Không phải tất cả các cuộc nói chuyện đều đưa đến một quyết định, nhưng thường thì có. Đáng ngạc nhiên là mọi người lại thường có ý niệm khác nhau về điều vừa được quyết định. Chính vì vậy chúng ta phải có biên bản cho các cuộc họp. Có lẽ bạn cũng muốn thử ghi biên bản cho cuộc trò chuyện buổi sáng với chồng mình về việc ai sẽ mua sữa, nhưng nếu là tôi thì tôi sẽ khá khó chịu nếu bạn là vợ của tôi và cố làm vậy vào lúc bảy rưỡi sáng khi tôi đang sắp muộn giờ làm.

Tuy nhiên bạn cần phải biết ai sẽ mua sữa. Vì vậy hãy tạo thói quen ít nhất là tóm lược lại kết luận trước khi đường ai nấy đi. “Được rồi, em sẽ mua sữa. Hẹn gặp lại anh lúc sáu rưỡi.” Việc này lại càng quan trọng hơn khi bạn đang cố gắng đạt được mục tiêu của mình. Bạn phải rõ ràng về việc mình sẽ gọi lại cho người kia hay đợi họ gọi. Sếp của bạn cần bản báo cáo vào thứ Sáu tuần này hay tuần sau? Bạn chỉ có thể biết những điều này nếu bạn tóm tắt lại những gì vừa được trao đổi và tự lắng nghe mình tóm tắt. (Nghe thì có vẻ ngu ngốc nhưng bạn hoàn toàn có thể tóm tắt mà không hiểu mình vừa nói gì – chính tôi đã từng bị như vậy.)

Nếu cuộc trao đổi này là quan trọng, nhất là khi chính thức hay liên quan đến công việc thì bạn cũng có thể gửi email cho người kia để xác nhận về quyết định – để họ có thể hồi âm nếu họ nghĩ rằng điều mà họ nghe được không phải là những gì bạn nghĩ là họ nghĩ là họ nghe được. (Chuyện có thể thành ra rắc rối như vậy đấy.) Chẳng hạn như hãy gửi một email ngắn gọn cho sếp với nội dung: “Cảm ơn vì cuộc nói chuyện sáng nay, tôi chỉ muốn xác nhận lại rằng tôi sẽ phải nộp báo cáo vào muộn nhất là thứ Sáu tuần sau.”