Thuê ngoài hay tự thực hiện

Khi bắt tay vào phân bổ ngân sách, hoặc khi đã có ngân sách xác định và bạn biết mình có thể đầu tư những gì vào email, bạn sẽ phải cân nhắc nhiều lựa chọn liên quan tới nhiệm vụ thuê ngoài những việc như các yếu tố sáng tạo, chiến lược và thực hiện, hay tự tổ chức thực hiện những công việc đó cùng các công việc quan trọng khác trong chương trình email.

Sau đây là một số việc mà các chuyên gia email bên ngoài công ty bạn có thể hỗ trợ bạn:

•Chiến lược và cách hoạt động hiệu quả nhất

•Quản lý/chuyển giao chiến dịch

•Các dịch vụ sáng tạo

•Tuân thủ đạo luật CAN-SPAM (đạo luật chống gửi hàng loạt thư rác với các mức phạt cao)/các vấn đề liên quan tới quyền riêng tư

•Tối ưu hóa hộp thư và phát triển danh sách người đăng ký nhận email

•Phân tích chương trình và lập chuẩn

•Gửi thông điệp/diễn đàn công nghệ

•Thiết kế email, bản quyền và phát triển nội dung

•Tuân thủ pháp luật/các vấn đề liên quan tới quyền riêng tư

Trước khi ra quyết định thuê ngoài, bạn có một số việc phải làm. Đây có thể là một trong những quyết định có ý nghĩa nhất mà bạn thực hiện với tương lai chương trình email của mình. Một số câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu xem liệu bạn đã sẵn sàng tìm kiếm một đối tác chiến lược để bổ trợ cho chương trình email chưa, hay bạn nên huy động nguồn lực trong công ty.

1. Có phải email đang ngày càng trở thành một phần quan trọng trong việc liên lạc với khách hàng hiện tại và tiềm năng của bạn hay không?

2. Bạn có cần tới email để thúc đẩy doanh số và cập nhật cho khách hàng những thông tin mới, các dịch vụ và chương trình khuyến mãi không?

3. Bạn và nhóm làm việc của mình có kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, thời gian cũng như mong muốn lên kế hoạch, thực hiện, phân tích và tối ưu hóa chương trình email không?

4. Email marketing có ý nghĩa trọng tâm đối với mô hình kinh doanh và các hoạt động thường nhật của công ty bạn không?

5. Bạn có thuê ngoài thực hiện các lĩnh vực khác trong kinh doanh như pháp lý, kế toán và quảng cáo không?

6. Bạn có bắt tay với các hãng marketing khác để thực hiện các chương trình khác mà bạn không có đủ năng lực để thực hiện hay bảo đảmtỷ lệ ROI cao khi tự thực hiện không?

Sau đây là các lựa chọn dành cho bạn liên quan tới cách thức gửi email:

•Xây dựng và quản lý các hệ thống công nghệ nội bộ.

•Mua (hoặc thuê thông qua phần mềm mô hình cung cấp dịch vụ/ứng dụng) một công ty cung cấp diễn đàn để gửi các chiến dịch của bạn.

•Bắt tay với một đối tác có trách nhiệm quản lý phần đầu và cuối trong các chiến dịch của bạn.

Phần lớn các công ty sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) hay các công ty dịch vụ để phát tán các chiến dịch email của mình thay vì duy trì mảng công nghệ nội bộ. Việc phát triển và quản lý giai đoạn đầu của chiến dịch thay đổi theo từng công ty. Nhiều công ty thích hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ email, một số khác lại muốn tự thực hiện mọi việc.

Một số nhà cung cấp dịch vụ email cung cấp các dịch vụ chuyên nghiệp cùng các công cụ thực hiện chiến dịch. Nhiều công ty sử dụng cả hai phương pháp này. Không có công thức chung nào cả, vì thế quyết định đúng đắn sẽ phụ thuộc vào nguồn lực, mục tiêu và nhu cầu của công ty bạn.

Vẫn có những công ty thực hiện email marketing không theo cách thức thông thường. Một số công ty xây dựng nên một nội dung nghèo nàn, chèn một hình ảnh vào file rồi đưa toàn bộ danh sách khách hàng vào phần BBC (đồng kính gửi) trong hộp thư của vị quản lý marketing – họ coi hộp thư này là công cụ triển khai chương trình. Một số công ty khác thậm chí còn đơn giản hơn: họ đưa toàn bộ danh sách email khách hàng của công ty vào phần người nhận rồi gửi thẳng thư đi, và như thế, họ vô tình để lộ hàng nghìn địa chỉ email cho những người gửi thư rác, những người bán hàng và những người hiếu kỳ. Dĩ nhiên, cả hai phương pháp làm việc cẩu thả trên đều không đem lại nguồn thông tin quý giá tiềm năng mà email marketing mang lại. (Lưu ý rằng thông báo “đã đọc email” không được tính là thông tin.)

Các chuyên gia nói gì…

Hầu hết các chuyên gia email marketing đều sẽ nói rằng bạn nên thuê ngoài thực hiện ít nhất là một vài phần trong chương trình email của mình. Nhiều người có quan niệm sai lầm rằng nếu tự thực hiện thì họ sẽ tiết kiệm được chi phí, sử dụng nguồn lực nội bộ hiệu quả hơn và nâng cao doanh số. Nhưng khi chương trình email phát triển lên, các công ty này cũng lại nhận ra rằng một bộ phận khó có thể đảm trách được hết các công việc như theo dõi dữ liệu, thông tin người sử dụng, sự tuân thủ và chiến lược.

Hãy nhớ rằng các chiến dịch hiệu quả đều cần đến nguồn lực. Các công ty – dù lớn hay nhỏ – đều nên thuê ngoài thực hiện các chiến dịch marketing, trừ trường hợp họ đã có trong tay một đội ngũ các chuyên gia được đào tạo bài bản, chuyên trách, có thể quản lý lượng công việc cần thiết để xây dựng một chiến dịch email marketing thành công. Một nhóm làm việc hiệu quả sẽ phải có nhiều kỹ năng khác nhau, bao gồm kỹ năng thiết kế sáng tạo, quản lý nội dung, tác quyền, mã hóa, quản lý danh sách khách hàng, chiến lược và phân tích.

Cần phải có thời gian để xây dựng một đội ngũ chuyên môn

Nếu vẫn nghi ngờ, bạn hãy thử nghĩ thế này nhé: Có bao nhiêu công ty tự quay phim quảng cáo thay vì thuê một công ty quảng cáo hay công ty sản xuất thực hiện công việc đó? Nếu không phải là chuyên gia trong một lĩnh vực nào đó, bạn có hai lựa chọn: trở thành chuyên gia hoặc thuê một chuyên gia. Nếu bạn muốn duy trì sự tỉnh táo và phản ứng nhanh nhạy đối với các nhu cầu của thị trường, thì việc thuê chuyên gia sẽ là lựa chọn tốt nhất.

Dù bạn chọn cách thuê ngoài hay tự thực hiện email marketing, bạn cũng không nên chỉ đặt mục tiêu hấp thu kiến thức về kỹ thuật và chuyên môn – bạn còn phải xây dựng các chính sách, quy trình và chuẩn hoạt động tốt nhất để bảo đảm rằng chương trình được quản lý đúng đắn. Đặc biệt đối với các công ty phát triển nhanh, việc thuê ngoài thực hiện chương trình email marketing sẽ cho phép họ tập trung vào các kế hoạch phát triển và các vấn đề khác quan trọng hơn mà không làm xao lãng nguồn lực của mình.

Cả tiền bạc và nguồn lực đều không thể tự động xử lý tất cả các yêu cầu của một chương trình email marketing đang phát triển. Để xây dựng được các mối quan hệ có ý nghĩa với khách hàng đòi hỏi phải có thời gian, sự đầu tư và cam kết lâu dài. Vì khách hàng chính là lợi nhuận của bạn, nên họ xứng đáng nhận được những thứ đó. Là phương pháp tốt nhất để tiếp cận khách hàng, các chương trình email marketing xứng đáng có được kiến thức ứng dụng chuyên môn của các chuyên gia. Như tôi đã nói ở trên, email không đắt tiền, nhưng nếu bạn càng đầu tư vào nó bao nhiêu thì bạn càng gặt hái được thành quả từ nó nhiều bấy nhiêu. Nếu bạn đã có ngân sách, thì việc thuê ngoài thực hiện chương trình email – hay chí ít là thuê ngoài vạch ra chiến lược email – có thể mang lại những lợi ích lớn lao cho bạn.