Các yếu tố thành công quan trọng, còn được gọi là Khu vực Hệ quả Chính, là các nhóm kinh doanh hoặc dự án của bạn quan trọng đối với sự thành công tổng thể.

Xác định và truyền đạt các CSF trong tổ chức của bạn giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp hoặc dự án của bạn tập trung vào các mục tiêu và mục tiêu của nó. Điều đó tránh lãng phí công sức và nguồn lực vào những lĩnh vực ít quan trọng hơn.

CSF là gì ?

Để xác định và sử dụng CSF, hãy làm theo sáu bước sau:

1. Thiết lập sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức bạn.
2. Xác định các CSF “ứng cử viên” của bạn.
3. Đánh giá mỗi CSF ứng cử viên để xác định những yếu tố nào là quan trọng nhất – đây là những Yếu tố Thành công Quan trọng của bạn.
4. Tìm ra cách bạn sẽ đánh giá sự tiến bộ của từng CSF của bạn.
5. Thông báo rõ ràng CSF của bạn cho những người chịu trách nhiệm cung cấp chúng và cho tổ chức rộng lớn hơn.
6. Theo dõi CSF của bạn để đảm bảo rằng bạn luôn đi đúng mục tiêu.

Đôi khi có thể khó khiến mọi người trong nhóm của bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Đó là lúc mà Các yếu tố thành công quan trọng (CSFs) có thể giúp ích.

Xác định các Yếu tố Thành công Quan trọng cho phép bạn theo dõi và đo lường tiến trình của mình trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược – và cuối cùng là hoàn thành sứ mệnh của tổ chức.

Nó cũng cung cấp một điểm tham chiếu chung để mọi người biết chính xác điều gì quan trọng nhất, đảm bảo rằng các nhiệm vụ và dự án được liên kết giữa các nhóm và phòng ban.

CSF và thông tin quản lý

Khái niệm CSFs (còn được gọi là Khu vực Kết quả Chính, hoặc KRAs) lần đầu tiên được phát triển bởi D. Ronald Daniel, trong bài báo của ông “Cuộc khủng hoảng thông tin quản lý” (Harvard Business Review, tháng 9-10 năm 1961). John F. Rockart, thuộc Trường Quản lý Sloan của MIT, đã xây dựng và phổ biến ý tưởng này gần hai thập kỷ sau đó.

Rockart đã định nghĩa CSF là: “Số lượng giới hạn các lĩnh vực mà kết quả đạt được, nếu chúng đạt yêu cầu, sẽ đảm bảo hoạt động cạnh tranh thành công cho tổ chức. Đây là một số lĩnh vực chính mà mọi thứ phải đi đúng hướng để doanh nghiệp phát triển. Nếu kết quả đạt được các khu vực không tương xứng, nỗ lực của tổ chức trong giai đoạn này sẽ ít hơn mong muốn. “

Rockart cũng kết luận rằng CSF là “lĩnh vực hoạt động cần nhận được sự quan tâm thường xuyên và cẩn thận từ ban quản lý.”

Khái niệm CSF đã phát triển theo thời gian và bạn có thể thấy nó được triển khai theo nhiều cách khác nhau. Bài viết này cung cấp một định nghĩa và cách tiếp cận rõ ràng.

Bốn loại CSFs

Rockart đã xác định bốn loại CSF chính. Mỗi CSF mà bạn thiết lập trong tổ chức của mình có thể sẽ rơi vào và đã được xác định bởi một trong những nhóm này.

1. Các yếu tố ngành  là kết quả của các đặc điểm cụ thể trong ngành của bạn. Đây là những điều bạn phải làm để duy trì tính cạnh tranh trong lĩnh vực của mình. Ví dụ: một công ty khởi nghiệp về công nghệ có thể xác định sự đổi mới như một CSF.
2. Các yếu tố môi trường  là kết quả của những ảnh hưởng môi trường vĩ mô đến tổ chức của bạn: ví dụ như môi trường kinh doanh, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh của bạn và tiến bộ công nghệ. Một  phân tích PEST có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các yếu tố môi trường.
3. Các yếu tố chiến lược  là kết quả của chiến lược cạnh tranh cụ thể mà tổ chức của bạn tuân theo. Điều này có thể bao gồm cách tổ chức của bạn chọn để định vị và tiếp thị bản thân, và cho dù đó là nhà sản xuất số lượng lớn, chi phí thấp hay nhà sản xuất có số lượng thấp, chi phí cao.
4. Các yếu tố thời gian  là kết quả của những thay đổi và tăng trưởng nội bộ của tổ chức và thường tồn tại trong thời gian ngắn. Các rào cản, thách thức, hướng đi và ảnh hưởng cụ thể sẽ quyết định các CSF này. Ví dụ, một doanh nghiệp mở rộng nhanh chóng có thể có CSF là tăng doanh số bán hàng quốc tế.

CSF, KPI và Mục tiêu chiến lược

Các Yếu tố Thành công Quan trọng bắt nguồn từ sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức bạn. Các CSF “đi sâu” vào các mục tiêu này để đi sâu vào trọng tâm của những gì bạn cần đạt được và cách bạn sẽ đạt được nó.

Khi bạn đã xác định được CSF của mình, bạn cũng có thể phát triển Các chỉ số hiệu suất chính (KPI). KPI là những tiêu chí cụ thể, có thể đo lường được mà người quản lý sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc. Chúng cung cấp dữ liệu cho phép các tổ chức quyết định xem các CSF đã được đáp ứng chưa và các mục tiêu đã đạt được chưa.

KPI thường chi tiết và định lượng hơn CSF. Ví dụ: CSF “Tăng đáng kể sản lượng bán hàng ở các thị trường Châu Á” có thể tạo ra KPI “Tăng doanh thu bán hàng ở các thị trường Châu Á lên 12% so với năm trước, vào cuối năm”.

Sáu bước để xác định và phát triển CSF của bạn

Để xác định và phát triển CSF cho tổ chức của bạn, hãy làm theo sáu bước sau:

1. Thiết lập sứ mệnh của tổ chức bạn và  các mục tiêu chiến lược.
2. Đối với mỗi mục tiêu chiến lược, hãy tự hỏi: “Thành công trong lĩnh vực kinh doanh hoặc hoạt động dự án nào là điều cần thiết để đạt được mục tiêu này?” Câu trả lời cho câu hỏi là CSF (hoặc “ứng cử viên”) tiềm năng của bạn.
3. Đánh giá danh sách CSF ứng viên của bạn để xác định những CSF thực sự cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn – đây là những Yếu tố Thành công Quan trọng của bạn. Khi bạn xác định và đánh giá các CSF ứng viên, bạn có thể khám phá ra một số mục tiêu chiến lược mới hoặc tinh chỉnh các mục tiêu hiện có. Vì vậy, bạn có thể cần phải xác định lại các mục tiêu và CSF của mình trong quá trình thực hiện.
4. Tìm ra cách bạn sẽ theo dõi và đo lường từng CSF của mình.
5. Thông báo rõ ràng CSF của bạn cho những người chịu trách nhiệm cung cấp chúng và phần còn lại của doanh nghiệp.
6. Liên tục theo dõi và đánh giá lại CSF của bạn để đảm bảo rằng bạn luôn đi đúng hướng với mục tiêu của mình. Mặc dù CSF có thể ít hữu hình hơn các mục tiêu hoặc KPI có thể đo lường, nhưng hãy theo dõi từng mục tiêu cụ thể nhất có thể.

Ví dụ về CSF

Hãy xem ví dụ về công ty l Freshest Farm Produce. Nhiệm vụ của họ là “trở thành cửa hàng nông sản số 1 ở Main Street, bằng cách bán các sản phẩm nông nghiệp chất lượng cao nhất, tươi nhất cho khách hàng của chúng tôi.” Mục tiêu chiến lược của công ty là:

• Đạt được 25% thị phần địa phương.
• Thực hiện lời hứa “trang trại cho khách hàng trong 24 giờ với 75% sản phẩm”.
• Duy trì tỷ lệ hài lòng của khách hàng là 98 phần trăm.
• Mở rộng phạm vi sản phẩm của mình để thu hút nhiều khách hàng hơn.
• Có đủ không gian để chứa nhiều loại sản phẩm mà khách hàng muốn.

Mục tiêu	Các yếu tố thành công quan trọng của mục tiêu
Đạt được thị phần trong nước là 25%	Tăng khả năng cạnh tranh so với các cửa hàng địa phương khácThu hút khách hàng mới
Giữ lời hứa “trang trại cho khách hàng trong 24 giờ với 75% sản phẩm”	Duy trì và phát triển mối quan hệ thành công với các nhà cung cấp địa phương
Duy trì tỷ lệ hài lòng của khách hàng là 98 phần trăm	Giữ chân nhân viên và tiếp tục đào tạo tập trung vào khách hàng
Mở rộng phạm vi sản phẩm để thu hút nhiều khách hàng hơn	Tìm nguồn sản phẩm mới tại địa phương
Mở rộng không gian cửa hàng để chứa các sản phẩm và khách hàng mới	Nguồn tài chính an toàn để mở rộngQuản lý công việc của tòa nhà và mọi sự gián đoạn đối với công việc kinh doanh

Sau khi có danh sách các CSF ứng cử viên, họ sẽ xem xét những CSF nào là quan trọng nhất.

CSF đầu tiên mà Freshest Farm xác định từ danh sách là thu hút khách hàng mới. Nếu không có khách hàng mới, cửa hàng sẽ không thể tăng thị phần.

CSF thứ hai là duy trì và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp địa phương. Điều này rất quan trọng để đảm bảo độ tươi và nguồn sản phẩm mới.

Và CSF thứ ba là để đảm bảo tài chính cho việc mở rộng. Cửa hàng không thể đạt được mục tiêu nếu không có kinh phí đầu tư mở rộng không gian cửa hàng.

Các yếu tố khác, chẳng hạn như giữ chân và đào tạo nhân viên, là quan trọng, nhưng không có tác động quan trọng tức thì đối với CSFs.