Sự nhất quán

Sau khi thông điệp của bạn tiếp cận được hộp thư của người nhận, bạn còn một thách thức nữa phải vượt qua – đó là sự nhất quán. Nhất quán ở đây được hiểu là email được hiển thị theo đúng ý định của bạn ở tất cả các nhà cung cấp dịch vụ gửi nhận email và các giao diện webmail khác nhau.

Hầu như tất cả các chuyên gia thị trường đều thích gửi email HTML vì hình ảnh trong đó khiến thông điệp email trở nên hấp dẫn hơn đồng thời củng cố thêm cho thương hiệu của bạn. Đây là một lợi ích lớn của việc gửi email cho từng cá nhân. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp dịch vụ email (hay hộp thư) nổi tiếng như Gmail, Outlook và Hotmail lại có chế độ mặc định nén hình ảnh trong email HTML. Điều này có nghĩa là thay vì hình ảnh mà bạn kỳ vọng người nhận sẽ nhìn thấy, họ lại chỉ nhìn thấy một chữ “X” màu đỏ hoặc dấu hiệu nào đó tương tự thể hiện rằng hình ảnh bạn gửi đi đã bị nén lại. Nếu bạn đặt lời kêu gọi hành động hoặc phần lớn những thông điệp xây dựng thương hiệu vào hình ảnh, người nhận có thể sẽ không thấy được nó. Vì thế, điều đặc biệt quan trọng là tìm hiểu xem các thông điệp email của bạn trông như thế nào khi chúng tới tay người nhận.

Phần lớn các nhà cung cấp dịch vụ email đều cho người sử dụng quyền lựa chọn thay đổi chế độ hiển thị hình ảnh đối với một số hoặc tất cả người gửi email đến. Do đó, nếu bạn có mối quan hệ tốt với người nhận và họ cũng muốn nhận các thông điệp email của bạn, bạn có thể tắt chế độ nén hình ảnh. Tuy nhiên, ngay cả khi người nhận sẽ làm như thế, con đường bạn đi vẫn chưa thể quang đãng bởi bạn không thể hoàn toàn chắc chắn rằng trên thực tế họ sẽ thay đổi các lựa chọn trong email nhằm cho phép hiển thị hình ảnh trong email. Có một số việc bạn có thể làm để bảo đảm rằng các email HTML của bạn sẽ được hiển thị gần với mong muốn của bạn nhất, bất kể người nhận sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email nào hay chế độ hiển thị hình ảnh có được bật hay không.

Các vấn đề về tính nhất quán không chỉ dừng lại ở việc hình ảnh bị chặn, mà chúng còn ảnh hưởng tới các đặc tính riêng biệt khác của các nhà cung cấp dịch vụ email và các giao diện webmail khác nhau. Có rất nhiều khía cạnh nhỏ lẻ trong quá trình thiết kế và mã hóa email tác động tới cách hiển thị email của bạn. Đây là một trong số nhiều lý do tại sao phần lớn các nhà thiết kế nói chung đều không thích thiết kế email.

Hiểu điều gì đang xảy ra và kiểm tra thấu đáo

Hãy bắt đầu bằng cách đánh giá danh sách đăng ký email thật kỹ càng để tìm hiểu xem họ sử dụng các miền email nào. Chẳng hạn, có thể 25% số người đăng ký dùng Yahoo! Mail và 20% dùng Gmail. Thông tin này sẽ giúp bạn biết được mình cần phải thử nghiệm đối tượng và ai cần được chú ý đặc biệt.

Phần lớn các nghiên cứu đều cho thấy người tiêu dùng sử dụng nhiều nhà cung cấp email khác nhau. Tất nhiên, những người trong danh sách của bạn cũng vậy, nhưng hầu hết các báo cáo đều cho thấy bốn nhà cung cấp email hàng đầu là Yahoo, MSN, Gmail và AOL (theo thứ tự).

Tôi đoán chắc rằng bạn đã từng tải một phần mềm email trên mạng, vì vậy hẳn bạn đã biết việc lập tài khoản thử nghiệm với từng nhà cung cấp là rất dễ dàng. Nếu là chuyên gia thị trường theo mô hình B2B, có lẽ bạn sẽ gửi email cho những người sử dụng Outlook hay Lotus Notes nhiều hơn; vì thế, hãy cài các chương trình này vào máy tính để thử nghiệm hoặc sử dụng dịch vụ phân phát email. Từ đó, bạn nên thử nghiệm thông điệp ở từng nhà cung cấp dịch vụ email, điều chỉnh cho phù hợp, rồi thử nghiệm lại cho tới khi cảm thấy yên tâm.

Biết cần phải làm gì khi chức năng hiển thị hình ảnh bị tắt

Trung bình cứ 5 email lại có 1 email không được hiển thị và không hiệu quả vì chế độ chặn hình ảnh.

Vì không thể chắc chắn được rằng người nhận email HTML có xem được hình ảnh hay không, bạn cần thực hiện những bước cẩn trọng để đảm bảo sự toàn vẹn của thông điệp khi hình ảnh không được hiển thị. Nhiều chuyên gia thị trường cho rằng nếu một nhà cung cấp dịch vụ email nào ngăn chặn hình ảnh, thông điệp của họ sẽ được tự động chuyển sang dạng văn bản. Tuy nhiên, suy nghĩ này là không đúng. Khi chế độ xem hình ảnh bị tắt, nhà cung cấp dịch vụ email chỉ hiển thị phần còn lại không có hình ảnh của HTML, và điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề liên quan đến tính nhất quán của email.

Nếu toàn bộ thông điệp của bạn là một hình ảnh, người nhận đặt chế độ chặn hình ảnh sẽ không nhìn thấy gì ngoài một dấu hiệu thể hiện rằng hình ảnh đã bị chặn lại.

Hãy bảo đảm rằng phần văn bản trong thông điệp email HTML của bạn đề cập tới cả thương hiệu và ý định của bạn mà không cần sự hỗ trợ của hình ảnh. Cụ thể hơn, bảo đảm rằng các dòng tựa đề và đường dẫn cũng được hiển thị ở dạng chữ viết thuần túy. Hãy đầu tư nhiều thời gian hơn để tạo ra những văn bản hấp dẫn, mang lại hiệu quả ngay cả khi nó kết hợp và không kết hợp cùng hình ảnh. Những người có đầu óc sáng tạo thường hướng sự chú ý của người nhận đến khía cạnh hình ảnh của thông điệp thay vì đến phần văn bản.

Một lần nữa, thử nghiệm sẽ giúp bạn tìm được cách khắc phục vấn đề này.

Đưa ra một lựa chọn thay thế

Nếu bạn gửi kèm đường dẫn đọc email như một trang web, người nhận sẽ có thêm một cơ hội đọc email đúng như ý muốn của bạn ở bên ngoài hộp thư của họ. Đứng trước thực tế số lượng hình ảnh bị chặn và số lượng email định dạng HTML bị phá hỏng ngày càng nhiều hơn theo thời gian, nhiều chuyên gia thị trường đã bắt đầu cung cấp thêm lựa chọn này cho người nhận. Nghiên cứu gần đây cho thấy 78% các công ty được điều tra gửi kèm đường dẫn mà người nhận có thể sử dụng để đọc thông điệp như một trang web; trong khi đó, tỷ lệ này năm 2005 chỉ là 59%.

Sử dụng cửa sổ xem trước

Theo MarketingSherpa, khi được cung cấp cửa sổ xem trước, 64% người nhận sẽ sử dụng nó ở chế độ mặc định. Từ hộp thư của mình, có lẽ bạn cũng đã biết được tầm quan trọng của việc đặt những phần quan trọng nhất trong email (ví dụ như lời kêu gọi hành động) ở trên phần chuyển sang trang thứ hai, nhờ đó mà chúng được hiển thị ở cửa sổ xem trước. Người nhận thường quyết định xem mình sẽ làm gì dựa vào những gì họ nhìn thấy ở ô xem trước.

Bên cạnh đó, 26,6% khách hàng trực tuyến trong một cuộc điều tra cho biết họ sử dụng ô xem trước nhiều hơn là xem toàn bộ email.