Cách thức tạo được một danh sách email

Thiết lập danh sách email là một trong những bước đi đầu tiên và quan trọng nhất để thực hiện một chương trình email thành công. Bạn có thể áp dụng nhiều cách khác nhau – nhưng một số cách sẽ hiệu quả hơn.

Tôi khuyên bạn nên xây dựng một danh sách từ con số 0, hay như nhiều người gọi là “phát triển danh sách hữu cơ”. Để bắt đầu, bạn có thể đưa ra đề nghị đăng ký nhận chương trình email tại mọi điểm liên lạc hiện có. Hãy làm sao để làm nổi bật chương trình email của bạn và làm cho nó dễ hiểu. Để làm được điều này, có thể bạn sẽ phải đầu tư một chút để thông tin đăng ký của bạn có mặt ở những nơi cần có. Sau đây là một số vị trí để bạn cân nhắc khi tìm nơi đặt thông báo đăng ký:

•Website (trên tất cả các trang của website chứ không chỉ ở phần trang chủ)

•Blog

•Các điểm bán lẻ, đặc biệt là nơi bán hàng

•Danh thiếp và phần chữ ký ở email

•Tất cả thư trực tiếp, danh mục sản phẩm, và các chương trình quảng cáo truyền thống

•Dịch vụ tổng đài phục vụ khách hàng

•Gian trưng bày sản phẩm của công ty bạn tại các hội chợ và sự kiện thương mại

•Slide cuối trong các bài thuyết trình của bạn

•Các phương tiện truyền thông marketing, các hóa đơn, các ấn phẩm thương mại

•Đường dẫn chuyển-tiếp-cho-bạn-bè trong thư tin tức hoặc thư khuyến mãi

Còn đây là một số thông tin nên có trong mẫu đăng ký:

•Các lợi ích khi đăng ký: người đăng ký sẽ nhận được gì, với tần suất như thế nào

•Đường dẫn tới nội dung email mẫu hoặc nơi lưu giữ các email trước

•Thông tin bảo đảm về quyền riêng tư và đường dẫn tới nơi ghi chính sách bảo vệ quyền riêng tư

Bạn phải thật cẩn trọng khi liên hệ với các khách hàng cũ và những người đã có mối quan hệ lâu dài với bạn nhưng chưa cho phép bạn gửi email. Bạn có thể gửi một email mời họ tham gia vào danh sách của mình, nhưng bạn không được phép tiếp tục gửi email cho họ nữa nếu họ chưa đăng ký và chưa cho phép bạn. Bạn không thể cứ thế bổ sung họ vào danh sách email của mình được.

Sau khi cho thông tin đăng ký xuất hiện ở những vị trí tôi vừa đề cập, bạn có thể chuyển sang các hình thức khác như các chiến dịch marketing lan truyền, quảng cáo trả tiền và các chiến thuật khác giúp gia tăng lượng người đăng ký.

Phát triển danh sách bằng các phụ lục

Nếu bạn đã bỏ ra rất nhiều công sức để xây dựng một cơ sở dữ liệu phục vụ marketing nhưng lại không có địa chỉ email của những người trong danh sách đó, hãy nhờ công ty bán địa chỉ email chạy một email kèm phụ lục. Công ty này sẽ lấy danh sách tên khách hàng của bạn, rồi khớp chúng với các địa chỉ email. Tiếp theo, công ty này sẽ thay mặt bạn gửi email cho họ để xin phép họ dựa trên mối quan hệ hiện tại của họ với công ty bạn. Điều này khác với việc bạn thuê một danh sách rồi trực tiếp gửi email xin phép họ. Hãy nhớ: Khi đính kèm phụ lục có nghĩa là bạn đã có mối quan hệ từ trước với nhóm khách hàng này, nhưng bạn chưa được họ cho phép liên lạc qua email, vì thế bạn gửi thư mời họ đăng ký nhận chương trình email của bạn.

Tùy thuộc vào độ dài ngắn của danh sách email, đây có thể là một chiến thuật phát triển cơ sở dữ liệu khá hiệu quả về mặt chi phí. Tuy nhiên, nó có thể lấy đi của bạn nhiều thứ hơn là tiền bạc. Với phương pháp này, bạn phải thực hiện cẩn thận và nhớ tìm kiếm nhà cung cấp địa chỉ email có uy tín. Chất lượng của danh sách do các nhà cung cấp đưa ra có thể khác nhau rất nhiều, và một phụ lục thiếu rõ ràng về thông điệp, mục đích và mối quan hệ có thể hủy hoại hình ảnh thương hiệu của công ty bạn cũng như phá hỏng các mối quan hệ hiện có. Nếu bạn muốn thực hiện biện pháp này, hãy yêu cầu nhà cung cấp chứng thực uy tín của mình và nghiên cứu loại hình công ty trong danh sách khách hàng của từng nhà cung cấp.

Dưới đây là một số mẹo nhỏ giúp bạn thực hiện hình thức email kèm phụ lục:

•Kiểm tra các chính sách liên quan tới vấn đề bảo vệ quyền riêng tư và danh sách khách hàng của bất kỳ nhà cung cấp nào bạn hợp tác cùng. Nếu có điểm gì đó khác lạ hoặc phi lý, hãy dừng hợp tác với họ.

•Đừng sử dụng cùng một địa chỉ giao thức truyền internet (IP) mà bạn hoặc đối tác cung cấp email của bạn sử dụng khi gửi email kèm phụ lục.

•Kiểm tra tỷ lệ phân phát và phản hồi trước khi gửi phụ lục cho nhiều người hơn.

•Thông báo với người quản lý của các nhà cung cấp dịch vụ internet rằng bạn sắp gửi email kèm phụ lục. Điều này có thể giúp giảm tải cho bạn một số nguy cơ, và đây cũng là cách thức chủ động giúp bạn ý thức được những rắc rối mà bạn có thể rút kinh nghiệm từ đó.

Thuê hay mua danh sách email

Mặc dù thuê hay mua danh sách có thể là một lựa chọn nhanh gọn giúp bạn ngay lập tức giải quyết được nhu cầu phát triển danh sách, nhưng tôi khuyên bạn không nên áp dụng cách thức này trong nhiều trường hợp. Nhìn chung, thuê danh sách email là một hoạt động hợp pháp và phổ biến, nhưng việc mua chúng thì ngược lại. Các danh sách email được rao bán hầu như đều là danh sách gửi thư rác, được thu thập không phép hay thu thập mà chủ địa chỉ email không hề biết. Bạn hãy tránh những trường hợp này bằng mọi giá.

Thuê danh sách lại thường hoạt động theo hình thức người chủ danh sách thay mặt bạn gửi email (bạn không được thấy các địa chỉ email đó). Nhiều công ty có uy tín có thể giúp bạn thực hiện điều này, nhưng sự cho phép của chủ email vẫn là điểm then chốt ở đây. Có thể bạn không đủ kinh phí để thuê danh sách email của các công ty danh tiếng, và thường thì kết quả của việc làm này cũng không xứng đáng so với mức chi phí thuê mà bạn phải bỏ ra. Tới đây chúng ta lại quay trở về với yếu tố phù hợp. Các danh sách email cho thuê gồm những người cung cấp địa chỉ email và đồng ý tiếp nhận “chương trình của bên thứ ba”. Phần lớn họ đều không muốn nhận chương trình của bạn, bởi nếu không họ đã trực tiếp đăng ký.

Đây có thể là một cách tiếp cận hiệu quả với các khách hàng doanh nghiệp, đặc biệt trong các thị trường công nghệ. Tuy nhiên, điều quan trọng ở đây là bạn phải sử dụng danh sách thuê để thu hút họ đăng ký vào danh sách của mình, vì thế bạn sẽ không phải liên tục mất phí thuê danh sách để tiếp cận cùng một đối tượng.

Có thể bạn không có mối quan hệ từ trước với những người trong danh sách bạn mua, và họ cũng chưa từng yêu cầu được liên lạc với bạn. Mua danh sách là đi ngược lại với ý nghĩa thực sự của email – xây dựng các mối quan hệ trung thành với thương hiệu. Những lợi ích ngắn hạn bạn thu được có thể lại bị hủy hoại bởi những tổn thất gây nên cho thương hiệu và uy tín của công ty bạn, bởi vì phần lớn những người tiếp nhận email đều sẽ nghi ngờ rằng bạn đang gửi thư rác, cho dù họ có đăng ký nhận thông tin của bên thứ ba hay không.

Đồng đăng ký

Đồng đăng ký là khi những người sử dụng đăng ký nhận thư tin tức tại một địa chỉ cụ thể, và trong hoặc sau khi quá trình đăng ký kết thúc, họ được mời tiếp tục đăng ký chương trình email của đối tác của công ty. Đồng đăng ký là một chiến thuật phát triển danh sách được sử dụng phổ biến trong những năm cuối thập kỷ 1990, giai đoạn bùng nổ/tan vỡ của các công ty dot.com; tuy nhiên, biện pháp này hiện vẫn có thể phát huy hiệu quả nếu bạn tìm đúng đối tác và chịu được mức chi phí có thể sẽ rất cao khi thu thập người đăng ký mới. Giả sử đối tác của bạn là một công ty có chung nhóm khách hàng với bạn, thì bạn cần phải kiểm tra (mặc dù có vẻ như đa phần các chương trình email đều nghiêng về số lượng hơn chất lượng). Xây dựng danh sách email không phải là việc có thể thực hiện trong một sớm một chiều. Đừng đi đường tắt, vì rồi bạn sẽ phải trả giá cho việc đó. Email là một công cụ tuyệt vời giúp duy trì sự hứng thú đối với các sản phẩm hay dịch vụ của bạn ở những người chưa sẵn sàng mua chúng. Hãy chú trọng vào việc xây dựng danh sách email – rồi bạn sẽ nhận về “những trái ngọt” của nó qua tỷ lệ nhận biết thương hiệu, lòng trung thành, và doanh thu bán hàng.