Thiết kế thông điệp chào mừng có ý nghĩa

Email xác nhận, hay còn gọi là thông điệp chào mừng, là một trong những phần tự động trong chương trình email, và là phần thường bị bỏ qua. Điều ngạc nhiên là tôi còn phát hiện ra rằng nhiều chuyên gia thị trường thậm chí còn không gửi những email này, và trong số những người gửi, có người còn làm điều đó vài tuần sau khi người sử dụng đăng ký. Đáng tiếc là những công ty này đang bỏ lỡ cơ hội lớn để thể hiện mức độ chăm sóc khách hàng của mình, đồng thời cũng là cơ hội tận dụng thời gian mà tên của họ vẫn thuộc hàng đầu trong nhận thức của người đăng ký.

Không khó để tạo ra các thông điệp chào mừng, và nếu được thiết kế cũng như thực hiện một cách đúng đắn, chúng còn tạo ra một mối liên hệ cá nhân sau bước đăng ký mang đầy tính kỹ thuật. Người đăng ký muốn biết xem quá trình đăng ký có hoạt động tốt không, và cũng giống như việc mang quà tặng hàng xóm mới, họ muốn cảm thấy mình được chào đón.

Các thông điệp chào mừng cần đáp ứng được những điểm sau đây:

•Nhanh chóng – Để tận dụng tối đa thông điệp chào mừng, đừng đợi tới quá 48 giờ sau khi người sử dụng đăng ký mới gửi email. Trên thực tế, không có lý do gì để đợi chờ khi công nghệ tự động gửi những thông điệp luôn sẵn có. Hãy nhớ: mỗi phút trôi qua trước khi bạn gửi thông điệp chào mừng là mỗi phút đẩy bạn ra xa khỏi trí nhớ của người đăng ký.

•Xác nhận thông tin đăng ký – Tận dụng thông điệp xác nhận để khẳng định lại những lợi ích mà người sử dụng sẽ có được, đồng thời cám ơn họ vì đã đăng ký chương trình của bạn. Nếu người sử dụng đăng ký chương trình thư tin tức, hãy gửi họ đường dẫn để xem thư tin tức mới nhất để họ có thể hình dung được những gì sắp tới.

•Trao một phần quà – Hãy nhớ làm công tác tiếp thị một cách tế nhị, trong đó bạn đưa ra một lời đề nghị ngay tức thì hoặc một phần quà nhằm tạo cho người đăng ký mới cảm giác về giá trị và sự tri ân dành cho họ khi họ tham gia vào chương trình của công ty bạn. Đặc biệt đối với các nhà bán lẻ, khi đưa đề nghị giảm giá hoặc chương trình đặc biệt dành cho khách hàng vào thông điệp này, người nhận thường sẽ có ý muốn mua các sản phẩm của công ty. Hãy tận dụng thời điểm này, khi người nhận vẫn còn hứng thú. Thường thì những người mua hàng có kinh nghiệm sẽ đăng ký các chương trình email với hy vọng nhận được khuyến mãi đặc biệt nào đó giúp họ mua được sản phẩm. Nếu bạn không làm việc trong ngành bán lẻ, bạn có thể cung cấp cho họ một bản báo cáo hoặc đường dẫn tới các thông tin hữu ích. Đừng bỏ phí cơ hội vàng này.

•Tuân thủ Đạo luật CAN-SPAM – Đây là cơ hội để bạn chủ động thể hiện cho người đăng ký thấy rằng bạn nghiêm chỉnh chấp hành đạo luật CAN-SPAM và những thông tin cá nhân của họ. Nội dung thông điệp nên bao gồm địa chỉ thực tế, đường dẫn đăng ký thoát (trong trường hợp người sử dụng đăng ký nhầm), đường dẫn tới trung tâm lựa chọn (nếu có), và tất nhiên là cả đường dẫn tới phần trình bày chính sách bảo mật của bạn. Các email giao dịch nằm ngoài phạm vi áp dụng của Đạo luật CAN-SPAM; nhưng tôi vẫn khuyên bạn nên tuân thủ đầy đủ đạo luật này để có thể hoàn toàn nằm ngoài bất kỳ vùng xám nào liên quan đến pháp luật. Phải có một nhận thức kinh doanh cơ bản để bảo đảm rằng toàn bộ chương trình email của bạn – chứ không riêng bộ phận nào – đều tuân thủ theo CAN-SPAM. Tất nhiên, hãy hỏi ý kiến của nhóm tư vấn pháp lý.

•Thể hiện thương hiệu của bạn – Thông thường, thông điệp chào mừng sẽ do các bộ phận khác gửi đi, chứ không phải bộ phận marketing. Mọi việc phụ thuộc vào quy mô và cấu trúc của từng công ty. Hãy bảo đảm rằng đội ngũ marketing có tiếng nói trong phần nội dung của những thông điệp này, và làm sao để thương hiệu của bạn được phản ánh tốt và thống nhất từ đầu tới cuối.

•Lồng ghép yếu tố cá nhân – Hãy cho người đăng ký biết rằng bạn muốn giành được lòng trung thành của họ, và muốn xây dựng một mối quan hệ lâu dài với họ bằng cách đầu tư thời gian để đưa các yếu tố cá nhân vào email này. Tuy trong mắt các chuyên gia thị trường, đây có vẻ như chỉ là một điểm nhỏ nhặt, nhưng chỉ bằng một hành động đơn giản như đưa tên riêng của người đăng ký vào thông điệp, bạn có thể tạo lập được tinh thần chung trong mối quan hệ và tác động đến quan điểm của người đăng ký đối với công ty mình. Nếu bạn thu thập được các thông tin khác trong quá trình đăng ký, hãy cân nhắc việc sử dụng chúng để tùy chỉnh thông điệp chào mừng sao cho phù hợp với từng người.

•Nâng cao tỷ lệ phân phát email – Email xác nhận có thể đem lại cho bạn cơ hội củng cố khả năng phân phát email. Hãy dùng những email này để yêu cầu người đăng ký bổ sung bạn vào danh sách tiếp nhận email trong hộp thư của khách hàng.

•Được thử nghiệm và kiểm tra thường xuyên – Tôi biết mình đã đề cập tới tầm quan trọng của việc thử nghiệm tất cả các thông điệp; vì thế, tôi chỉ nói ngắn gọn thế này: Đừng quên thử nghiệm và kiểm tra các email chào mừng, bởi chúng cũng quan trọng như – nếu không muốn nói là hơn – các yếu tố khác trong chương trình email của bạn. Vì đây là thông điệp đầu tiên mà người đăng ký nhận được từ bạn, nó cần phải đúng trọng tâm. Bạn sẽ không bao giờ có được cơ hội thứ hai để tạo nên ấn tượng ban đầu.

•Có hành động xử lý trước các tình huống – Nếu bạn gửi email xác nhận tới một địa chỉ và rồi email bị trả lại, hãy loại bỏ địa chỉ đó khỏi danh sách của bạn. Nếu không làm thế, chắc chắn bạn sẽ góp phần làm giảm khả năng phân phát email. Tương tự, nếu có ai đó đăng ký thoát bằng cách nhấp chuột vào đường dẫn trong thông điệp xác nhận, hãy nhanh chóng loại người đó khỏi danh sách.

Nếu bạn chưa từng gửi email xác nhận tới người đăng ký, bây giờ chính là thời điểm thích hợp để bắt đầu. Hãy áp dụng những lời khuyên trên. Ngược lại, nếu bạn đã thực hiện việc này, hãy rà soát lại để bảo đảm rằng bạn đang tận dụng tối đa tiềm năng của những thông điệp email vốn vẫn thường bị bỏ qua này. Chẳng hạn, hãy thử gửi một loạt các thông điệp chào mừng trước khi bổ sung người đăng ký mới vào danh sách. Những người đăng ký mới gần như luôn luôn là những người có khả năng tương tác vơi email của bạn cao nhất, vì thế bạn có thể tận dụng điều đó bằng cách gửi cho họ những đề nghị tốt nhất của mình với tần suất cao hơn trong giai đoạn đầu, sau đó quay trở lại các nguyên tắc gửi email thông thường.