Cơ thể con người là một hệ thống của các hệ như: hệ tuần hoàn, hệ hô hấp, hệ tiêu hóa, hệ bài tiết, v.v. Nếu một trong các hệ này ngưng hoạt động, chắc chắn cơ thể sẽ suy yếu và tê liệt. Điều đó cũng xảy ra tương tự với doanh nghiệp. Doanh nghiệp là một hệ thống phức tạp bao gồm các hệ vận hành nội bộ. Thực chất, mỗi yếu tố trong tam giác C-Đ là một hệ riêng rẽ gắn kết với toàn bộ quá trình của việc kinh doanh thể hiện qua tam giác đó. Rất khó tách rời các hệ này bởi vì chúng có mối quan hệ hỗ tương với nhau. Không dễ dàng đánh giá hệ nào quan trọng hơn trong tổng thể các hệ đó.

Để doanh nghiệp phát triển, các cá nhân phải có trách nhiệm với hệ thống của mình, và người đứng ở cương vị quản lý chung phải bảo đảm mọi hệ thống hoạt động ở mức cao nhất. Khi đọc một báo cáo tài chính, tôi coi mình chẳng khác gì một viên phi công ngồi ở khoang lái quan sát các tín hiệu do từ các hệ thống vận hành. Nếu một trong những hệ thống này có tín hiệu hư hỏng, hệ thống báo động phải được mở ngay lập tức. Rất nhiều chủ doanh nghiệp thuộc nhóm T bị thất bại là vì người vận hành hệ thống đó có quá nhiều hệ thống để theo dõi và quản lý. Khi một hệ thống suy sụp, chẳng hạn như nguồn tiền mặt bị thiếu hụt, mọi hệ thống khác sẽ cùng lúc bắt đầu suy sụp theo. Điều đó tương tự một người bị trúng gió, nếu không biết tự chăm sóc lấy mình và không được điều trị đúng cách, chẳng bao lâu người ấy có thể bị viêm phổi và hệ thống miễn nhiễm của người ấy sẽ bị suy yếu ngay.

Tôi tin tưởng bất động sản là lĩnh vực đầu tư tốt để bắt đầu bởi vì người đầu tư trung bình có thể quen biết cách sửa chữa các hệ thống. Một tòa nhà trên một miếng đất là một việc kinh doanh – một hệ thống đem lại cho bạn nguồn thu nhập từ tiền thuê mướn mặt bằng. Bất động sản lại tương đối ổn định và chậm chạp, cho nên một người mới ra kinh doanh có nhiều thời gian hơn để khắc phục sai sót nếu có một vấn đề phát sinh. Học cách quản lý bất động sản từ một đến hai năm sẽ đem lại cho bạn những kỹ năng quản lý kinh doanh tuyệt vời. Khi mọi người hỏi tôi tìm đâu ra những cơ hội đầu tư địa ốc tốt nhất, tôi trả lởi, “Chỉ cần tìm một người quản lý kinh doanh tệ là bạn sẽ có một cơ hội mặc cả ngay,” Nhưng đừng bao giờ mua bất động sản chỉ vì giá rẻ bởi vì một số cơ hội rẻ tiền đó có thể là những thảm họa được ngụy trang khôn khéo.

Các ngân hàng hay cho vay dựa vào giá trị tài sản của bất động sản bởi vì đó là một hệ thống ổn định không bị khấu hao nhiều. Các ngành nghề kinh doanh khác thường khó xin vay vì chúng thường được đánh giá là những hệ thống bất ổn. Tôi thường nghe câu nói thế này, “Ngân hàng thường cho tôi vay toàn những lúc mà tôi không cần tiền.” Riêng tôi lại nhìn vấn đề đó một cách khác hẳn. Tôi luôn phát hiện rằng một ngân hàng chỉ cho bạn vay tiền khi bạn có một hệ thống ổn định có giá trị, và khi bạn có thể chứng minh có đủ khả năng hoàn trả số tiền vay mượn đó.

Một chủ doanh nghiệp giỏi có thể quản lý hiệu quả nhiều hệ thống cùng một lúc mà không cần phải trở thành một phần của hệ thông đó. Một hệ thống kinh doanh đúng nghĩa chẳng khác nào một chiếc ô tô. Ô tô không lệ thuộc vào người lái nó. Bất kỳ ai biết lái xe cũng đều có thể điều khiển chiếc ô tô đó. Điều ấy cũng đúng với một doanh nghiệp nhóm C nhưng không nhất thiết áp dụng cho một doanh nghiệp nhóm T. Trong phần lớn trường hợp, chủ doanh nghiệp nhóm T cũng chính là hệ thống.

Một ngày nọ, khi tôi đang dự tính mở một cửa hàng nhỏ chuyên sưu tập các đồng tiền quý hiếm, người bố giàu đã nói với tôi, “Hãy luôn nhớ rằng nhóm C luôn được các nhà đầu tư bỏ tiền vào nhiều hơn bởi vì nhà đầu tư chỉ thích đầu tư vào những hệ thống hiệu quả và những người có khả năng xây dựng những hệ thống tốt. Nhà đầu tư không thích đầu tư vào những doanh nghiệp mà mỗi khi đêm về doanh nghiệp đó tắt đèn đi ngủ.”

GHI CHÚ CỦA SHARON- ĐỒNG TÁC GIẢ

Mỗi một doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ đều cần phải có những hệ thống thiết lập nhằm thực hiện các hoạt động hàng ngày. Ngay cả một người chủ kinh doanh hộ cá thể cũng phải mặc nhiều kiểu áo khác nhau để vận hành cơ sở làm ăn của mình, về bản chất, người chủ kinh doanh hộ cá thể chính là toàn bộ hệ thống.

Hệ thống càng tốt chừng nào thì bạn sẽ càng ít phụ thuộc vào những người khác chừng nấy. Robert đã mô tả hệ thống kinh doanh McDonald thế này, “Hệ thống ấy đâu đâu trên thế giới cũng đều giống như nhau, và đều được vận hành bởi những em bé sắp đến tuổi thành niên.” Sở dĩ như vậy là vì các hệ thống tuyệt vời đã được thiết lập và vận hành. Sự lệ thuộc của McDonald là vào vận hành, chứ không phải vào con người.

Vai trò của người quản lý điều hành

Nhiệm vụ của người quản íỷ điều hành (hay tổng giám đốc) là giám sát toàn bộ hệ thống và phát hiện những sai sót trước khi những sai sót ấy phát tán và làm sụp đổ toàn bộ hệ thống. Điều đó có thể xảy ra dưới nhiều hình thức khác nhau, nhưng đặc biệt ảnh hưởng nghiêm trọng nhất khi một công ty đang trong giai đoạn phát triển nhanh. Doanh thu của bạn tăng lên, sản phẩm hay dịch vụ của bạn thu hút sự chú ý của công chúng và đùng một cái, bạn không thể giao hàng. Tại sao vậy? Thường là vì các hệ thống của bạn bị bùng nổ trước sức ép của lượng cầu tăng nhanh. Bạn không có đủ các đường dây điện thoại hoặc không đủ nhân viên trả lời điện thoại; bạn không có đủ công suất sản xuất hay không đủ thời gian để đáp ứng lượng cầu; hoặc bạn không có vốn để mở rộng khả năng sản xuất hay thuê mướn thêm nhân viên. Dù đó là lý do gì đi nữa, bạn đều đánh mất cơ hội đưa doanh nghiệp của mình phát triển thành công hơn do sự yếu kém, thất bại của một trong những hệ thống đó.

Ở mỗi giai đoạn phát triển, người quản lý điều hành phải bắt đầu lập kế hoạch xem xét những hệ thống nào cần được hỗ trợ khi phát triển, từ tổng đài điện thoại cho đến vốn tín dụng cần để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Khi các hệ thống của bạn hoàn thiện hơn, bạn và các nhân viên của bạn sẽ mất ít công sức hơn. Không có những hệ thống vận hành tốt và được chuẩn bị kỹ, việc kinh doanh của bạn sẽ làm cho bạn mất công sức rất nhiều. Và một khi bạn hoàn thiện cho mình các hệ thống vận hành tuyệt vời, bạn sẽ có trong tay một tài sản kinh doanh có giá trị mà nhiều người muốn mua.

Các hệ thống điển hình

Phần dưới đây sẽ liệt kê những hệ thống điển hình mà một doanh nghiệp thành công cần phải có. Trong vài trường hợp, hệ thống yêu cầu được định nghĩa khác với danh sách liệt kê, nhưng vẫn cần thiết cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. (Chẳng hạn, hệ thống phát triển sản phẩm có thể được gọi là các quy trình cung cấp dịch vụ đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ. Mặc dù chi tiết có thể khác nhau, nhưng những yếu tố cơ bản vẫn là một. Cả hai hệ thống này đều đòi hỏi phát triển sản phẩm hay dịch vụ đến mức đáp ứng tối đa các nhu cầu của khách hàng.)

Trong trường hợp mua đặc quyền kinh doanh và tổ chức mạng lưới tiếp thị, nhiều hệ thống này đã có sẵn và sẽ được cung cấp cho bạn. Với một khoản chi phí đặc quyền hay gia nhập mạng lưới tiếp thị, bạn sẽ được cung cấp một sổ tay hướng dẫn hoạt động, mô tả về các hệ thống được cung cấp cho cơ sở kinh doanh của bạn. Điều đó làm cho những hình thức kinh doanh “có sẵn” này có sức hấp dẫn đối với nhiều người.

Nếu bạn muốn xây dựng kinh doanh cho riêng mình, bạn hãy xem xét danh sách liệt kê các hệ thống dưới đây. Mặc dù bạn đã thực hiện một số hệ thống này, nhưng bạn không nên xem chúng như những hệ thống riêng rẽ. Một khi bạn chuẩn hóa các hệ thống, cơ sở kinh doanh của bạn sẽ hoạt động có hiệu quả hơn.

Các hệ thống đòi hỏi cho sự hoạt động hiệu quả của một doanh nghiệp

Hệ thống hoạt động trụ sở hàng ngày:

Hệ thống trả lời điện thoại có 800 đường dây trực tuyến

Nhận và mở thư

Mua và quản lý văn phòng phẩm, các thiết bị văn phòng

Gởi fax và email

Xử lý giao hàng, nhận hàng

Lưu trữ dữ liệu

Hệ thống phát triển sản phẩm:

Phát triển sản phẩm và bảo vệ sản phẩm

Đóng gói bao bì và phân phối các tài liệu quảng cáo (chằng hạn như catalog, v.v.)

Phương pháp và quy trình sản xuất

Quy trình tính chi phí giá xuất xưởng

Hệ thống sản xuất và hàng tồn kho:

Chọn lựa nhà cung cấp

Quyết định chế độ bảo hành sản phẩm

Định, giá thành sản phẩm (giá bán lẻ và bán sỉ)

Lập quy trình đặt mua hàng nguyên vật liệu cho sản xuất

Tiếp nhận thành phẩm và tồn kho

Cân đối giữa số lượng hàng tồn kho trong kho và trên sổ sách kế toán

Hệ thống xử lý đơn đặt hàng:

Nhận đơn đặt hàng và ghi lại đơn đặt hàng – bằng đường bưu điện, fax, điện thoại hay email

Đóng gói sản phẩm để phân phối

Giao hàng

Hệ thống xuất hóa đơn và đòi nợ khách hàng:

Gởi hóa đơn cho khách hàng đặt mua

Nhận thanh toán của khách hàng và xuất phiếu thu (khách hàng trả bằng tiền mặt, séc hay thẻ tín dụng)

Lập quy trình đòi nợ khách hàng trong trường hợp bán trả chậm

Hệ thống dịch vụ khách hàng:

Quy trình nhận hàng trả lại và thanh toán lại tiền cho khách hàng Giải quyết các khiếu nại của khách hàng

Thay thế hàng bị hư hỏng hoặc thực hiện chế độ bảo hành

Hệ thống thanh toán nợ phải trả:

Quy trình mua hàng, đòi hỏi có sự phê duyệt

Quy trình thanh toán các chi phí mua nguyên vật liệu

Quản lý nguồn tiền mặt có sẵn để chi cho các khoản linh tinh

Hệ thống tiếp thị:

Lập kế hoạch tiếp thị chung

Thiết kế và tạo ra các tư liệu, sản phẩm quảng cáo

Lập kế hoạch đạt mục tiêu chiếm lĩnh thị trường

Lập chương trình quảng cáo

Lập chương trình quan hệ xã hội

Lập chương trình tiếp thị bằng thư trực tiếp

Lập và duy trì cơ sở dữ liệu

Lập và duy trì mạng Internet cho doanh nghiệp mình Phân tích và theo dõi các chỉ số doanh thu

Hệ thống nhân lực:

Quy trình thuê mướn nhân viên và lập hợp đồng lao động

Huấn luyện, đào tạo nhân viên

Quy trình trả lương và các phúc lợi

Hệ thống kế toán chung:

Quản lý quy trình kế toán và cập nhật báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm

Quản lý lượng tiền mặt và tạo các tài khoản tín dụng để sử dụng vốn vay khi cần Lên ngân sách và dự đoán

Khai và nộp thuế thu nhập cá nhân của người lao động

Hệ thống điều hành tổng thể của doanh nghiệp:

Thương thảo, soạn thảo và thực hiện hợp dồng

Phát triển và bảo vệ các tài sản vô hình như thương hiệu, nhãn hiệu, công nghệ, v.v.

Quản lý các chính sách bảo hiểm phù hợp

Khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và các thuế, lệ phí khác

Lập kế hoạch về thuế

Quản lý và lưu trữ dữ liệu

Duy trì mối quan hệ với nhà đầu tư/cổ đông Đảm bảo tính an toàn pháp lý

Lập kế hoạch và quản lý tốc độ tăng trưởng

Hệ thống quản lý trụ sở, mặt bằng: Duy trì và thiết kế hệ thống điện thoại, điện Lập kế hoạch xin giấy phép và trả lệ phí Đăng ký kinh doanh

Mua bảo hiểm tài sản văn phòng, trụ sở

Bạn có thể lập các hệ thống vận hành này thành chính sách hoặc sổ tay hướng dẫn thủ tục của doanh nghiệp. Hướng dẫn đó có thể trở thành tài liệu tham khảo rất có giá trị đối với các nhân viên của bạn về quy tắc, thủ tục thực hiện của các quy trình. Khi lập hướng dẫn, bạn sẽ có thể tổng hợp và nắm rõ các quy trình vận hành của mình, từ đó cải thiện khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Khi ấy, bạn đã bước thêm một bước nữa trên con đường trở thành một doanh nhân nhóm C.