Những từ ngữ in ra có sức ảnh hưởng rất lớn đối với con người. Hầu hết mọi người đều tin vào những gì họ nhìn thấy bằng chữ kể cả khi họ không tin khi nghe thấy. Mấy năm trước người của chương trình Candid Camera đã gây chú ý khi chứng minh điều này, chắc hẳn bạn vẫn còn nhớ khi xem trên truyền hình. Họ đặt một tấm biển trên đường cạnh một sân ở Delaware có ghi “Delaware đóng cửa.” Allen Funt trong bộ đồng phục kỵ binh đứng cạnh tấm biển. Thậm chí anh còn không được phép nói mỗi khi có người đến gần mà chỉ được chỉ vào tấm biển. Những gì xảy ra khiến tôi rất ngạc nhiên. Nhiều người phanh kít lại rồi nói những câu kiểu như: “Đóng cửa trong bao lâu? Vợ con tôi còn ở trong đó mà” và “Jersey vẫn mở chứ?”

Mọi người thường tin vào những điều họ thấy bằng chữ viết. Đó là lý do tại sao tôi lại thích dùng các tài liệu khi trình bày. Khi bạn ngồi xuống với ai đó cùng tài liệu trình bày và nói rằng “Công ty chúng tôi là nhà sản xuất thiết bị tuyệt vời nhất thế giới”, rồi bạn lại giở sang trang tiếp nói: “Công nhân của chúng tôi là những người thợ lành nghề nhất trong ngành”. Bạn giở trang tiếp theo cho họ thấy thư giới thiệu từ những công việc trước đây. Họ thấy có thể tin được dù biết rằng có thể bạn vừa từ nhà in ra.

Đó cũng là cách mà các khách sạn có thể khiến khách check- out đúng giờ. Holiday Inns từng có thời gian rất khó khăn trong vấn đề để khách check-out vào buổi trưa cho đến khi họ biết được cách dùng chữ in và treo những tấm biển nhỏ sau cửa. Giờ thì có tới 97% số khách check-out đúng giờ mà không cần đợi phải yêu cầu vì những chữ viết ra khiến họ tin tưởng làm theo.

Mỗi khi có cơ hội, bạn hãy viết ra mọi thứ. Chẳng hạn khi bạn có nhân viên bán hàng cho mình mà bạn muốn thực hiện việc thay đổi giá cả thì hãy viết nó ra thành văn bản. Vì giữa việc họ ngồi với một khách hàng tiềm năng và nói: “Từ đầu tháng sau chúng tôi sẽ bắt đầu thay đổi giá cả, vì vậy anh nên đặt hàng ngay” và việc họ nói: “Hãy xem bức thư tôi mới nhận được từ ông chủ của tôi. Chúng tôi sẽ tăng giá vào ngày 01/7 tới” có sự khác nhau rất lớn. Bất cứ khi nào có thể hãy cho họ xem những gì được viết ra văn bản. Nếu thương lượng bằng điện thoại thì hãy khẳng định lại những gì bạn nói bằng cách fax hoặc e-mail cho họ nội dung đó.

Nếu bạn bán các sản phẩm đắt tiền và không có phần mềm để làm bản chào hàng thì tôi khuyên bạn nên dừng mọi việc lại và đặt mua ngay phần mềm đó. Bạn sẽ được đền đáp ngay từ thương vụ đầu tiên. Nhiều năm trước, khi tôi đi giảng bài ở Úc đã có một vụ cháy tại tầng hai nhà tôi ở California. Khi tôi trở về, có ba nhà thầu chào giá sửa chữa căn nhà. Hai nhà thầu chào giá bằng bản viết tay. Nhà thầu thứ ba chuẩn bị một bản chào chi tiết đầy đủ bằng máy tính. Tất cả các chi tiết dù nhỏ nhất cũng được nêu ra, nhưng giá chào thầu tận 49.000 đôla, cao gấp đôi các nhà thầu kia. Tôi đã chấp nhận gói thầu cao hơn vì hiệu ứng của chữ viết quá mạnh đến nỗi tôi không thể tin tưởng vào các bản chào viết tay.

Vấn đề mấu chốt ở đây là gì? Vì mọi người thường không nghi ngờ những gì họ thấy bằng văn bản, bạn hãy luôn đưa ra những dẫn chứng bổ sung bằng văn bản để hỗ trợ đề nghị của mình. Nếu cuộc thương lượng bao gồm cả những kỳ vọng rằng đối phương sẽ đáp ứng một số yêu cầu nhất định thì việc có văn bản cũng giúp củng cố những yêu cầu đó.