Người ta thường cho rằng bạn có thể nhận được thông tin tốt nhất từ mạng lưới không chính thức của mình. “Những tin đồn từ các cuộc chuyện phiếm” còn nhiều hơn chỉ là một lời nói sáo rỗng. Hầu hết mọi người đều nhận được rất nhiều thông tin tốt qua những cuộc nói chuyện thân mật với đồng nghiệp cùng nhóm dự án, chia sẻ các thông tin giữa các phòng ban, và có được tình bạn thân thiết với đồng nghiệp. Sự kết nối thân tình với người khác có thể rất quan trọng đối với thành công của bạn ở công ty, cả về mặt chiến thuật lẫn chính trị.

Nhưng cơ cấu tổ chức ở hầu hết các công ty ngày nay không phải lúc nào cũng xoay quanh một nhóm nhân viên làm việc trong cùng một văn phòng. Rất nhiều nhóm làm việc hiện giờ được thiết lập từ những người có thể còn chưa bao giờ có dịp gặp gỡ nhau. Với những nhóm làm việc bị phân tán về mặt địa lý như vậy, những công cụ phục vụ cho sự hợp tác dựa trên nền tảng web như mạng xã hội nhanh chóng trở thành kiểu giao tiếp thân mật mới giữa các đồng nghiệp.

Ví dụ như Kate, Ravi, Nadine và Donovan đều là những nhà quản lý sản phẩm vừa nhận nhiệm vụ tạo ra những yêu cầu công việc dành cho một sản phẩm toàn cầu mới mà công ty họ, một công ty sản xuất phần mềm lớn, lên kế hoạch giới thiệu với thị trường trong lần ra mắt tiếp theo. Kate và Donovan gặp gỡ chóng vánh trong một buổi hội thảo vài năm trước, nhưng cả hai đều chưa từng gặp Ravi hay Nadine, và không ai trong số họ từng làm việc cùng nhau trước đây.

May mắn thay, công ty của họ mới tiến hành một mạng xã hội nội bộ để bổ sung các tính năng hợp tác cơ bản trong mạng nội bộ sẵn có của công ty. Hệ thống mới này đưa những công cụ hợp tác hiện tại lên một bước xa hơn, mang đến cho nhân viên khả năng tạo ra một hồ sơ và blog chi tiết, cung cấp bình luận về công việc và ý kiến của mỗi thành viên, chia sẻ đánh dấu của những nội dung trang hữu ích, hợp tác sử dụng phần công việc chung, và tích hợp môi trường mới của họ với những công cụ email và tin nhắn tức thời hiện có.

Kate, làm việc tại trụ sở công ty ở Seattle, biết được trách nhiệm của một nhà quản lý dự án công nghệ thông tin trong việc thực hiện một mạng lưới xã hội mới và nghĩ rằng công cụ này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của mình với những người làm việc ở Bangalore như Ravi, Nadine ở Paris và Donovan làm việc ở Sydney. Họ lên lịch cho một buổi hội thảo lúc 11 giờ đêm vào tuần sau, nhưng bàn bạc với nhau vào một khung giờ tệ như vậy, đặc biệt là với một dự án khiến Kate có cảm giác như cuộc họp kéo dài đến vài tháng. Cô gửi một email cho các đồng nghiệp mới của mình, gợi ý sử dụng mạng xã hội mới như một công cụ hợp tác làm việc chính. Tất cả đều đáp lại đầy hào hứng vào ngày hôm sau, vì thế Kate thiết lập một khu vực dự án bảo mật dành cho họ để có thể lưu trữ những tài liệu công việc chung, cũng như một trang blog để họ đăng lên những ý kiến của mình về dự án và đưa ra những lời bình luận, góp ý.

Donovan đã rất hào hứng sử dụng mạng xã hội để giúp công việc trở nên đơn giản hơn với nhóm làm việc phân bố ở nhiều nơi trên thế giới. Anh bắt đầu bằng việc xem xét lại hồ sơ của các nhà quản lý sản phẩm đồng cấp với mình. Mặc dù ghét phải thừa nhận điều này, nhưng anh không nhớ được chút gì về Kate tại buổi hội thảo ở Boston vài năm trước. Nhưng khi anh nhìn thấy ảnh hồ sơ của Kate, bỗng nhiên anh nhớ lại một người phụ nữ Mỹ với mái tóc dài đen nhánh mà anh đã gặp ở buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm. Với những thông tin cơ bản chi tiết được cung cấp, Donovan cảm giác như thể anh đã bắt đầu quen dần với nhóm của mình. Anh đăng thêm một vài bài viết trên blog về những buổi hội ý nhóm mà họ tổ chức ở Sydney và chờ đợi phản hồi của các đồng nghiệp.

Ravi mới làm việc tại công ty và cũng rất muốn phát triển mối quan hệ với các thành viên trong nhóm của mình. Là người trẻ tuổi và non kinh nghiệm nhất nhóm, anh rất háo hức thu nhận thêm kiến thức. Anh bình luận về các bài viết trên blog của Donovan và chia sẻ một số bài viết yêu thích và nội dung của những xu hướng gần đây nhất trên thế giới thông qua những trang đánh dấu và đăng tải nội dung. Anh cũng bắt đầu nói chuyện với Donovan, một chuyên gia trong ngành với hơn 20 năm kinh nghiệm, người đã tư vấn cho Ravi cách thức vận hành ngành cũng như cách tốt nhất dẫn đến thành công.

Theo quy trình công việc của họ, nhóm đã nhận ra rằng họ cần thông tin từ đồng nghiệp của mình tại những quốc gia khác, cũng như những chuyên gia khác trong công ty. Trước đây, họ sẽ giải quyết vấn đề theo cách thức cũ: gọi cho rất nhiều mối liên lạc cho đến khi họ có thể tìm được người có câu trả lời họ cần. Nhưng với những hồ sơ chi tiết mà hệ thống mạng xã hội mới cung cấp, Nadine có thể tiến hành tìm kiếm những mối liên lạc có ngay những thông tin đó. Ngoài ra đối với những nguồn rõ ràng, như là người hiện đang liên quan đến những khoản bồi thường ở công ty, cô có thể tìm được các nhân viên có kinh nghiệm thích hợp trước đó mà không dựa vào vị trí hiện tại. Một vài trong số những mối liên lạc đó hóa ra lại có những thông tin hữu ích nhất, sau đó Nadine mời một vài người tham gia cộng đồng trực tuyến của mình, và xa hơn có thể thu lợi từ nguồn thông tin mà mạng xã hội nội bộ kiểu mới mang đến. Nhóm đã sớm làm cho quy trình nhanh hơn là họ có thể hình dung được.

Những viễn cảnh như vậy thường xuyên xuất hiện trong các công ty cung cấp cho đội ngũ nhân viên của mình các công cụ mạng xã hội nội bộ. Nếu công ty của bạn có một mạng xã hội nội bộ, điều quan trọng để kiếm được nhiều nhất từ công cụ này rất đơn giản – sử dụng nó. Cũng như với bất cứ mạng lưới xã hội nào, thật đơn giản để tạo lập một hồ sơ và sau đó chẳng làm gì cả. Thay vào đó, dành thời gian để học hỏi về những tính năng mà mạng xã hội của công ty bạn cung cấp và hãy sáng tạo cách thức giúp cho cuộc sống của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Với những nơi làm việc toàn cầu ngày một tăng như hiện nay, mở rộng mạng xã hội ngoài những đồng nghiệp địa phương của bạn không chỉ là một ý kiến hay mà còn là một nhân tố quan trọng đối với thành công trong tương lai của bạn.