Dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ thì đều cần có sự trao đổi kịp thời giữa nhân viên và lãnh đạo, việc trao đổi có thể khiến cho những nhân viên có liên quan trong doanh nghiệp có được những thông tin cần thiết, như vậy thì công việc mới được tiến hành thuận lợi. Người lãnh đạo doanh nghiệp không những phải coi trọng việc trao đổi mà còn phải biết cách trao đổi.

Microsoft hiện nay có mấy trăm nghìn nhân viên ở khắp nơi trên thế giới, làm thế nào để tổ chức các nhân viên này một cách có hiệu quả là vấn đề khó hàng đầu mà Microsoft phải đối mặt. Ở Microsoft, tầng lớp lãnh đạo rất coi trọng vấn đề trao đổi trong phương diện quản lí nhân viên, bởi vì trao đổi có thể giải quyết vấn đề sai lệch thông tin, có lợi cho việc nâng cao hiệu suất quản lí.

Trong nội bộ Microsoft, ban đầu sự trao đổi giữa nhân viên và giám đốc, giám đốc và chủ tịch đều được thực hiện qua điện thoại, sau khi mạng Internet được phổ cập, trao đổi qua mạng đã trở thành phương thức được lựa chọn hàng đầu trong nội bộ Microsoft. Trong những năm 80 của thế kỷ 20, Microsoft bắt đầu sử dụng thư điện tử để trao đổi và liên lạc. Sự ra đời của phương thức trao đổi mới này không những nâng cao hiệu suất của việc trao đổi mà còn có thể biến việc trao đổi vượt cấp của nhân viên Microsoft trở thành sự thực. Trước đây, nhân viên Microsoft trao đổi thông qua điện thoại, gặp vấn đề cần giải quyết hoặc muốn đưa ra ý kiến đóng góp thì chỉ có thể gọi điện cho cấp trên của mình, nếu nhân viên muốn phản ánh vấn đề với chủ tịch hoặc muốn đưa ý kiến đóng góp cho chủ tịch thì chủ tịch cũng không thể nhận hết số cuộc điện thoại.

Để việc trao đổi thư được an toàn và thông tin trong nội bộ công ty không bị tiết lộ, Microsoft đã tự lập ra hệ thống thư điện tử mà sau này đã trở nên nổi tiếng. Khi hệ thống này chính thức hoạt động đã nhanh chóng trở thành phương thức trao đổi chủ yếu của nhân viên Microsoft. Để việc trao đổi của mỗi nhân viên được thuận lợi, mỗi máy tính trong công ty Microsoft đều được kết nối ADSL. Cùng với sự gia tăng số lượng nhân viên, sức hấp dẫn của thư điện tử ngày càng trở nên rõ rệt.

Trong thời đại điện thoại, Microsoft có sổ điện thoại nội bộ; đến thời đại thư điện tử, Microsoft cũng có sổ địa chỉ hòm thư. Để thuận tiện cho mỗi nhân viên, tầng lớp lãnh đạo Microsoft đã tập hợp các địa chỉ hòm thư của các phòng ban, các lãnh đạo thành một sổ địa chỉ. Như vậy, mỗi nhân viên đều có thể trực tiếp liên lạc trao đổi với ban lãnh đạo, thậm chí có thể gửi thư điện tử cho Bill Gates. Thông qua phương thức trao đổi này, nhân viên không cần phải gặp mặt mà vẫn có thể trao đổi được với lãnh đạo. Ban lãnh đạo Microsoft cũng từng bày tỏ, thư điện tử giúp cho việc quản lí Microsoft trở nên vô cùng thuận tiện, tiết kiệm được thời gian và sức lực.

Phương thức trao đổi này cũng khiến cho ban lãnh đạo Microsoft hình thành thói quen kiểm tra thư điện tử hàng ngày. Cấp lãnh đạo càng cao thì thư điện tử nhận được càng nhiều, có thư là của nhân viên, có thư là từ khách hàng. Ban lãnh đạo sẽ đọc kỹ từng lá thư, đồng thời trả lời một cách nghiêm túc những vấn đề và những ý kiến đóng góp của họ. Ban lãnh đạo Microsoft coi đây là một phần của công việc, hơn nữa là một công việc vô cùng quan trọng.

Thông qua việc trao đổi bằng thư điện tử, ban lãnh đạo của Microsoft có thể nắm bắt được suy nghĩ của nhân viên bất cứ lúc nào, cung cấp tài liệu cho ban lãnh đạo khi làm công tác lãnh đạo. Ngoài ra, ban lãnh đạo của Microsoft còn có thể thông qua thư điện tử để nắm bắt tình hình kinh doanh trong nội bộ công ty, có thể giải quyết ngay lập tức các vấn đề nảy sinh trong quá trình làm việc, cũng có thể gửi đi những quyết sách mới nhất của ban lãnh đạo.

Ở Microsoft, đôi khi những thư điện tử trao đổi giữa nhân viên và lãnh đạo rất đơn giản, có thể chỉ có vài chữ. Ban lãnh đạo Microsoft rất coi trọng cách trao đổi ngắn gọn.

Microsoft là một công ty phần mềm tiên tiến trên thế giới, nhưng mục tiêu Microsoft không chỉ đơn thuần là lĩnh vực phần mềm hệ thống, gần đây Microsoft còn tiến đến lĩnh vực mạng. Microsoft rất coi trọng những trao đổi về mạng. Ngoài thư điện tử, Microsoft còn tạo ra các cuộc họp điện thoại vô tuyến mạng, thông qua phương thức họp này, các giám đốc chi nhánh trên toàn thế giới sẽ không còn phải ngồi máy bay vượt đại dương để họp, vừa tiết kiệm được tiền vừa tiết kiệm được nhân lực. Mỗi khi cuộc họp thường niên của Microsoft được tổ chức, các giám đốc chi nhánh trên khắp thế giới lại ngồi lại với nhau thông qua hình thức họp điện thoại vô tuyến mạng, tài liệu họp sẽ được gửi đến các thành viên tham gia họp thông qua thư điện tử, khi mọi công việc đã được chuẩn bị đầy đủ, Bill Gates sẽ bắt đầu cuộc họp thường niên.

Ngoài ra, trong việc quản lí hàng ngày, không thể việc gì Bill Gates cũng đích thân làm được, bởi vậy khi cần thiết ông cũng phải ủy quyền. Để làm được như vậy thì không thể thiếu việc trao đổi qua mạng, Bill Gates có thể thông qua trao đổi mạng để nhân viên hiểu được suy nghĩ của mình một cách nhanh chóng.

Trong thời đại thông tin phong phú hiện nay, sự phát triển của mỗi doanh nghiệp không thể thiếu sự trao đổi, giao lưu thông tin, sự trao đổi có hiệu quả có thể nâng cao tốc độ hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vậy, áp dụng phương pháp trao đổi đúng cũng là vấn đề mà các nhà quản lí doanh nghiệp vô cùng quan tâm.