Trong một cuộc thương lượng bình thường, bạn thường thương lượng về các chi tiết bằng lời nói sau đó mới đưa thành văn bản để sau đó hai bên có thể xem lại và thông qua. Thế nhưng tôi đã gặp một tình huống khi đã trao đổi miệng hết mọi chi tiết mà vẫn có những điểm chúng tôi đã bỏ qua khi trao đổi nên vẫn phải trình bày chi tiết trên giấy.

Khi phải ngồi xuống để ký thỏa thuận bằng văn bản, chúng ta để đối phương phải chấp thuận hoặc thương lượng lại – đó là khi bên viết ra hợp đồng có lợi thế hơn hẳn so với bên không viết. Có thể là người dự thảo thỏa thuận đã nghĩ ra thêm được vài điểm mà họ chưa nghĩ ra khi thương lượng bằng miệng. Sau đó họ có thể viết ra những điều làm rõ ra những điểm có lợi cho họ, khiến cho đối phương phải thương lượng lại những thay đổi trong thỏa thuận để có thể ký vào đó.

Đừng để đối phương viết hợp đồng vì việc này sẽ khiến bạn rơi vào thế bất lợi. Điều này đúng với những đề nghị thay thế ngắn gọn cũng như những thỏa thuận dài hàng trăm trang. Chẳng hạn, một đại diện bất động sản có thể đưa ra mức giá đề nghị cho một khu nhà gồm bốn căn hộ và người bán có thể đồng ý với các điều khoản chung của nó nhưng vẫn muốn mức giá phải cao hơn 5.000 đôla nữa. Khi đó, người đại diện cho bên bán hoặc đại diện cho bên mua có thể lấy ra từ cặp một bản đề nghị sửa đổi tiếp theo. Họ có thể viết ra một bản đề nghị thay thế ngắn gọn để người bán ký vào đó và người đại diện bên bán có thể đưa cho khách hàng xem xét. Cũng không cần phải phức tạp gì, chỉ cần viết: “Đề nghị được chấp thuận trừ mức giá phải là 598.000 đôla” là đủ.

Nhưng nếu đại diện bên niêm yết viết đề nghị sửa đổi tiếp theo, họ có thể nghĩ ra một vài điểm có thể làm lợi cho người bán, chẳng hạn như: “Đề nghị được chấp thuận trừ mức giá phải là 598.000 đôla, khi chấp thuận cần thêm 5.000 đôla để làm giao kèo với bên thứ ba. Đề nghị sửa đổi tiếp theo được chấp thuận khi gặp mặt trực tiếp trong vòng 24 giờ.”

Nếu đại diện bên bán viết ra lời đề nghị sửa đổi tiếp theo, họ có thể viết: “Đề nghị được chấp thuận trừ mức giá phải là 598.000 đôla, cộng thêm 5.000 đôla kèm theo thông báo bên bán làm thủ tục hoàn thuế.”

Những điều khoản bổ sung này có thể không lớn khiến bên bán hoặc bên mua phải phản đối nếu họ đang muốn hoàn tất các thủ tục mua bán nhưng nó vẫn rất có lợi cho bên viết ra chúng. Nếu người viết ra bản đề nghị sửa đổi một trang có thể làm được như vậy thì hãy xem họ có thể làm được gì với một bản hợp đồng nhiều trang.

Hãy nhớ rằng đây không phải là vấn đề bên này lợi dụng bên kia. Cả hai bên đều thực sự nghĩ là họ đã đạt được thỏa thuận nhưng khi viết ra thì cách hiểu của họ có thể khác nhau.

Nếu là người viết ra hợp đồng, tốt nhất là bạn hãy giữ lại các bản ghi chép trong lúc thương lượng và đánh dấu ngoài lề những điểm sẽ được đưa vào thỏa thuận cuối cùng, chúng sẽ có tác dụng như sau:

♦ Nó nhắc bạn nhớ ra tất cả những điểm mà mình muốn.

♦ Khi viết hợp đồng, nếu không nhớ cụ thể bên kia đã đồng ý hay chưa, bạn sẽ ngần ngại không muốn đưa vào các điều khoản của thỏa thuận.

Ghi chép của bạn sẽ giúp bạn tin tưởng chắc chắn hơn và đưa vào thỏa thuận những điều mà có thể mình cũng không nhớ rõ.

Nếu bạn thương lượng theo nhóm, hãy nhớ để cả nhóm xem lại hợp đồng trước khi đưa cho đối phương. Có thể bạn sẽ bỏ qua một điểm lẽ ra phải đưa vào hoặc hiểu nhầm một điểm nào đó. Người thương lượng chính thường để tình cảm thái quá chi phối mình ở một thời điểm nào đó khiến cô ta cảm thấy đối phương đã đồng ý với những điều mà những người quan sát độc lập khách quan hơn không thấy rõ.

Tôi không tin lắm vào việc để các luật sư thương lượng cho bạn vì rất ít người như họ biết cách thương lượng tốt. Họ thường có vẻ ưa đối đầu vì đã quen với việc dọa đối phương phải chấp thuận và họ cũng ít khi cởi mở trước những giải pháp sáng tạo vì trách nhiệm của họ trước tiên là giúp bạn tránh khỏi mọi rắc rối chứ không phải giúp bạn kiếm tiền. Hãy nhớ là ở trường luật họ không được dạy cách đưa ra một thỏa thuận mà chỉ được dạy cách phá vỡ một thỏa thuận.

Tuy nhiên, trong xã hội hay tranh chấp kiện tụng của chúng ta, việc đưa ra một thỏa thuận không có giá trị tại tòa là điều không thể được, vì vậy tốt nhất là trước khi ký kết, bạn hãy đưa cho luật sư xem và thông qua trước. Đối với những thỏa thuận phức tạp, những gì bạn chuẩn bị để đối phương ký không khác gì một bản ý định thư nên sau đó hãy đưa cho luật sư để họ hợp pháp hóa văn bản này. Bạn hãy tập trung sức lực để đạt được thỏa thuận.

Nếu đã chuẩn bị một thỏa thuận mà bạn nghĩ là đối phương có thể không muốn ký, bạn có thể khéo léo đưa câu “nếu được luật sư bên đó cho phép” vào để khuyến khích họ ký.

Sau khi kết thúc thương lượng bằng lời, hãy cho ký một bản ghi nhớ càng sớm càng tốt. Bạn để họ nhìn thấy văn bản càng lâu thì càng có nhiều khả năng là họ sẽ quên những gì mình đã đồng ý và sẽ đặt lại vấn đề với những gì bạn đã chuẩn bị.

Đồng thời cũng cần đảm bảo họ hiểu rõ về thỏa thuận. Đừng tùy ý để họ ký khi bạn biết là họ không hiểu rõ ý tứ. Nếu họ không hiểu và sau này có chuyện gì xảy ra, họ sẽ đổ lỗi cho bạn chứ không bao giờ nhận trách nhiệm.

Cũng cần để ý đến các chi tiết kỹ thuật pháp lý. Bên soạn thảo hợp đồng phải chịu trách nhiệm tạo ra một bản hợp đồng rõ ràng, chính xác. Nếu sau này có tranh chấp về hợp đồng phải ra tòa, thẩm phán sẽ đưa ra phán quyết gây bất lợi cho bên soạn hợp đồng nếu tranh chấp là do sự mập mờ trong hợp đồng gây ra.

Tôi thấy trước khi bước vào thương lượng, ta nên viết ra một thỏa thuận mình mong muốn. Tôi sẽ không cho đối phương xem thỏa thuận đó nhưng sẽ rất có ích khi đối chiếu nó với thỏa thuận mà mình đã đạt được để xem mình thành công đến đâu. Đôi khi bạn rất dễ bị phấn khích khi đối phương đưa ra những nhượng bộ mà bạn không ngờ tới, vậy là bạn như đi trên mây vì sung sướng và chấp nhận những gì mình cảm thấy là tốt. Đó có thể là một thỏa thuận tốt nhưng có thể không phải là thỏa thuận bạn muốn có trừ khi bạn đã xác định rõ tiêu chí ngay từ đầu.

Những điểm chính cần nhớ

1. Được viết hợp đồng là một lợi thế lớn.

2. Khi bắt đầu viết ra một thỏa thuận đã thống nhất bằng miệng, bạn sẽ nghĩ ra đủ thứ mà khi thỏa thuận miệng mình chưa nghĩ ra.

3. Hãy giữ những phần ghi chép chính xác về cuộc thương lượng để đảm bảo bạn đưa đầy đủ vào thỏa thuận bằng văn bản.

4. Để những thành viên khác trong nhóm thương lượng xem lại phần ghi chép nhằm đảm bảo bạn không bỏ sót phần nào.

5. Hãy tính đến việc chuẩn bị thỏa thuận trước khi bạn bắt đầu thương lượng để có thể đối chiếu các mục tiêu của mình với thỏa thuận cuối cùng.