Các điểm cơ bản về sự phân phát email

Khả năng phân phát, chuẩn đo khả năng thành công của bạn trong việc đưa email tới tay người nhận cuối cùng, từ lâu đã trở thành một thành tố quan trọng trong email marketing và đây cũng là khía cạnh cần được đánh giá và điều chỉnh thường xuyên. Trước những tác động tiềm tàng về mặt tài chính và pháp luật của thư rác, các nhà cung cấp dịch vụ internet cũng như các doanh nghiệp đều không ngừng tìm những biện pháp bảo vệ người sử dụng của mình. Thật không may, trong khi làm như vậy, họ cũng vô tình ngăn chặn và lọc bỏ những thông điệp email thương mại hợp pháp (còn gọi là yếu tố tích cực giả).

Nếu bạn nghĩ mình không cần bận tâm tới khả năng phân phát của email, hãy cân nhắc về thực tế là chỉ có khoảng 75% email được gửi với sự cho phép của người nhận là đến được hộp thư của họ. Điều cần rút ra ở đây là tính trung bình, khách hàng của bạn không nhận được 1/4 lượng email mà bạn gửi đi. Một số lượng cơ hội lớn đã tuột khỏi tay bạn, và nó xứng đáng được bạn lưu tâm. Hãy tự hỏi: Mình sẽ gặp những rủi ro gì khi bỏ qua các vấn đề liên quan tới khả năng phân phát email; hay câu hỏi hay hơn là: Mình có thể bỏ lỡ những thành quả nào?

Hãy thực hiện những việc sau để bảo đảm rằng email của bạn tới được tay người nhận:

•Bảo đảm rằng các chương trình truyền thông lớn của bạn đều được những độc giả giá trị nhất của bạn – tức là những người đã cho phép bạn quyền được tiếp thị với họ – tiếp nhận.

•Áp dụng các phương pháp gửi email tốt nhất – điều này sẽ khiến những người “canh cổng” của các nhà cung cấp dịch vụ internet chú ý; và có thể họ sẽ tặng thưởng cho bạn bằng cách giúp đưa email của bạn tới tận hộp thư của người sử dụng.

•Hãy biết rõ các email của bạn bị chặn lại khi nào, ở đâu và tại sao chúng lại bị chặn, từ đó có thể điều chỉnh các chiến dịch trong tương lai.

Không có một môn khoa học chính xác nào về khả năng phân phát email. Bạn không thể sử dụng danh sách những việc cần làm hay một tiên dược nào để đảm bảo tỷ lệ phân phát hoàn hảo, nhưng bạn càng biết nhiều thì càng tốt. Tuy nhiên, có một số lý do giải thích cho câu hỏi tại sao một nhà cung cấp dịch vụ internet hay một bộ lọc email của doanh nghiệp lại chặn thông điệp của bạn.

•Danh tiếng của bạn thấp. (Địa chỉ IP của người gửi từng gây ấn tượng xấu vì những hoạt động gửi email không tốt.)

•Nội dung của bạn bị cho là không phù hợp – điều này thường dẫn đến những lời phàn nàn/khiếu nại về các thông điệp của bạn. (Có người đã ấn nút báo cáo email của bạn là thư rác.)

•Bạn liên tục gửi email tới các địa chỉ trả lại email trong danh sách của mình.

•Các thông điệp của bạn chứa đựng nội dung giống thư rác.

Bạn có thể tham khảo một số việc làm dưới đây để cải thiện đồng thời bảo đảm tỷ lệ phân pháp email cao.

Biết mình đang đứng ở đâu

Bước đầu tiên là tìm hiểu xem các email của bạn có tới được hộp thư của người nhận hay không. Đây là lúc bạn tìm hiểu phần thông tin về các email bị trả lại trong phần các chuẩn đo, sử dụng kiến thức cũng như các đầu mối liên hệ của đối tác chương trình email của bạn.

Có một số dịch vụ giám sát khả năng phân phát email, trong đó họ cài các địa chỉ email vào tất cả các nhà cung cấp dịch vụ gửi nhận email lớn, nhờ vậy bạn có thể biết rõ email của mình có tới được hộp thư của người nhận hay không. Đừng quá phụ thuộc vào chuẩn đo “đã gửi email” trong các báo cáo về chiến dịch mà bạn nhận được từ nhà cung cấp dịch vụ hay phần mềm email marketing. Con số báo cáo ở đây không tính đến những email bị lọc ra hay bị chặn lại. Bạn có thể biết một số thông tin bằng cách nhìn vào phần mở email theo từng miền. Nếu tỷ lệ mở email trung bình của bạn là 30% trong khi tỷ lệ đó ở phần các địa chỉ Hotmail lại là 0%, rõ ràng là tình hình phân phát email của bạn đang gặp vấn đề!

Hãy cân nhắc những cách làm hiệu quả sau

Khả năng phân phát email có thể là một chủ đề phức tạp, nhưng hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất mà bạn có thể làm là thực hiện những phương pháp email marketing hiệu quả. Cụ thể hơn, hãy làm những việc sau đây:

•Đảm bảo rằng danh sách email của bạn được quản lý tốt và sạch sẽ. Loại bỏ những địa chỉ trả lại email cứng khỏi cơ sở dữ liệu.

•Chỉ gửi email cho những người yêu cầu bạn gửi và cho họ biết về quá trình đăng ký thoát.

•Tuân thủ tất cả các quy định liên quan về chống thư rác.

•Gửi email có nội dung phù hợp với tần suất hợp lý.

Xác thực

Một cách mà những chuyên gia trong lĩnh vực email đang áp dụng để giải quyết vấn đề thư rác, đồng thời giúp các thông điệp hợp pháp tới được hộp thư của người nhận là tính xác thực của email. Sự xác thực ở đây là danh tính của người gửi. Mục đích của nó là kết nối và xác nhận người gửi email với nhà cung cấp dịch vụ internet – người nắm giữ “chìa khóa” vào nhà người sử dụng email. Tầm quan trọng của hoạt động xác thực email ngày một gia tăng và nó ngày càng được đưa vào áp dụng rộng rãi. Mục tiêu của nó là:

•Cho phép người nhận xác định và từ chối những email trong đó người gửi mạo danh người khác, đồng thời ngăn những kẻ giả danh chuyên gia thị trường của các thương hiệu hợp pháp gửi thư rác hoặc khai thác thông tin người sử dụng nhằm mục đích xấu.

•Cho phép người sử dụng email tin tưởng hơn vào tính hợp pháp của các email họ nhận được.

Để xác thực email, bạn có thể sẽ cần đến sự hỗ trợ của bộ phận công nghệ thông tin hoặc đối tác thực hiện email marketing. Tuy nhiên, đây cũng là một việc nên làm bởi các nhà cung cấp dịch vụ internet ngày càng coi email được xác thực là một dấu hiệu tích cực, và họ sẽ có khả năng phân phát email của bạn nhiều hơn so với khi bạn không xác thực.

Rà soát lại nội dung và ngăn chặn những báo cáo thư rác

Nếu email của bạn có đặc điểm gì đó chung với thư rác, nó sẽ có nguy cơ bị lọc hoặc chặn lại giống thư rác. Nhưng làm sao bạn biết email của mình trông có vẻ giống thư rác? Đối tác thực hiện hay cung cấp dịch vụ email marketing của bạn nên đưa ra những công cụ có chức năng cảnh báo nếu có bất kỳ từ, cụm từ hay mã số nào tiềm ẩn rủi ro trong email. Nếu không, hãy tìm trên mạng những nhà cung cấp dịch vụ tương tự với mức phí tương đối hợp lý.

Duy trì mã nguồn an toàn

Các email gửi theo sự cho phép của người nhận thường bị bộ lọc thư rác chặn lại vì mã nguồn HTML kém so với nội dung thực tế. Do đó, chất lượng mã nguồn email và sự tuân thủ các chuẩn mã HTML tương ứng có vai trò rất quan trọng và chúng cần được kiểm tra thường xuyên để tránh những vấn đề khi phân phát email.

Thường xuyên đánh giá và áp dụng những phương pháp thực hiện tốt nhất đối với email

Khả năng phân phát email có thể là một chủ đề phức tạp. Hãy nhớ rằng điều quan trọng nhất bạn có thể làm là thực hiện và thể hiện rằng mình áp dụng những phương pháp tốt nhất. Hãy bảo đảm rằng bạn giữ gìn một danh sách khách hàng sạch sẽ, loại bỏ những địa chỉ trả lại email cứng, hướng dẫn thủ tục đăng ký thoát, tuân thủ các đạo luật chống thư rác và gửi email với tần suất hợp lý.