Người bố giàu nói, “Quản lý tiền mặt là một kỹ năng cơ bản cần phải có nếu một người muốn thành công trong nhóm C hoặc Đ.” Đó là lý do tại sao mà Người đã bắt tôi và Mike đọc hiểu các báo cáo tài chính của các công ty khác, mà từ đó chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về việc quản lý tiền mặt. Trong thực tế, Người đã dành phần lớn thời gian của mình để dạy chúng tôi hiểu biết về tài chính. Người nói, “Hiểu biết tài chính sẽ cho phép con đọc hiểu các con số, và từ các con số đó con có thể biết chuyện gì đang thực sự xảy ra trong một doanh nghiệp.”

Nếu bạn hỏi các giám đốc ngân hàng, kế toán viên hay cán bộ tín dụng, họ sẽ cho bạn biết tình trạng tài chính của phần lớn mọi người đều không vững mạnh bởi vì họ không có hiểu biết nhiều về tài chính. Tôi có một người bạn là một chuyên viên kế toán khá nổi tiếng ở Australia. Anh ấy nói, “Thật là buồn khi nhìn thấy một việc kinh doanh rất ư là tốt lại đi xuống chỉ vì chủ kinh doanh không có hiểu biết về tài chính. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ gặp thất bại bởi vì họ không phân biệt dược giữa lợi nhuận và lưu lượng tiền mặt. Do đó, nhiều doanh nghiệp có lời vẫn rơi vào tình trạng phá sản và giải thể.”

Người bố giàu từng nhồi nhét vào đầu tôi điệp khúc “tiền mặt là sự sống còn của doanh nghiệp.” Người nói, “Các chủ doanh nghiệp nếu muốn thành công cần thấy rõ hai loại tiền mặt. Một loại là tiền mặt thực sự và một loại chỉ là tiền ảo. Chính sự ý thức được hai loại tiền mặt đó sẽ quyết định con giàu hay nghèo.” Người còn nói, “Khả năng quản lý một công ty bằng công cụ báo cáo, tài chính là một trong những sự khác nhau chính yếu giữa một doanh nghiệp nhỏ và một doanh nghiệp lớn.”

GHI CHÚ CỦA SHARON – ĐỒNG TÁC GIẢ

Tiền mặt đối với doanh nghiệp chẳng khác nào máu trong cơ thể con người. Không gì có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến một doanh nghiệp nếu doanh nghiệp đó không thể phát lương cho nhân viên vào chiều thứ Sáu. Việc quản lý tiền mặt bắt đầu ngay từ ngày đầu tiên bạn ra kinh doanh. Khi tôi và hai vợ chồng Robert lập công ty CAHSFLOW Technologies, chúng tôi đã thỏa thuận là sẽ không mua bất cứ thứ gì mà không làm tăng doanh thu. Chúng tôi cứ nhắc lại mãi sự việc năm 1998 khi chúng tôi đã cố làm tăng giá trị doanh thu trên sổ sách để mua một máy photo trị giá 300 đô, vào cuối năm ấy, chúng tôi mới dám thay thế chiếc máy photo cũ mèm đó với một chiếc máy hiện đại hơn trị giá 3.000 đô. Khi bạn quản lý chặt chẽ tiền mặt ngay từ những ngày đầu kinh doanh, bạn sẽ có cơ hội thành công nhiều hơn.

Một vị giám đốc quản lý tiền mặt phải thường xuyên xem xét tình hình tiền mặt của doanh nghiệp mỗi ngày, và phải ước tính lượng tiền ra vào cho tuần tới, tháng tới và quý tới. Thực hiện điều đó sẽ giúp vị ấy lường trước được khi nào cần nhiều tiền để chi và tránh rơi vào tình trạng thiếu hụt tiền mặt nghiêm trọng. Đối với những công ty có tốc độ tăng trưởng nhanh, việc làm này là bắt buộc.

Tôi liệt kê dưới đây một vài gợi ý nhằm giúp cho bạn quản lý việc kinh doanh của mình. Mỗi gợi ý đều có thể ích lợi đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho dù đó là một tập đoàn đa quốc gia, một căn hộ cho thuê hay một quầy bán bánh mì dạo.

Giai đoạn mới bắt đầu kinh doanh:

Hoãn trả lương cho mình cho tới khi việc kinh doanh của bạn đem lại tiền mặt từ doanh thu. Trong một số trường hợp, giai đoạn này có thể mất một thời gian khá lâu để phát triển. Tuy nhiên, các nhà đầu tư sẽ ủng hộ bạn hơn nếu họ nhìn thấy bạn đang góp nhiều công sức của mình vào giai đoạn phát triển đó. Trong thực tế, chúng tôi đề nghị bạn nên giữ việc làm của mình và bắt đầu kinh doanh bán thời gian. Khi không trả lương cho mình, bạn có thể tái đầu tư số doanh thu đó để phát triển việc kinh doanh của bạn.

Các khoản bán chịu / Nợ phải thu từ khách hàng:

Nhanh chóng gởi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ.

Yêu cầu khách hàng trả trước một phần nếu mua trả góp. Khi bán trả góp, nhớ kiểm tra thông tin khách hàng và người giới thiệu.

Chỉ cho phép mua trả góp ở một số lượng mua nhất định.

Lập điều kiện phạt như một phần của hợp đồng trả góp và thực hiện chúng nếu khách hàng không trả đúng hạn.

Khi việc kinh doanh phát triển, để tăng nhanh lượng tiền mặt thu vào, bạn có thể yêu cầu khách hàng trả tiền thẳng vào tài khoản bưu điện hay ngân hàng.

Chi phí / Nợ phải trả:

Nhiều doanh nghiệp không coi trọng một khía cạnh khác của việc quản lý tiền mặt là các chi phí phải trả. Hãy nên trả tiền đúng hạn. Hãy yêu cầu trước trong trường hợp không trả đúng hạn, bạn có thể được phép hoãn trả thêm một thời gian. Sau khi trả đúng hạn trong vòng hai ba tháng, hãy yêu cầu tăng thời gian bạn phải thanh toán. Thông thường, một nhà cung cấp cho phép bạn hoãn trả tiền từ 30 đến 90 ngày nếu như bạn là khách hàng thường xuyên và có uy tín.

Hãy giữ các chi phí cố định đến mức tối thiểu. Trước khi mua một tài sản kinh doanh mới, hãy đặt mục tiêu doanh thu cần phải đạt được để bù trừ cho chi phí đó. Cố gắng sử dụng vốn đầu tư vào những chi phí trực tiếp liên quan đến kinh doanh, chứ không phải chi phí cố định. Khi doanh thu tăng, bạn có thể mua tài sản kinh đoanh (làm phát sinh chi phí cố định) từ lượng tiền mặt bạn có – nhưng chỉ khi nào bạn đạt được mục tiêu doanh thu mới mà bạn đặt ra.

Quản lý chung:

Có một kế hoạch đầu tư đối với số tiền mặt có trong tay để có thể tăng tối đa khả năng sinh lời của nó.

Đăng ký xin vay với ngân hàng của bạn phòng trường hợp bạn cần vay.

Để có thể được chấp thuận cho vay nhanh khi bạn cần tiền, hãy quản lý chặt chẽ các tỷ số tài chính như tỷ số lưu động (tài sản trên nợ – mức yêu cầu tối thiểu là 2:1), tỷ số thanh khoản (tài sản thanh khoản trên nợ ngắn hạn – mức yêu cầu từ 1:1 trở lên).

Lập thủ tục kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với tiền mặt:

Nhân viên nộp tiền vào ngân hàng phải khác với nhân viên ghi sổ kế toán các khoản thu từ khách hàng.

Trong trường hợp khách hàng trả bằng séc, các séc này phải được thanh toán với ngân hàng ngay.

Người ký séc rút tiền phải khác với người yêu cầu rút tiền, và phải khác với người ghi sổ kế toán các chi phí được trả.

Người đảm nhiệm cân đối tài khoản ngân hàng phải khác với người thường xuyên thực hiện thu chi bằng tiền mặt (chúng tôi mướn một kế toán viên bên ngoài làm điều này).

Có thể những gợi ý trên có vẻ phức tạp với bạn, nhưng từng bước quản lý tiền mặt như thế là điều rất quan trọng. Hãy nhờ một chuyên viên kế toán, chuyên viên ngân hàng hay một nhà tư vấn tài chính cá nhân tư vấn thiết lập giùm bạn cơ chế quản lý tiền mặt này. Một khi bạn có trong tay cơ chế quản lý này, việc giám sát thường xuyên cũng rất quan trọng. Khi việc kinh doanh phát triển nhanh, nhiều người mất khả năng kiểm soát tiền mặt, từ đó dẫn đến sự xuống dốc và thất bại của doanh nghiệp. Việc quản lý tiền mặt thích hợp (và quản lý chi phí) sẽ đóng vai trò quyết định quan trọng trong sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Đối với những bạn có ý định mua quyền kinh doanh hay gia nhập một tổ chức tiếp thị mạng lưới, bạn có thể nhận thấy nhiều vấn đề quản lý tiền bạc đã cung cấp sẵn cho bạn. Thế nhưng, chẳng hạn với một đại lý mua quyền kinh doanh; đại lý đó vẫn cần quản lý tiền mặt để áp dụng hệ thống kinh doanh của công ty mẹ. Với tiếp thị mạng lưới các công ty mẹ có thể quản lý tiền mặt giùm bạn bằng cách đảm nhiệm ghi chép sổ sách kế toán cho bạn, và cuối tháng chỉ cần gởi cho bạn một báo cáo thu nhập của bạn. Dù sao đi nữa, bất cứ trong trường hợp nào bạn cũng nên có tư vấn cho riêng mình giúp bạn thiết lập những cơ chế quản lý tiền mặt phù hợp với hoàn cảnh cá nhân của bạn.