo luận. Hãy chuẩn bị thật chu đáo và đặt câu hỏi về mọi vấn đề.

Theo dõi sát sao

Tốt nhất công ty bạn nên ứng trước một khoản tiền – dù nhỏ – để giữ chân đối tác thực hiện chiến lược email trong một vài tháng sau khi dự án đầu tiên hoàn thành. Mặc dù phần lớn các công ty tư vấn và cung cấp dịch vụ email đều có thể làm rõ bất kỳ thông tin nào họ thu thập được sau khi dự án hoàn thành, song công ty thuê họ vẫn sẽ nghĩ rằng cần có sự giám sát sao hơn. Ví dụ, nếu một phần trong dự án hiện tại đề xuất một số hoạt động để nâng cao tỷ lệ người đọc email, bạn nên ứng trước tiền để giữ chân công ty tư vấn. Họ có thể giúp bạn thực hiện các bài kiểm tra đồng thời bảo đảm rằng những phát hiện rút ra được từ đó đều được đưa vào thực tế.

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn tinh thần lặp lại quá trình đó sau này. Kinh doanh đòi hỏi thay đổi, và bối cảnh email marketing cũng vậy. Vì thế, bạn cần phải đánh giá lại các đề xuất theo định kỳ nhằm bảo đảm rằng các hoạt động đều được cập nhật và phản ánh thực tế mới.

Hành động

Đừng để một tài liệu trình bày chiến lược dài 100 trang nằm chết dí trong tủ hồ sơ. Bạn đã bỏ ra cả đống tiền để thuê người nghiên cứu về chương trình email của mình, do đó bạn sẽ phải có trách nhiệm đưa nó vào thực tế. Ngay cả khi tài liệu đó chỉ ra rằng chương trình của bạn có một số sai sót, bạn cũng vẫn phải hành động và sử dụng thông tin đó để khiến chương trình email trở nên hiệu quả hơn.

Lynn Moss, hiện đang làm việc cho công ty Definition 6, là một chuyên gia kỳ cựu về marketing tương tác. Bà có kinh nghiệm từ phía công ty tư vấn lẫn khách hàng. Lời khuyên của bà liên quan đến việc quản lý dự án chiến lược email:

“Nếu bạn là khách hàng, hãy sẵn lòng chia sẻ thông tin về cách bạn thường tìm kiếm địa chỉ email, về những thông tin của khách hàng (hiện tại và tiềm năng) mà bạn lưu giữ, về các chuẩn đo đối với các chiến dịch email của bạn; và về các hoạt động marketing ngoại tuyến. Đối tác thực hiện chiến lược email có thể đề xuất bạn thay đổi diện mạo, cảm quan chung của email, sử dụng ngôn ngữ mới, hay bất kỳ cách nào khác để tiếp cận người sử dụng. Hãy thử nghiệm những đề xuất đó nhằm tối ưu hóa các chiến dịch email.

Nếu bạn là công ty tư vấn, có thể bạn sẽ thấy khó mà thuyết phục nổi ban lãnh đạo cấp cao của công ty khách hàng rằng họ nên chú ý tới chiến lược email marketing nhiều như đối với chiến lược marketing. Cần phải dành cho chiến lược này những nguồn lực riêng biệt, và không ngừng cải tiến nó”.