Kế hoạch kế nhiệm – Dòng chảy luân chuyển Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm trong doanh nghiệp.Bạn đã nghe các số liệu thống kê: thế hệ Baby Boomer (những người sinh ra giữa năm 1946 và 1964) bắt đầu nghỉ hưu. Hầu hết họ sẽ rời khỏi doanh nghiệp của bạn.Quan trọng hơn, có lẽ, là giá trị của lượng kiến thức, kinh nghiệm sẽ đi cùng với những người đó. Cho dù đó là những thế hệ Baby Boomers nghỉ hưu, hay một người quản lý chủ chốt nghỉ việc => bạn cần chuẩn bị sẵn sàng cho việc mất đi những người quan trọng trong tổ chức.

Hãy chắc chắn rằng kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm được truyền lại trong doanh nghiệp của bạn.

 

Theo truyền thống, các tổ chức quan tâm về việc khi mất một CEO, hay nhà điều hành cấp cao khác, thì công ty có thể tiếp tục hoạt động hiệu quả? Ai sẽ dẫn dắt trong khi đang tìm kiếm? Sẽ có một quá trình chuyển đổi trơn tru?

1.Người nắm kiến thức và thông tin

Có thể có nhiều vị trí chủ chốt trong tổ chức của bạn, ở nhiều cấp độ.

Hãy xem xét một ví dụ.

• Mạnh, người quản lý tài khoản chính, biết rằng khách hàng hàng đầu của bạn:
• Và rằng con trai cô đang học để trở thành một bác sĩ, giống như cha của mình.
• Cô ấy rất tham gia vào chương trình đặc biệt cuối tuần,
• Thức uống ưa thích của khách hàng là một ly rượu táo,
• Thích thảo luận về kinh doanh trong bữa ăn trưa tại nhà hàng,
• Sen làm trong bộ phận kế toán biết rằng Công ty TMX Supply luôn chậm ít nhất một tháng trong việc thanh toán hóa đơn của họ. Nhưng CEO – người có cổ phần sở hữu TMX Supply – đã có một sự sắp xếp bất thành văn để không thu phí chậm thanh toán của công ty này.

Nếu Mạnh hoặc Sen rời khỏi công ty, chi tiết quan trọng mà họ đã xây dựng trong những năm qua, đang có nguy cơ đi theo.

 

Làm thế nào để công ty chủ động giảm nguy cơ mất thông tin và kiến thức này?

• Lập kế hoạch để duy trì, giữ lại những người tốt nhất trong tổ chức, và đảm bảo có ứng viên nội bộ để sẵn sàng bước vào tiếp quản vị trí đó.
• Lập kế hoạch cho người kế nhiệm, cung cấp nguồn nhân lực cần thiết để đạt được kết quả kinh doanh.

2.Kế hoạch duy trì

Thường thì quá trình chuyển đổi mượt mà cho một công việc => sẽ xảy ra khi bạn sử dụng và thúc đẩy từ bên trong.

• Những người vào vai trò mới đã quen thuộc với công ty của bạn.
• Anh ta hoặc cô ấy đã biết nhân viên và hoạt động của doanh nghiệp
• Nhờ đó có thể tập trung ngay vào các chi tiết của công việc.

Đây có thể là một chiến lược tuyệt vời, miễn là những người được thăng chức đã được trao đủ cơ hội để phát triển các kỹ năng cần thiết để giữ các vị trí chủ chốt.

Hãy chắc chắn rằng bạn có các chiến lược, chương trình, và các chính sách hỗ trợ liên tục cho việc phát triển lãnh đạo.

Dưới đây là một số hướng dẫn giúp bạn giữ chân nhân viên:

• Bạn cần giữ cam kết vào việc phát triển nhân viên.
• Sử dụng lộ trình đào tạo – giúp nhân viên mới làm quen với công ty của bạn, cho phép họ phát triển toàn diện hơn khi làm việc tại công ty.
• Thiết lập các cơ hội thăng tiến – Thông báo cho nhân sự biết bạn ưu tiên bổ nhiệm từ bên trong tổ chức, và cam kết với chính sách này.
• Ghi nhận năng lực và đóng góp – Phù hợp với các kỹ năng và lợi ích của nhân viên với vai trò mà họ đảm nhiệm.
• Thúc đẩy động lực nhân viên – Xác định động lực cơ bản của nhân sự, và phát triển các chương trình đem lại cho họ những gì họ muốn.
• Sử dụng phần thưởng – Hiểu những gì đội của bạn thích để công nhận, và sau đó trao cho họ.
• Thực hiện phỏng vấn người nghỉ việc – Khi một người ra đi, hỏi tại sao, và sau đó tìm kiếm các các cơ hội để cải thiện.

Giữ lại những nhân sự tốt, càng có nhiều nhân sự tốt, bạn càng chuyển giao được kiến thức và giữ nó trong tổ chức của bạn

Để có thêm ý tưởng tuyệt vời về giữ chân tài năng, hãy đọc bài viết của chúng tôi về Job Enrichment. Bạn sẽ tìm thấy một số cách thực tế để làm cho công việc được thỏa mãn hơn, và để tăng cơ hội giữ nhân tài

3.Kế hoạch cho sự thành công

Để tạo ra một kế hoạch tiếp theo, bạn sẽ cần một chiến lược sâu sắc và liên tục để xác định và phát triển nhân tài. Bạn cần đảm bảo sự kế nhiệm liên tục cho tất cả các vị trí chủ chốt.

Khi bạn có một kế hoạch kế nhiệm tốt, bạn có thể đảm bảo rằng bạn có những người ở vị trí để đạt được kết quả mong muốn, ngay cả khi những người chủ chốt ra đi.

Trong khi mọi kế hoạch được tùy chỉnh để phù hợp với chỉ đạo của tổ chức, bạn có thể làm theo các hướng dẫn để tạo ra kế hoạch này:

3.1 Chuẩn bị quản lý kế nhiệm từ bên trong

Trước khi bạn bắt đầu, hãy chắc chắn rằng bạn có được sự hỗ trợ của quản lý cấp trên cho kế hoạch kế nhiệm của bạn.

Bất kể những ai phát triển kế hoạch, điều quan trọng là giám đốc điều hành cấp cao sẽ xác nhận nó.

Điều này đảm bảo rằng trọng tâm phát triển sẽ được chia sẻ trong toàn tổ chức.

3.2 Xác định các chuyên gia và vị trí chủ chốt

Có ai làm chiến lược và có kiến thức cụ thể trong các lĩnh vực quan trọng hay không?

• hi có một vấn đề, người nào được tham khảo ý kiến đầu tiên?
• Ai biết được lịch sử và thực tiễn của công ty?
• Ai đang làm công tác chuyên môn cao?
• Ai có kỹ năng thiết lập đặc biệt?
• Nếu vị trí bị trống, nó có làm tổn thương đáng kể cho doanh nghiệp của bạn?
• Vị trí rất khó để phụ trách, bởi vì họ cần chuyên môn cụ thể hoặc một mức độ cao của kiến thức và kinh nghiệm?
• Những vị trí này có nhiều ứng viên trên một thị trường lao động hay không?

3.3 Xác định khả năng và kiến thức quan trọng

Những gì người giữ vị trí chủ chốt biết, hoặc biết làm thế nào để làm cho công việc của họ độc đáo và đặc biệt?

• Nhìn vào các kiến thức, kỹ năng, và khả năng cần thiết cho vị trí quan trọng mà bạn đã xác định.

• Xác định năng lực.

• Xem xét và cải thiện các mô tả công việc cho những vị trí đó.

• Xác định cụ thể hoạt động được khen thưởng và công nhận.

3.4 Xác định các ứng cử viên tiếp theo

Người trong công ty của bạn có tiềm năng để bước vào những vị trí quan trọng?

• Cuộc trò chuyện thường xuyên với nhân viên về kế nhiệm.
• Yêu cầu mỗi người nói về tham vọng nghề nghiệp của mình.
• Yêu cầu mỗi người nói về mục tiêu phát triển của mình.
• Tạo một danh  mục kỹ năng về sở thích và năng lực mà bạn đã phát hiện và ghi trong các bước trên.
• Tạo một quá trình tham gia  cho các vị trí.
• Đánh giá hiệu suất.
• Sử dụng thông tin Phản hồi 360 độ
• Kiểm tra năng khiếu cá  nhân của nhân viên.
• Xem xét phát triển các bài kiểm tra, bài tập và các cuộc phỏng vấn để xác định ứng viên phù hợp.

Mẹo 1:

Hãy xem xét:

• Thường xuyên có những cuộc đàm thoại với những người đã ở vị trí chủ chốt.
• Một kế hoạch tốt có thể bao gồm
• Đánh giá về những vị trí chủ chốt có thể bị trống.
• Hãy hỏi những người chủ chốt của bạn về mục tiêu phát triển sự nghiệp của họ,
• Và nếu bạn có thể,
• Nói về kế hoạch nghỉ hưu.
• Kế hoạch để di chuyển trên.
• Tuy nhiên, khi bạn làm điều này, hãy chắc chắn rằng bạn đang tinh tế trong cách làm, và không gây ra những hiểu nhầm tai hại

4. Kế hoạch chuyển giao kiến thức

Làm thế nào người kế nhiệm tiềm năng sẽ tìm hiểu các thông tin chuyên ngành mà họ cần? Dưới đây là một số ý tưởng:

• Tư vấn
• Phỏng vấn.
• Hỗ trợ công việc.
• Chia sẻ công việc.
• Luân chuyển công việc.
• Làm việc theo nhóm – Đào tạo chéo
• Đào tạo từ một người về hưu.
• Bài tập dài.
• Hành động tại vị trí.
• Đào tạo chính quy.

5. Đánh giá

Làm thế nào biết bản kế hoạch kế nhiệm của bạn được “thực thi hiệu quả”?

• Giám sát số liệu như sau:
• Số người tuyển dụng cho các vị trí quan trọng.
• Ngày bổ nhiệm vào vị trí chủ chốt.
• Tình trạng bỏ việc ở các vị trí chủ chốt.
• Việc tham gia vào các chương trình phát triển.
• Bao nhiêu phòng ban có kế hoạch kế nhiệm tại chỗ?
• Người mới có nhanh chóng đạt hiệu quả trong công việc của mình hay không?
• Có bao nhiêu người kế nhiệm tiềm năng?

Tóm tắt

Kế hoạch kế nhiệm là một công cụ quan trọng để giúp đảm bảo rằng tổ chức của bạn giữ được kiến thức và kỹ năng quan trọng.

Điều này đảm bảo

• Hoạt động bình thưởng và ổn định trong thời gian dài.
• Giảm chi phí đào tạo và sự hao tốn thời gian.

Khi bạn biết những người nắm giữ các thông tin cần thiết trong kinh doanh của bạn, bạn có thể lên kế hoạch cho một luân chuyển trơn tru và giữ được kiến thức cho người kế thừa của họ.

Kinh nghiệm về công ty là rất quan trọng đối với người kế nhiệm, và kế hoạch kế nhiệm thích hợp có thể giúp tổ chức của bạn duy trì các chức năng chính và các mối quan hệ, giúp không nảy sinh vấn đề khi có người đến và đi.

Chúc bạn sớm chuẩn bị và chuẩn bị chu đáo cho tương lai!

Và cùng theo dõi những chia sẻ chuyên sâu trong những bài viết tiếp theo nhé!