Bạn đã bao giờ có ý định bắn một người đại diện dịch vụ khách hàng để trả thù? Tôi đã từng có ý định như vậy. Cho dù đến phút cuối, tôi nhận ra là sự trả thù không làm cho tôi cảm thấy dễ chịu trong xà lim từ tám đến mười năm.

Sau một chuyến bay mệt lử, tôi lẳng lặng đi vào một hãng cho thuê ô tô ở Thành phố Kansas, nơi tôi sắp có hội thảo. Ngày hôm sau, tôi phải lái xe đến Wichita để dự một buổi hội thảo khác. Hãng cho thuê xe thông báo với tôi là họ không có ô tô loại vừa, nhưng tôi có thể thuê một chiếc ô tô con. Không muốn nguy hiểm đến tính mạng khi di chuyển bằng xe mô tô và xe tải Mack, tôi hỏi một nhân viên liệu ngày mai hãng có loại xe to hơn không.

“Chắc chắn là có,” anh ta quả quyết vẻ đầy tự tin. “Hôm nay tôi sẽ cho bà thuê chiếc xe con và ngày mai sẽ có xe loại vừa cho bà.”

“Ồ, tốt lắm,” tôi lẩm bẩm, nhìn vào thẻ tên của anh ta. “Anh có chắc không, Samir?” Tôi phải đi lúc năm giờ.”

“Không sao,” anh ta mỉm cười.

Tôi không thể tin nên tôi yêu cầu anh để lại tin nhắn cho tôi ở khách sạn.

“Chắc chắn.” Nụ cười thường trực nở trên môi Samir.

“Tôi đang ở khách sạn Hyatt Regency,” Tôi nói, “và số điện thoại 816-123-1234.”

“Chắc chắn tôi sẽ gọi bà ngay khi tôi đến.”

“Ồ, anh có định ghi lại số điện thoại không?” tôi hỏi.

“Không cần, tôi có rồi.”

“Chẳng có gì đảm bảo cả,” tôi càu nhàu khi rời đi. Tôi đạp chân ga trên chiếc xe con và để lại miếng cao su trên đường.

Khi đang trong thang máy để lên phòng ở khách sạn, tôi biết sắp có cơ hội thưởng thức món ngô ướp lạnh ở chỗ tắm hơi mà tôi đã được Samir kể. Vì vậy tôi gọi điện cho nhân viên hãng cho thuê xe bằng di động của tôi để nhắc anh ta về lời hứa của mình, đồng thời để anh ta biết luôn số điện thoại của tôi.

Một người đàn ông khác ở hãng cho thuê xe trả lời. Tôi kể lại sự việc và mối lo của tôi về chiếc xe con.

“Đừng quá lo lắng, bà Lowndes, Samir đã để lại lời nhắn cho bà ở số máy lẻ trong phòng của bà rồi. Chúng tôi đã để dành cả chiếc xe cỡ vừa và lớn cho bà trong trường hợp bà thay đổi ý định. Chỉ cần cho tôi biết, và chúng tôi sẽ lái nó đến trước cửa Hyatt Regency lúc năm giờ.”

“Ôi… tốt quá, ừm, được, thật là tuyệt. Cảm ơn anh rất nhiều.”

Anh ấy chắc đã nhận thấy sự ngờ vực của tôi. “Và, đừng lo lắng về Samir,” anh ta nói. “Anh ấy là một trong những nhân viên tốt nhất. Không bao giờ quên một việc gì cả.”

Khi tôi bỏ máy xuống, liệu tôi có tín nhiệm năng lực của Samir không? Không có cách nào khác! Não Phải của tôi đang hỏi não trái, “Ôi, sao anh ta không viết số điện thoại là thế quái nào nhỉ?”

“Thật là kẻ khờ khạo,” Não Trái nói, “Samir là một người thông minh, và anh ấy không cần phải ghi lại.”

“Ừ, đúng vậy!” Não Phải quát lại. “Có thể anh ấy biết là anh ấy sẽ nhớ được. Nhưng tôi là khách hàng. Nhiệm vụ của anh ấy là làm cho khách hàng biết rằng anh ấy sẽ nhớ được.”

“Ồ, tôi đoán là anh đúng, Não Phải ạ. Tôi xin lỗi.”

Mẹo đó thật là lý tưởng đối với công việc văn phòng

Rõ ràng là, ghi lại những chỉ dẫn không chỉ làm cho những khách hàng hay hoài nghi cảm thấy yên tâm. Bất kể khi nào mọi người đưa ra chỉ dẫn hơi phức tạp, hãy viết lại để làm cho họ cảm thấy yên tâm. Bạn có thể tưởng tượng người giám sát của bạn sẽ ấn tượng thế nào khi bạn chăm chú lắng nghe và sau đó ghi lại nguệch ngoạc trên tập giấy dùng để ghi chép? Bạn có thế có trí nhớ siêu hạng và là người đáng tin cậy như nhịp đập của tim bạn vậy, nhưng nếu bạn không ghi lại chỉ dẫn đó, khách hàng sẽ nghi ngờ là bạn thực sự “đã quên” rồi.

Và đối với bạn bè cũng vậy

Ghi chép lại cũng có tác dụng khi nói chuyện với những người bạn – đặc biệt là những người dễ xúc động, giống như anh bạn cùng phòng không thiết thực của tôi. Phil là người tốt bụng, thậm chí điềm tĩnh, cực kỳ có tổ chức, nhưng không phải mẫu người tôi thích. Bút viết, tập giấy dùng để ghi chép, băng dính và dập ghim của anh ta lúc nào cũng để đúng vị trí gần chiếc máy tính trên bàn. Nếu tôi mượn chiếc bút và trả lại không đúng vị trí, anh ấy thậm chí không tìm ra. Anh ấy chỉ hỏi là tôi có nhìn thấy nó không. Tuy nhiên, nụ cười gượng của anh ấy chứng tỏ anh đang cực kỳ bực mình.

Khi cuối cùng tôi chợt nhận ra Phil là một người hay nghĩ, tôi quyết định thử một việc gì đó. Trong suốt cuộc trò chuyện sắp tới của chúng tôi, tôi đã giữ tờ giấy dùng để ghi chép bên cạnh và thỉnh thoảng viết nguệch ngoạc vào đó bất kỳ điều gì mà tôi nên nhớ.

Phản ứng của Phil không thể tin được! Từ đó, tôi luôn cầm giấy ghi chép và bút chì trong tay bất kể khi nào anh và tôi thảo luận một vấn đề gì đó. Và anh không còn coi tôi là người không ngăn nắp nữa.

MẸO NHỎ #48 Hãy ghi chép lại, ngay cả khi bạn không cần

Ngay cả khi bạn biết là bạn “đã biết”, hãy để cho người khác biết là bạn đã cầm sẵn giấy bút trong tay. Trong khi ghi chép lại, đừng quên thỉnh thoảng ngẩng lên nhìn họ với ánh mắt thể hiện “tôi hiểu mọi thứ” – rồi tiếp tục nhìn vào tập giấy ghi chép. Đó là một chính sách đảm bảo rằng đêm nay họ sẽ ngủ ngon hơn và không lo lắng về năng lực của bạn.

Mẹo nhỏ tiếp theo không tạo nhiều ấn tượng với mọi người vì mẹo đó làm cho họ nghĩ là họ đã tạo được ấn tượng với bạn.